V kontrolní úloze monitorujete práci, kterou provádíte, srovnáváte skutečný pokrok s plánem a ověřujete, zda organizace pracuje tak, jak jste ji navrhli.
Pokud vše probíhá dobře, nebudete muset dělat nic jiného než sledovat. To se však zřídkakdy děje. Někdo je nemocný; opakování každé třídění databáze trvá déle, než je plánováno; klíčový konkurent snižuje své ceny; požár ničí vedle budovy a musíte se evakuovat několik dní, nebo nějaký jiný faktor ovlivňuje váš plán. Řídící krok nyní řídí, že musíte podniknout kroky k minimalizaci dopadu a co nejrychleji přivést věci zpět k požadovanému cíli.
To znamená návrat do fáze plánování a úpravy plánů. To může vyžadovat změnu v organizaci a přesměrování členů týmu k novým cílům. Poté ovládejte nový plán a v případě potřeby ho upravte. Tento cyklus pokračuje až do dokončení úkolu.
Některé další aspekty monitorování a kontroly
- Udržení skóre není vítězné: Nemá smysl sledovat, pokud neprovedete kroky založené na informacích. Nepoužívejte jen sledovat. Ujistěte se, že měříte správné věci a poté proveďte příslušné kroky k odstranění jakýchkoli problémů, které měření ukazují.
- Nemůžete řídit to, co neměřujete : Pokud nezměníte něco, nevíte, jestli se zlepšuje nebo zhoršuje. Nemůžete se vypořádat s vylepšením, pokud nemáte měřítko, abyste viděli, co se zlepšuje a co se zhoršuje. Tento článek vám pomůže vědět, jak a co měřit.
- Nenechte proces dosáhnout výsledku : Zatímco se tento článek konkrétně zabývá otázkou nadměrného plánování, vztahuje se také na úkol sledování. Nezaměřujte se příliš na monitorovací úlohu, kterou nepřebíráte, a proveďte potřebné změny.
- Trénink zaměstnanců: Krok za krokem : Dobrý manažer bude vždy sledovat, co dělají jeho zaměstnanci, avšak za zvláštních okolností nebude zasahovat do svého trenéra. Vědět, kdy nechat zaměstnance učinit chybu, že se mohou učit a kdy je třeba vstoupit a koučovat je, je to vyrovnávací akt. Musíte vyvážit jejich příležitost se učit a růst proti škodám, které mohou udělat pro sebe, svůj tým a společnost.
- Poskytování negativní zpětné vazby : Když manažer potřebuje vstoupit a řídit činnost týmu nebo jednotlivce, je často nutné poskytnout negativní zpětnou vazbu. Ujistěte se, že to uděláte správně, jak je zde uvedeno.
- Sledování pokroku vašeho týmu: Pro většinu z nich je řízení projektů jejich první řídící rolí . V krocích k úspěšnému řízení projektu se také podíváme na sledování týmu.
- Váš šéf vás sleduje : Manažeři mají povinnost vůči své společnosti sledovat činnost svých zaměstnanců, aby zajistily dodržování platných zákonů a zásad. Sledujete jejich chování, dodržování kódu oblečení, způsob, jakým zákazníci pozdravují. Potřeba monitorovat jejich elektronické aktivity je stejně tak velká a důvody jsou stejné. Ujistěte se, že zaměstnanci vědí, že jsou sledováni. Dejte jim vědět, co je sledováno a proč. Dejte jim vědět, co je přijatelné a co není.