Stejně jako u všech souborů zaměstnanců, omezte přístup kromě těch, kteří potřebují vědět
Mzdový soubor umožňuje zaměstnancům účetnictví platit zaměstnance bez přístupu k důvěrným informacím zaměstnanců. Účetní zaměstnanci mohou vést záznamy o mzdách tam, kde má smysl platit zaměstnance.
V případech, kdy je mzdová a účetní služba outsourcována, je to ještě doporučená praxe pro záznamy zaměstnanců.
Mzdový soubor omezuje přístup k důvěrným informacím o zaměstnancích. Zaměstnancům mzdový soubor umožňuje účetním a finančním zaměstnancům mít informace, které potřebují k zaplacení zaměstnance v šikovném místě. Místo by mělo být bezpečné a mimo dosah ostatních zaměstnanců.
Je třeba zapsat zaměstnancům účetnictví skutečnost, že informace obsažené ve výplatních souborech jsou důvěrné a neměly by být sdíleny bez svolení a podpisu pracovníků personálního oddělení. Účetní zaměstnanci by ani neměli sdílet informace o zvyšování zaměstnanců, propagačních akcích, bonusech a jakýchkoli dalších informacích, které jsou důvěrné o zaměstnancích.
Lidské zdroje nepotřebují sledovat účetní přístup k souborům zaměstnanců. Jak se doporučuje pro související soubory zaměstnanců, jako jsou osobní a zdravotní soubory, měli byste omezit přístup k mzdovému souboru.
Pouze lidé, kteří potřebují mít informace k výkonu své práce, by měli vidět obsah.
Obsah souboru mzdy zaměstnanců
Jedná se o doporučený, avšak nikoliv úplný, seznam toho, co patří v osobním mzdovém souboru.
- Nabídka dopisu podepsaného manažerem náboru, lidských zdrojů a zaměstnance
- Platební oprávnění podepsané osobními zdroji a manažerem nájemného, pokud existuje pracovní smlouva
- Formulář W-4
- Dokumentace a povolení týkající se jakéhokoli zaměstnaneckého přínosu, který zahrnuje odpočet mzdy
- Formulář pro autorizaci přímého vkladu
- Účetní formy s platným časem
- Hodinové týdenní časové listy
- Záznamy o čase, pokud jsou používány
- Účetní záznamy
- Žádosti o náhradu výdajů včetně dokumentace a potvrzení o cestovních výdajích a dalších oprávněných výdajích
- Formuláře pro výplatu výuky a potvrzení o zaplacení, knihy a tak dále
- Formuláře žádostí o zaplacení předem
- Podnikové úvěrové doklady a plán splátek
- Objednávky a záznamy o obstavení
- Oprávnění k propuštění soukromých informací
- Papírovací práce vztahující se ke každému zaměstnanci se zvyšují
- Dokumentace související s jakýmkoli bonusem , sdílením zisku nebo udělením uznání
- W-2 formuláře
- Oprávnění na další mzdové akce, které vaše společnost dovoluje
Také známé jako zaměstnanecké soubory, záznamy zaměstnanců , soubory lidských zdrojů, dokumentace
Společnost Susan Heathfield vyvíjí veškeré úsilí, aby na této webové stránce nabídla přesné, společné smyslové, etické řízení lidských zdrojů, zaměstnavatele a poradenství na pracovišti, ale není právním zástupcem. Obsah na webu nesmí být chápán jako právní poradenství. Místo má celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu ke státu a země do země, takže články nemohou být definitivní pro všechny z nich na vašem pracovišti.
Pokud máte pochybnosti, vždy se obraťte na právního poradce. Informace na stránkách jsou poskytovány pouze pro orientaci.