Jak projektové a řídící skupiny podporují váš projekt
Začněme tím, že projektová rada je důležitou součástí organizační struktury každého projektu. pokud nemáte jeden, měli byste si s vaším vedoucím promluvit o tom, že si jednu z nich vyberete.
Představenstvu projektu předsedá sponzor projektu a bude obvykle zahrnovat řadu dalších významných zainteresovaných stran a také projektového manažera .
V představenstvu jsou obvykle tři až pět lidí. Jsou to všichni klíčové zainteresované strany projektu a lidé, kteří mají možnost dělat věci pro projekt.
Spodní linie: je to skupina lidí, kteří se setkávají, aby pomohli dohlížet na projekt a udržet krok vpřed správným směrem.
Projektové desky jsou zřízeny na začátku životního cyklu projektu a pracují po celou dobu projektu, dokud nejsou uzavřeny. Podívejme se na čtyři klíčové role projektové rady.
Projektová rada poskytuje řízení
Za prvé, projektová rada poskytuje kritické řízení. Zajišťují dodržování zásad na firemní úrovni a na úrovni portfolia nebo programu. Poskytují dohled nad tím, co projektový tým provádí. Spolu se sponzorem projektu jsou zodpovědní za úspěšné doručení projektu a tato role řízení zajišťuje, že projektový tým jedná způsobem, který je etický a v rámci hranic přijatelných pro společnost.
Dělají to tím, že dotazují projektového manažera a poskytují pomoc a podporu.
Projektová deska poskytuje směr
Často se rozhoduje o projektu a některé z nich nespadají do působnosti vedoucího projektu. Pokud projektový manažer není schopen rozhodnout a je to něco, o čem by se mělo diskutovat s více zainteresovanými stranami než jen se sponzorem, půjde to na projektovou radu.
Jejich úkolem je udržovat projekt na hřišti tím, že mu poskytne vhodné vedení. Přispívají k nastavení vize na začátku projektu a udržují projekt v celém svém průběhu.
Projektová rada rozhoduje
Projektová rada je primárně rozhodovací orgán. Jejich úlohou je činit rozhodnutí, která udržují projekt v pohybu tím, že odblokují problémy a pomáhají projektovému manažerovi vidět jasnou cestu k úspěšnému dokončení.
Projektový manažer předloží doporučení projektovému výboru. Mohlo by obsahovat doporučení k řešení:
- Rizika, jako jsou plány na zmírnění dopadů na řešení potenciálních problémů
- Problémy
- Problémy se zdroji, jako by neměli k dispozici správné členy týmu
- Naplánovat zpoždění
- Přečerpání rozpočtu.
Projektová rada nemusí nutně jednat podle doporučení manažera projektu. Jako skupina mohou přijít s jinými návrhy na cestu kupředu a často to dělají. To je často proto, že mají větší obrázek, firemní pohled na prostředí projektu než projektový manažer, takže jsou schopni vidět alternativní trasy a zvolit ten nejlepší v té době.
Rada projektů schvaluje výdaje
Rada projektů schválí celkový rozpočet.
Každá nákupní objednávka nebo rozpočtová položka je obvykle spravována manažerem projektu: nemusíte jít do vaší projektové rady, abyste dostali každou fakturu odškrtnutou za platbu.
Celkově však na projektové úrovni hraje roli při prvním schválení způsobu, jakým utratíte peníze (vaše rozpočtové plány) a poté sledovat průběžné výdaje, aby byl projekt na správné cestě.
Budete také muset čerpat projektovou radu, když se zdá, že potřebujete vynaložit rezervní fondy nebo rezervy na řízení. Mohou povolit překročení výdajů a pomoci projektovým týmům přistupovat k dodatečným finančním prostředkům tam, kde to lze odůvodnit.
Celkově projektová rada poskytuje projektovému týmu zásadní funkci řízení a řízení. Jejich vedení a rady pomáhají projektovému manažerovi řídit projekt správným směrem a jsou dokonale umístěny, aby mohli vstoupit a pomoci, pokud se něco začne mýlat.