1. Uvědomte si vaše chování
Dokonce i ve světě, kde jsme se ponořili, abychom co nejrychleji dělali věci, abychom se přesunuli k dalšímu úkolu, věnujte čas tomu, abyste v e-mailu použili dobré způsoby.
Nezapomeňte říkat "prosím" a "děkuji."
Když se oslovujete s lidmi, které neznáte dobře nebo vůbec nebo s nimiž máte pouze formální vztah, oslovte je podle jejich názvu a příjmení, pokud vás nepožádá, abyste jinak učinili. Řekněme například "Drahý pan White" nebo "Milá paní Grayová". Pokud odpovíte na e-mail a odesílatel původní zprávy ji podepsal pouze svým jménem, pak můžete bezpečně předpokládat, že je to v pořádku.
2. Sledujte svůj tón
Tón je, jak vy, jako spisovatel, můžete vyjádřit svůj postoj v e-mailové zprávě. Ovlivňuje to, jak je přijímáno. Obvykle se budete chtít ujistit, že narazíte na příjemce jako na úctu, přátelské a přístupné. Nechcete, aby to znělo jasně nebo náročně. Opakujte zprávu několikrát předtím, než zasáhnete odeslat.
Při psaní někomu, s kým jste předtím komunikovali, začněte tím, že řeknete něco přátelského jako "Doufám, že jste dobře." Zatímco emojis vám může pomoci lépe tlumočit tón, nepoužívejte je v profesionálním e-mailu, pokud nepíšete někoho, s kým máte velmi neformální vztah.
Nikdy je nepoužívejte při psaní potenciálnímu zaměstnavateli.
Vždy se považuje za špatnou e-mailovou etiketu, když píšete e-maily nebo část jedné z velkých písmen. Bude to vypadat, jako byste křičeli.
3. Buďte stručný
Zaneprázdnění lidé nemají ani čas, ani chuť trávit více než minutu čtení jednotlivých e-mailů.
Chcete-li příjemci umožnit, aby vaše zpráva rychle přečetli a stále ji chápete, musíte ji uložit krátce.
Nevynechávejte však žádné důležité detaily. Ujistěte se, že vaše zpráva jasně vysvětluje váš důvod pro psaní na prvním místě. Nikdo nešetří čas, pokud skončíte tím, že se budete pokoušet vysvětlit detaily, které jste vynechali.
4. Vyhněte se používání zkratek pro textování
I když chcete ušetřit čas, neměli byste ve svých profesionálních e-mailových zprávách používat zkratky pro psaní textů. Máte-li příliš mnoho textu, jako mnozí lidé, můžete být zvyklíte používat nějaký druh zkratky, abyste mluvili se svými přáteli. Můžete například použít "u", "ur" a "plz" namísto "vy", "vaše" a "prosím." Tyto zkratky nemají místo v obchodní korespondenci, pokud příjemce není někdo, s kým máte příležitostný vztah.
5. Použijte profesionální e-mailovou adresu
U zpráv souvisejících s vaší aktuální úlohou vždy použijte e-mailovou adresu, kterou vám váš zaměstnavatel přidělil. Nicméně byste ji nikdy neměli používat k odesílání zpráv, které nesouvisejí s vaší úlohou, například pokud hledáte novou. Místo toho použijte osobní e-mailový účet.
Pokud nemáte osobní účet, například ten, který váš poskytovatel internetových služeb poskytl, když jste se přihlásili ke službě, obdržíte bezplatný e-mailový účet.
Pomocí služby Gmail nebo jiné služby můžete nastavit adresu, která zní profesionálně. Nepoužívejte nic hloupého nebo sugestivní. Vaše první jméno a příjmení nebo celé jméno jsou vhodnými možnostmi.
6. Nezapomeňte na pravopis a gramatiku
Je nezbytně nutné, abyste svůj e-mail pečlivě opravili. Nikdy nezanedbávejte tento kritický krok, bez ohledu na to, jak jste zaneprázdněni. Věci, které chcete věnovat, jsou správné pravopisné a správné gramatiky. Vedle správné pravopisné slovní spojení správně, také chcete správně vypsat názvy lidí, včetně názvu vašeho příjemce a jména jeho společnosti.
Buďte opatrní, abyste příliš silně spoléhali na kontrolu pravopisu. Nesmí při nesprávném použití zaznamenat nesprávné spisy slov. Kontrola pravopisu například nebude ve větě označovat slovo "to", "musím vám klást otázky", i když by v tomto kontextu mělo být "dvě". Dvojitá kontrola pravopisu si nejste jisti tím, že používáte bezplatný online slovník, jako je Merriam-Webster.