Jak napsat profesionální e-mail

7 otázek, které se můžete zeptat, než zaskočíte

Již mnoho let lidé předpovídají demisi e-mailu. Zatímco je to pravda, používáme jiné formy komunikace, jako je textové a sociální média, abychom "mluvili" s našimi přáteli nebo posílali rychlé zprávy našim kolegům, stále používáme e-mail , zejména pro komunikaci na pracovišti. Je to také hlavní prostředek kontaktu, když se ucházíte o práci . Je stejně důležité jako kdykoli vědět, jak napsat profesionální e-mail.

E-mail může být vaším počátečním kontaktem s někým a kvůli tomu je to vaše první příležitost udělat dojem. Buďte velmi opatrní při psaní zpráv. Než zasáhnete odeslání, odpovězte na tyto 7 otázek.

1. Je chyba mé zprávy zdarma?

Kontrola vašeho e-mailu o chyby je nejdůležitější věc, kterou můžete udělat před odesláním. Nesprávné hláskování a špatná gramatika vám způsobí, že vypadáte nedbale. To je v rozporu s dojmem, který se snažíte udělat, zejména pokud se ucházíte o práci.

Opravte si dokud nevíte, že jste chytili všechny pravopisné a gramatické chyby, stejně jako typy. Grammarly.com má k dispozici zdarma nástroje, včetně rozšíření prohlížeče Chrome, které vám s tím mohou pomoci.

2. Co říká můj e-mail o mně?

Vaše pracovní e-mailová adresa - což je mimochodem, které byste nikdy neměli používat při hledání zaměstnání - pravděpodobně je velmi jednoduché. S největší pravděpodobností to je nějaká varianta vašeho jména.

Možná jste si vybrali adresu méně podobnou firmě, která se použije pro osobní e-mail. Adresa, která je sugestivní, dětinská nebo roztomilá, je v pořádku, pokud ji používáte pouze k odeslání zpráv svým přátelům a rodině, ale pokud potřebujete napsat profesionální e-mail, zaregistrujte se na nový účet, který vyjadřuje profesionalitu .

Nastavte e-mailovou adresu, která používá vaše skutečné jméno. Zkuste své jméno a příjmení; vaše křestní jméno, střední počáteční a příjmení; nebo nějakou kombinaci těchto. Nikdy neposílejte profesionální e-mail od chickybabe@mymail.com.

3. Jsou jméno a e-mailová adresa v poli "Komu" správná?

Když začnete psát jméno příjemce do pole "Komu", většina poštovních klientů vyplní zbytek jména jedním z vašich kontaktů. Můžete snadno skončit s nesprávným jménem v tomto oboru, takže se ujistěte, že věnujte pozornost tomuto.

Představte si, jaké problémy by mohly vzniknout, pokud byste omylem poslali e-mail nesprávnému příjemci. Řekněme, že hledáte práci, zatímco jste stále zaměstnán . Zaměstnavatel v budoucím zaměstnavateli může mít jméno, které začíná stejným dopisem jako vaše současné jméno šéfa. Jak by bylo trápné, kdybyste poslali svého šéfa zprávu určenou tomuto manažerovi? Nejen, že se chcete ujistit, že vaše zpráva dosáhne zamýšleného cíle, ale také chcete být jisti, že nedosáhne neúmyslného cíle.

4. Používám správný název, který se adresuje příjemci?

Pokud jste již na základě jména s osobou, kterou posíláte e-mailem, je to v pořádku, abyste se o tom ve zprávě obrátili.

Pokud jste však poprvé komunikovali s někým, nebo si nejste jisti, jak by se chtěli oslovit, je lepší použít formální titul jako pan, paní, paní nebo Dr. a poslední příjemce název.

Vždy se mýlíte opatrně. Nemůže to bolet, abych byl formální. Chcete-li naznačit, že někdo, s kým již máte založený vztah, raději řekněte, podívejte se zpátky na předchozí zprávy a zjistěte, jak jsou podepsány. To vám pomůže rozhodnout se, co máte dělat.

5. Můj tón předává mé hlášení dobře?

Jak říká: "To není to, co říkáte, ale jak to říkáte." Když mluvíte s někým, kdo se tváří v tvář, můžete se spolehnout na intonaci, jazyk těla a výraz tváře, abyste pomohli dodat svému slovu další význam.

Když se pokusíte písemně sdělit stejnou zprávu, je zde více prostoru pro nedorozumění, protože čtenář nemůže vidět vaši tvář, číst váš řeč těla nebo slyšet váš hlas.

Ujistěte se, že vaše zpráva je zdvořilá a příjemná a že váš zamýšlený význam je jasný.

6. Je mé hlášení jednoduché, ale ne kryptické?

Udržování zpráv krátkých a sladkých usnadní jejich pochopení. Zároveň byste neměli vynechat nic důležitého. Nechcete přinutit příjemce vašeho e-mailu odhadnout, co se snažíte říci. Vaše zpráva by měla být co nejpřesnější, ale měla by obsahovat všechny potřebné informace.

7. Zahrnuli jste nevyžádané přílohy?

Mnoho lidí odmítá otevřít e-mailové přílohy, které neočekávají. Mají pravdu, aby se tomu nedařilo. Počítačové viry jsou často přenášeny v těchto přílohách. Pokud chcete někomu odeslat soubor, například svůj životopis, požádejte nejprve svého příjemce o svolení. Pošlete ji jen tehdy, když říká, že je v pořádku.