3 scénáře při komunikaci online není správné

Při těchto scénářích se vyhýbejte schovávání za počítačem nebo telefonem

Existuje mnoho způsobů, jak komunikovat online. K dispozici je e-mail, textové zprávy nebo zasílání zpráv prostřednictvím jedné z mnoha aplikací, které ji podporují. Použití e-mailu nebo zasílání zpráv však není vždy nejúčinnější způsob komunikace.

Ve skutečnosti byste se za určitých okolností měli vyhnout. Jistě, je snadné se skrýt za počítačem a říct, co chcete říct pomocí klávesnice. Ale někdy musíte vystoupit do světa a používat svůj hlas.

Zde jsou tři situace, kdy by bylo lepší, kdybyste neuspěli.

Vyhněte se zasažení Odeslání k vyřešení konfliktu

Všichni jsme byli součástí e-mailu nebo řetězce zpráv mezi dvěma stranami, které se snaží vyřešit problém. Někdy můžete být jedním ze dvou hlavních účastníků, nebo jste snad prostě jedním z mnoha lidí, kteří se někdo cítí nucen vás zahrnout.

Při každém e-mailu nebo odpovědi na zprávu dochází k eskalaci problému. Nakonec se zdá, že to, co bylo relativně malé, bylo mnohem větší. To obvykle vede k osobnímu setkání mezi oběma stranami, jakož i k tomu, aby vedoucí nebo manažer vyřešil konflikt.

Namísto použití e-mailu nebo zpráv pro vyřešení konfliktu buď zavolejte osobu, nebo naplánujte schůzku osobně. Pokud jste příjemcem e-mailu nebo zprávy od někoho jiného, ​​který se snaží vyřešit problém, vydržte pokušení reagovat e-mailem. Vezměte si telefon nebo jděte do kanceláře druhé osoby a řekněte: "Dostal jsem váš e-mail a myslel jsem si, že by bylo lepší, kdybychom o této situaci jednali na rozdíl od e-mailu.

Máte pár minut na mluvení? "

Je-li e-mailem vaše jediná možnost, nekopírujte na ni další lidi. Tímto způsobem eskaluje problém. Pokud jste na konci takového e-mailu, neobdržíte odpověď na všechny. Stačí odpovědět pouze osobě, která poslala e-mail. Pokud uděláte odpověď na všechny, měla by vaše odpověď říkat: "Cením si, že jste mi tuto situaci upozornil.

Zavolám vám za minutu, aby jste o tom diskutovali. "Tímto upozorníte každého, kdo byl zkopírován, že jste se postarali o situaci jeden na jednoho.

Vyhněte se zasažení po odeslání

Už jste někdy něco naštvali a vypálili zničující e-mail pouze proto, abyste okamžitě litovali? Nebo možná jste byl na konci takového e-mailu nebo zprávy.

Po neklidné situaci nebo interakci potřebujeme dobu ochlazení . E-mail a zasílání zpráv se na to nedá podat; je to okamžitě po designu. Místo toho, jakmile se uklidníte, zavolejte nebo navštívte jednotlivce a diskutujte o situaci. Pokud jste na přijetí konce křehkého e-mailu, vyvarujte se nutkání odpovědět. Dejte si čas, abyste se uklidnili, a pak zavolejte osobu a požádejte o diskuzi tváří v tvář.

V budoucnu se předem rozhodněte, že nikdy nebudete používat e-maily nebo zprávy, pokud jste naštvaní. Udělej si to se smlouvou, která se nedá sjednávat.

Pokud máte pocit, že je potřeba psát něco, když jste naštvaní, napište zprávu. Nezadávejte ji do e-mailu, i když nechcete odesílat zprávu. Nebyla by první osoba, která by náhodně stiskla tlačítko "odeslat" namísto tlačítka "Uložit".

Vyhněte se zaslání Odeslat a odeslat špatné zprávy

Nikdo nemá rád přijímat špatné zprávy a přijímat je prostřednictvím e-mailu, nebo zpráva může přidat sol na ránu.

Poslal jste někdy e-mail klientovi, aby jim řekl, že jejich objednávka byla zpožděna? Nebo poslala kamaráda, aby jí oznámila, že nemůžete navštívit narozeninovou party? Nebo co poslat e-mailu vašemu šéfovi, aby ho upozornil, že jste nebyli dokončeni s nějakým projektem a vynecháte svůj termín?

Pokud je odpověď na některou z těchto otázek kladná, přestanete používat e-mail nebo zprávy, abyste mohli sdělovat špatné zprávy. Používáním e-mailu nebo zpráv pro sdělování špatných zpráv můžete poslat zprávu, která vás zajímá, nebo že problém není dostatečně důležitý k tomu, aby vyžadoval vaši osobní pozornost. Když používáte e-mail nebo zprávy, abyste mohli sdělovat špatné zprávy, nemáte možnost posoudit reakci osoby. S největší pravděpodobností budou lidé zklamáni nebo rozrušeni. Pokud nedodáváte zprávy osobně, jejich pocity zklamání mohou eskalovat a vytvořit ještě horší situaci.

A konečně, když používáte e-mail nebo zprávy v tomto scénáři, vypadáte zbaběle. Zákazníci, spolupracovníci, šéfové a přátelé oceňují lidi, kteří mají odvahu komunikovat špatné zprávy osobně.

Pokud si nejste jisti, zda se vaše zpráva kvalifikuje jako špatná zpráva, zeptejte se sami sebe: "Chtěla bych dostat e-mail nebo zprávu s tímto druhem zpráv nebo bych chtěl, aby to bylo sděleno osobně?". Poté postupujte podle toho.

I když není pochyb o tom, že e-maily nebo zasílání zpráv jsou rychlým a efektivním prostředkem komunikace, není to vždy vhodné. Postupujte podle pokynů uvedených výše a vyvarujte se používání e-mailu nebo zprávy, pokud to není vhodné.