Jak rychle a snadno najít důležité záznamy
Jediný okamžik, kdy se zdá, že uvažujete o důležitých dokumentech, je, když je budete potřebovat. A často je nemůžete najít, když je potřebujete, protože buď nemáte organizovaný a centralizovaný systém pro ukládání vašich důležitých dokumentů a / nebo jste je naposledy potřebovali, jednoduše jste je odhodili zpět do moře papíry ve vaší domácí kanceláři, místo aby je vrátily tam, kam patřily.
Zní povědomě?
Se všemi důležitými dokumenty, které se v celém domě šíří, ztrácíte spoustu času a energie pro ně. Máte také riziko, že některé z nich úplně ztratíte. Ale s několika jednoduchými kroky můžete uspořádat své důležité papírové dokumenty za hodinu tento víkend!
Budete potřebovat malou skříň se dvěma zásuvkami nebo přenosnou zavěšenou schránkou, vícebarevnými závěsnými soubory (6 různých barev), složkami na horním okraji manila a trezorem (volitelné). Nebo můžete zakoupit velké pojivo a vložky. Jakmile máte zboží, je zde šest kroků, které budete dodržovat, abyste si uspořádali své papírování.
První krok: shromážděte všechny své dokumenty
Než budete moci organizovat všechny důležité dokumenty, musíte je najít. To je někdy jednodušší řečeno než uděláno.
Zkontrolujte svou domácí kancelář, jako v zásuvkách a papíry, které jsou uloženy na stole nebo na stole. Zkontrolujte, zda hromady papíru nepořádá vaše kuchyňské desky, stejně jako kuchyňské zásuvky a koše.
Podívejte se na ložnici a noční stolek (mohli byste je nechat tam ráno a zapomněli na ně). V neposlední řadě se podívejte na peněženku nebo aktovku pro důležité dokumenty, které jste náhodou stále nosili (opps).
Druhý krok: Kategorizujte své dokumenty
Nejdůležitější dokumenty spadají do jedné z následujících šesti kategorií.
Seřaďte všechny shromážděné dokumenty takto:
- Evidence domů a nemovitostí - hypotéky, majetkové listy, projekty na zlepšení nemovitostí a příjmů, manuály a záruky spotřebičů, informace o dani z majetku, domovní pojištění a manuály
- Automatické záznamy - tituly, záznamy o údržbě, pojištění a informace, informace o půjčce a záznamy o platbách
- Zdravotní záznamy - pojistky, příručky o dávkách zdravotního pojištění, vysvětlení lékařských přínosů, doklady pro lékaře, seznamy s lékařskými předpisy, flexibilní informace o výdajích, lékařské potvrzení, zdravotní směrnice, životní pojištění
- Finanční záznamy - výpisy z účtu, daňové přiznání, evidence daňových odpočtů, investiční záznamy, záznamy o půjčkách, výpisy z kreditních karet
- Elektronické záznamy - smlouvy a příručky pro mobilní telefony; tržby z prodeje a záruky za počítače, notebooky a iPady; kabelové a internetové plány a účty; bezdrátový směrovač prodeje routeru a manuální
- Osobní záznamy - rodné listy, osvědčení o rozvodu, rozvodový průkaz, opatrovnické listy, informace o sociálním zabezpečení, záznamy o imunizacích, pasy, záznamy o vojenské službě, záznamy o křtu a potvrzení, závětí, pohřební plán a informace o pohřbu. Máte-li domácí zvířata, můžete do této kategorie zahrnout také důležité dokumenty, jako jsou veterinární informace a informace o očkovacích látkách.
Krok třetí: Najděte své důležité dokumenty
Většina vašich důležitých dokumentů může být uložena v pravidelné kartotéce nebo v přenosném zavěšené schránce. Existují však některé, které by měly být skutečně uloženy v bezpečném protipožárním nebo volném prostoru, jako je bezpečnostní schránka.
Vitalní dokumenty jsou dokumenty, které by byly velmi obtížné nebo velmi časově náročné. Mohou obsahovat citlivé osobní údaje, které by mohly být ohroženy v případě zlomu nebo loupeže. V případě, že váš dům byl zničen požárem nebo záplavou, chcete, aby tyto důležité dokumenty zůstaly nedotčené.
Pro většinu lidí budou považovány za důležité tyto dokumenty: informace o sociálním zabezpečení, rodné listy, pojištění spolu s kontaktními informacemi vašeho agenta, vůle, majetkové listiny, názvy aut, váš pas a jakákoli smlouva nebo smlouva vyžadující váš původní podpis.
Vytvořte hlavní seznam všech životně důležitých dokumentů, které umístíte do protipožárního trezoru nebo do volného prostoru pro uložení.
Krok čtyři: Duplikovat peněženku
Většina z nás nese kritické informace v našich peněženech každý den. Víte všechno, co je v peněžence? Co byste udělali, kdyby byla vaše peněženka ztracena nebo ukradena?
Zkopírujte řidičský průkaz, dárcovskou kartu, kartu zdravotního pojištění, členské karty, jako jsou věrnostní karty v tělocvičně, skladovací kluby a především všechny kreditní a debetní karty (kopie přední a zadní). Uchovávejte tyto kopie s ostatními důležitými papírovými dokumenty:
Krok 5: Vytvořte jednoduchý systém podávání
Čím je systém podávání jednodušší, tím je pravděpodobnější, že jej budete používat na konzistentním základě. Vezměte každou kategorii důležitého dokumentu a přiřaďte jej závěsné barvě souboru:
- Záznamy domů a majetku
- Automatické záznamy
- Zdravotní záznamy
- Finanční záznamy
- Elektronické záznamy
- Osobní záznamy
Přidejte příslušný počet zavěšených souborů do systému podání počtu dokumentů, které máte v každé kategorii.
Použijte složky manila a vytvořte složku pro každý jednotlivý dokument v rámci každé kategorie. Umístěte složky do příslušné části barevně visícího souboru.
Pokud jste zakoupili velký třikrát kroužek a vložky na kartách, označte záložky s výše uvedenými názvy záznamů, otvor pro papír dotek všech dokumentů a uspořádejte je. Pokud papíry by neměly být děrovány do děr papíru, děrovač papíru vyvrtejte složku a vložte dokumenty do složky.
Nyní, pokud papírování prostě není vaše věc, může to být pro vás volný čas. Mohli byste skenovat všechny tyto dokumenty, uložit je na pevný disk a pak je roztrhnout. Použijte však svoji vlastní diskrétnost, neboť některé papíry jsou lépe uloženy. Použijte svůj nejlepší úsudek.
Probíhající údržba
Nyní, když jsou vaše důležité dokumenty organizovány, nechte je organizované. Každý měsíc, kdy zaplatíte své účty, podávejte nové dokumenty v příslušné části vašeho systému podání. Současně vyhledejte všechny dokumenty, které jste ze systému odstranili během měsíce, které by mohly být stále mimo systém podávání. Znovu je vložte. Nejméně dvakrát do roka přečtěte dokumenty ve vašem systému podávání, abyste zjistili, zda mohou být vyčištěny. Dobrý plán, který je třeba sledovat, je v první polovině roku a na konci každého školního roku.
S trochou úsilí získáte dlouhodobé výhody organizováním důležitých papírových dokumentů.
Editoval Elizabeth McGrory.