Písemná komunikace
Písemný výpis (LOI) je formální oznámení napsané ve formátu vojenských zpráv, které oznamuje přijímající straně konkrétní otázky a podrobně popisuje, jak by se jim odesilatel rád obrátil. Obecně řečeno, instruktážní dopisy se používají v obchodní komunikaci a v osobních záležitostech; mohou být napsány téměř každým subjektem.
V americkém vojenství se však nejčastěji používají dvěma způsoby.
Například jedinou metodou pro LOI jsou pokyny pro vypořádání majetku osoby v případě smrti této osoby. To není vůle, ale může být použito jako více úkolových seznamů lidí, které je třeba zavolat, dokumenty k získání a konečné uspořádání pohřbu. Může také obsahovat seznam konkrétních aktiv a alokací.
Druhý typ instrukčního dopisu - jako je ten, který je znázorněn níže - se používá jako nápravný nebo nápravný nástroj v armádě. Zvažte nejběžnější LOI jako formální poradenskou schůzku od nadřízeného důstojníka nebo staršího zařazeného do juniorského vojenského člena, který prokázal výkonnost sub-par. Tato typická LOI nejenom přezkoumá standardy, které by se člen měl setkat, ale nabídl nápravu s cílem dosáhnout lepšího výkonu v oblasti nedostatku. Možná může být doplněn akční plán, který by mohl plně požadovat, aby zamýšlená strana pochopila důsledky neplnění požadované úrovně.
Ukázkový instrukční dopis
Ve vzorku níže je písemné poučení napsáno jako způsob, jak pomoci příjemci zlepšit své pracovní výkony, což bylo považováno za "neuspokojivé".
Dopis pokračuje v seznamu několika chyb ze strany příjemce a doporučuje mu, aby se stal více praktickým a napsal: "Musíte osobně nastavit cíle divize a osobně ověřit, že jsou splněny."
Poté uvádí seznam nezbytných kroků ke zlepšení výkonnosti a završuje slovy povzbuzení, nabídne trvalou pomoc a poznamenává: "Chceme a potřebujeme váš úspěch."
Vzorový výukový list
Od: velícího důstojníka, USS NEVERSAIL (CV 11)
Komu: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Úředník pro letecká paliva, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: POKYNY PRO INSTRUKCI
Odkaz: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Toto pokyny se vydává podle odkazu na diskusi o konkrétních opatřeních nezbytných pro zlepšení neuspokojivého výkonu divize leteckých pohonných hmot na palubě NEVERSAIL.
2. Vzhledem k tomu, že jste převzali povinnosti jako palubní důstojník na palubě NEVERSAIL, povolili jste v divizi leteckých pohonných hmotách neoprávněné postupy, které vedly k poškození skladovací nádrže JP-5 8-39-02J během naplánovaného doplnění vozidel 18. července CY. Nepodařilo se vám seznámit se s příslušnými směrnicemi o leteckých palivech, a proto jste nebyl schopen ověřit řízení ve vaší divizi. Ste také nedokázal zajistit, aby byly všechny směrnice udržovány aktuální. Obecně jste se plně spoléhali na pomocného agenta leteckého paliva pro každodenní provoz vašeho divize.
3. Chcete-li efektivně fungovat jako důstojník leteckých paliv, musíte se více zapojit do každodenních aspektů vašeho rozdělení.
Z vaší kanceláře se nemůžete vyrovnávat a přijímat radu vašich asistentek, aniž byste si rozvinuli dostatečné osobní znalosti o konkrétních postupech. Musíte osobně nastavit cíle divize a osobně ověřit, zda jsou splněny.
A. Musíte přezkoumat každou směrnici o leteckých palivech, která se vztahuje na USS NEVERSAIL. Ujistíte se, že jste obeznámeni s řízeným postupem. Jako rutinní záležitost osobně ověříte, zda se vaše oddělení neodchýlí od řízených postupů, pokud nebude schváleno vyšší autoritou.
b. Prosíme o podání žádosti o kvótu pro sebe a CWO2 JS Ragmann, abyste se zúčastnili kurzu důstojníka pro letecké palivo po dokončení tohoto nasazení.
4. Tento dopis je určen k tomu, aby vám pomohl v nápravě nedostatků ve vašem výkonu jako úředník. Celý řetězec příkazů vám pomůže jakýmkoli způsobem.
Chceme a potřebujeme váš úspěch.
DR PEPPER
Tento vzorový výcvikový list poskytuje mladému důstojníkovi přímou zpětnou vazbu bez šedých oblastí v tónu nebo významu. Toto je také písemná verze zdokumentovaného poradenství, která nabízí okamžitou pomoc ostatním starším a zkušenějším členům velení. Jedná se o dokonalý nástroj k vytvoření lepšího mladšího důstojníka velení a zabránění případné ztrátě schopností poslání v budoucnu.