9 pravidel pro psaní e-mailů, které lze snadno zodpovědět
Mnozí z nás se naučil psát e-maily ve škole, ale vědět, jak napsat e-mail, je neocenitelná dovednost na pracovišti. To platí zejména pro ty, kteří pracují v (nebo hledají) telecommuting úlohy. Vedle dobré telefonní etikety není pravděpodobně žádnou dovedností důležitou pro získání - a udržení - práce na domácím pracovišti.
Dobře napsaný e-mail usnadňuje příjemci porozumět a reagovat na jeho zprávu. Při hledání zaměstnání může e-mail předcházet nebo dokonce nahradit první zobrazení "tváří v tvář", takže správná interpunkce a koherentní zpráva jsou klíčové. A v práci, nejasné e-maily způsobují zmatek a zpoždění. Postupujte podle těchto tipů, abyste mohli psát efektivní e-maily kolegům, klientům, potenciálním klientům, manažerům najímání a dokonce i přátelům a rodině.
01 Nejprve zvážte zprávu a příjemce
Dále zvážit pohled na příjemce. Jaké informace potřebuje, aby podnikl kroky nebo pochopil vaše poselství? Uveďte potřebné (ale ne nadměrné) informace o pozadí. Mějte také na paměti vhodnou etiketu pro tohoto konkrétního příjemce. Emotikony a zkratky, jako OMG nebo LOL, nejsou vhodné pro žádosti o zaměstnání a většinu obchodních e-mailů.
02 Napište popisný emailový předmětový řádek
Když píšete e-mail, nepište v předmětu jako "hi" nebo "work-at-home jobs" něco neurčitého, nebo nechte prázdné. E-maily s tímto druhem předmětu mají dobrou šanci skončit v schránce příjemce nebo jednoduše ignorovány. Pokud žádáte o práci, zadejte název pozice do předmětu. Je-li e-mail adresován kolegovi, zadejte do řádku předmětu krátkou frázi, která shrnuje účel zprávy. Další výhodou při psaní popisné čáry předmětu je, že vám bude snadněji najít v doručené poště, pokud ji budete potřebovat později vyhledat. Něco s e-mailovou linkou jako "Otázka" nebude užitečné.
03 Zdravím pozdrav příjemce
Pokud poznáte jméno příjemce, ale nepoznáte ho osobně, pozdravte pomocí titulu, např. Vážená paní Brunelliová. (Použijte "paní" pro ženy, pokud si nejste jisti, zda je "paní" nebo "slečna" vhodná.) Pokud nejste přesvědčeni o pohlaví, jednoduše použijte jméno a příjmení, např. Milý Chris Smith. Pokud neznáte jméno osoby, začněte svůj e-mail bez pozdravu nebo použijte jednoduchý pozdrav, např. Dobrý den, pozdravy, Vážený manažer, atd.
Pokud je e-mail kolegovi nebo někomu jinému, který znáte, použijte jméno, které byste použili osobně nebo v telefonu.
04 Používejte správnou gramatiku a interpunkci
Je velmi důležité používat správnou gramatiku v e-mailu. Vědomě nebo podvědomě čtenáři penalizují odesílatele za gramatické chyby.
- Run-On Sentences - Když píšete e-mail, nezapomeňte na období. Tato malá pauza dává čtenářům čas, aby si vzali slova "významy". Krátké věty umožňují více těchto malých pauz. Rozdělte dlouhé věty, i když nejsou technicky běžící věty.
- Čárky - Příliš málo nebo příliš mnoho čárkami může být matoucí. Naučte se používat čárku správně.
- Dohoda mezi subjekty - věty s tímto typem chyby jsou červené vlajky pro zaměstnavatele, kteří hledají kandidáty s dobrými komunikačními dovednostmi. Přezkoumejte pravidla pro dohodu mezi subjekty.
05 Zkontrolujte pravopis a kapitalizaci
Použijte kontrolu pravopisu, ale na to se neopírejte. Kontrola pravopisu nezachytí "oni" za "tu" nebo "tam" za "své" a tento typ chyby naznačuje nedbalost. Nepoužívejte zkratky pro psaní textu jako "u" pro "vy" nebo "tho" pro "ačkoli".
Použijte správnou kapitalizaci. Většina lidí ví, že začíná věta a správná podstatná jména, ale mnoho z nich neumí dělat v e-mailech. Ukažte, že vám nevadí, že byste měli dostat extra zlomek sekundy a stisknout klávesu Shift. Na druhé straně příliš mnoho velkých písmen může odrazit čtenáře. Vyhněte se psaní frází ve všech čepicích (které mnozí interpretují jako ekvivalent křičící osobně), stejně jako kapitalizaci, jen pro důraz, první písmeno slov, které nejsou na začátku věty nebo správných podstatných jmén.
06 Použijte jednoduché formátování v e-mailu
Nezapomeňte, že všechny e-mailové programy se zobrazují jinak. Co vypadá perfektně zarovnaná na obrazovce, může běžet společně na někoho jiného. Z tohoto důvodu se vyhněte vkládání vysoce formátovaného dokumentu pro zpracování textu, jako je životopis nebo průvodní dopis, do e-mailu. Používejte dokumenty, které jsou psány ve formátu prostého textu.
Udělat odstavce krátké. Stejně jako období, přestávky odstavce dávají čtenáři oko odpočinek. Někdo, kdo čte e-mail na mobilním telefonu, bude těžit z krátkých odstavců. Buďte opatrní, abyste stále dodržovali základní pravidla ohledně odstavců.
07 Buďte stručný
Docházely se e-maily, které pocházejí z tohoto bodu, a nakonec se zapomněly. Nebo je horší, mohou být nepochopení. Učiňte svůj účel jasným použitím stručného jazyka.
- Odstraňte smyslnost - napište pomocí aktivních sloves. "Jack mi poslal formuláře" používá aktivní sloveso. "Formuláře mi zaslal Jack" je pasivní. Pasivní forma používá jen pár slov, ale přidává se. Více než to vyžaduje, aby čtenáři uspořádali myšlenky v jejich hlavách.
- Přitáhněte k bodu - Resist pokušení přidávat cizí informace nebo nápady. Uložit je pro další e-mail.
- Použijte body odrážky - tyto umožňují čtenáři použít vizuální stopy, aby získali co je důležité. Pokud však máte pochybnosti o tom, jak se budou kuličky zobrazovat, použijte hvězdičky nebo pomlčky k vytvoření odrážky.
08 Zadejte e-mail správně
Pokud je váš e-mail výchozí standardní podpis, ujistěte se, že je vhodný pro konkrétní e-mail, který odesíláte. Podpisy s politickými prohlášeními nebo jména a věk vašich dětí jsou dobré pro osobní e-mail, ale pro práci používají méně osobní podpis. V závislosti na vaší práci a vašem zaměstnavateli můžete ještě stále přizpůsobit svůj e-mailový podpis cenou. Vyberte něco nekontroverzního. Pokud se ptáte na práci, použijte svůj podpis, abyste poskytli příslušné kontaktní informace bez jakýchkoli uvozovek nebo další personalizace.
09 Znovu přečtěte / přehodnoťte předtím, než stisknete tlačítko Odeslat
Zkontrolujte, zda chyby pravopisu a interpunkce nenastaly před odesláním. Pokud zjistíte chybu v e-mailu pro aplikaci pro práci, opravte ji a znovu ji znovu zopakujte předtím, než zasunete zprávu. Ale také znovu pro obsah. Pokud je váš e-mail dlouhý, přemýšlejte o způsobech, jak to zkreslit. A pokud je váš e-mail kontroverzní nebo byl napsán hněvem, klikněte na tlačítko Uložit a neposílejte. Vraťte se k tomu několik hodin nebo o den později a zjistěte, jestli je chcete ještě poslat.
To může znít jako spousta práce před odesláním e-mailu, ale pokud posíláte efektivní e-maily a efektivněji organizujete svůj e-mail, zjistíte, že máte skutečně více času ne méně.