Uchovávání psaného záznamu z pracovního setkání nebo konference
Zde jsou některé pokyny, které vám pomohou s tímto úkolem sladit. Zjistěte, co dělat před, během a po schůzce.
Před schůzkou
- Vyberte si nástroj pro nahrávání: První věc, kterou musíte udělat, je rozhodnout, jak budete mít své poznámky. Budete chodit na starou školu a použijete pero a papír nebo půjdete do tech a použijete přenosný počítač, tablet nebo smartphone. Zeptejte se svého šéfa, zda se vám rozhodne použít určitou metodu. Je to nepravděpodobné, ale možné.
- Ujistěte se, že zvolený nástroj je v provozním stavu a máte zálohu pouze v případě selhání vašeho původního. Přijde-li například notebook, je pero i papír užitečné. Nechcete, abyste museli zastavit schůzku, zatímco hledáte něco, co byste mohli napsat, pokud dojde k zhroucení počítače.
- Před zahájením schůzky si přečtěte agendu schůzky. Umožní vám formulovat přehled vašich minut. Pod každou položkou ponechte nějaký prostor a napište tam své poznámky. Tímto způsobem bude vaše práce trochu jednodušší, pokud osoba, která vede schůzku, se drží agendy.
Během setkání
- Projděte si prezenční list a zajistěte, aby se všichni přihlásili. Budete muset do oficiálních schůzek setkání zahrnout seznam všech účastníků.
- Ujistěte se, že víte, kdo je. Tímto způsobem budete moci identifikovat, kdo mluví a správně zaznamená tyto informace.
- Poznamenejte si čas, kdy se schůzka začíná.
- Nesnažte se zapsat každý komentář. Je v pořádku zahrnout pouze hlavní myšlenky. Buďte velmi opatrní, abyste nezanechali věci, s nimiž nesouhlasíte. Vaše předsudky by vás neměly ovlivňovat. Pamatujte si, že toto je oficiální účet, a ne váš názor na to, co se stalo!
- Zapište všechny pohyby, kteří je udělali, a výsledky hlasování, pokud existují; nemusíte psát, kdo vyslal návrh. Pravidla vaší organizace se mohou samozřejmě lišit, aby se nejprve ověřily.
- Pokud budou hlasování o jakýchkoli návrzích nebo diskusích odložena až do příští schůzky, poznamenejte si to.
- Zaznamenejte koncovou dobu schůzky.
Po setkání
- Zadejte minuty co nejdříve po schůzce, zatímco všechno je stále čerstvé ve vaší mysli. Pokud zjistíte v poznámkách chybu nebo pokud máte nějakou otázku, můžete ji rychle vyřešit mluvením s ostatními účastníky.
- Na závěrečné kopii zápisu uveďte název organizace, název výboru, typ schůzky (denní, týdenní, měsíční, roční nebo zvláštní) a jeho účel.
- Dej čas, který začal a skončil.
- Uveďte seznam účastníků a poznámku o tom, kdo schůzku vedl. Zde můžete také uvést, že jste minuty přijali. Zahrajte své jméno na seznamu účastníků a v závorce za svým jménem řekněte, že jste přijali minutu. Případně se na konci dokumentu můžete podepsat písemně "Respectively submitted by", za kterým následuje vaše jméno.
- Opravdu minut před odesláním. Požádejte někoho jiného, kdo je navštívil, aby je také prohlížel. Bude vás moci informovat, pokud náhodou něco necháte.
- Předložte je osobě, která schůzku vedla, pokud nebudete požádáni o další jednání.