Fakturace času 101
Vzhledem k nárůstu poplatků za právní služby se klienti stali cenověji vědomějšími a technicky zdatnějšími. V důsledku toho klienti podrobněji zkoumají zákonné účty a využívají různé databázové aplikace k elektronickému řazení a analýze fakturačních údajů. Rostoucí trend směrem k elektronickému vyúčtování (elektronické faktury) vystavil právní faktury zvýšené kontrole, vyjednávání a sporu.
Ať už jste nový fakturační čas, nebo veterán časoměřič, tipy níže vám pomohou vytvářet rychlé, přesné a přesné časové údaje.
Podrobné popisy fakturace řemesla
Podrobné popisy úkolů jsou základním prvkem dobře vypracované faktury. Je důležité, aby popis vašeho úsilí obsahoval dostatečné podrobnosti, aby mohl recenzent posoudit povahu a zásluhy úkolu.
Dosažení správné rovnováhy mezi stručností a detaily může být obtížné. Popis úlohy, který je příliš dlouhý a náročný, zvyšuje nejednoznačnost a zhoršuje porozumění.
Příliš krátký popis způsobuje, že je obtížné posoudit vhodnost provedeného úkolu a čas strávený. Například výrazné fráze, jako je "recenze souborů", "zkušební prep" a "kontrola dokumentů", dělají málo příběhu o tom, co jste udělali a proč jste se zapojili do určitého úkolu.
Namísto "přezkoumání dokumentu" je lepší popis "Přezkum druhé sady dotazovacích prostředků žalobce".
Vyhněte se blokování faktur
Blokování fakturace je praxe výpisu skupiny úkolů do souhrnného bloku pod jednou položkou. Například: "Návrh požadavků na výzvou; telefonní konference s Dr. Brownem: odborná zpráva; shrnout uložení pana Smitha; přezkoumá a reviduje korespondenci s oponenty. 7,3 hodiny. "
Klienti uznávají účtování bloků jako strategii, jak zabránit neefektivitě. Navíc mnoho soudů neumožňuje blokování faktur, protože brání efektivní úhradě poplatků za právní zastoupení po vynesení rozsudku. Účinnějším způsobem účtování je samostatné rozdělení každé nezávislé činnosti a jejího odpovídajícího času.
Zaznamenejte čas
Nahrávání času okamžitě po dokončení úkolu je nejlepší způsob, jak zajistit přesnost. Pokus o rekonstrukci denních (nebo týdenních či měsíců) aktivit je obtížné a povzbuzuje čas "vycpávky" (nafouknutí skutečného času stráveného na úkolu, aby zaplňoval mezeru nezapočítaného času).
Může se vám ukázat, že je neúčelné zadat každý úkol do softwaru pro měření času v okamžiku, kdy jej dokončíte. Proto je rozumné vytvořit systém pro nahrávání času, který podporuje rychlé časové nahrávání.
Někteří časomíři diktují každý úkol bezprostředně poté, co jej provedli a nechali jej přepisovat na konci dne. Jiní považují za snazší uchovávat časový zápisník, ručně zaznamenávat každý úkol a poté jej zadávat (nebo zadat sekretářku) na konci dne, týdne nebo fakturace.
Zapamatujte si své publikum
Stejně jako jakýkoli dokument, který připravujete pro kontrolu jiného, je důležité zachovat vaše publikum při záznamu časových záznamů. Možná znáte individuální kontrolu vašich účtů - možná vlastní advokát přidělený ke spisu. Pochopte však, že přezkum nemusí skončit. V mnoha případech zpracovává fakturu řada osob na různých úrovních uvnitř i vně společnosti, včetně právníků, účetních s klientskou společností a auditorů třetích stran.
Při zaznamenávání času je nejlepší vyhnout se zkratkám, slangu a komplexnímu žargonu. Použijte stručnou právní terminologii, ale nezapomeňte, že vaše časové rozvrhy mohou být přezkoumány jednotlivci, kteří nejsou vyškoleni v zákoně.
Oboznámte se s fakturačními pravidly pro klienty
Každý klient má své vlastní fakturační zásady a postupy. Tyto zásady jsou často obsaženy v písemném zacházení nebo písemném souhlasu klienta. Tyto zásady účtování mohou stanovit omezení personálu, rozpočtové pokyny, zásady vyplácení a konkrétní pokyny pro měření času. Tím, že se na počátku seznámíte se základními pravidly, můžete zodpovědněji zodpovídat za svůj čas a splnit očekávání klientů.
Firemní klienti se stále více zaměřují na fakturaci založenou na úkolech. Fakturace založená na úkolech sleduje fakturaci faktury v rámci soudních sporů. Každá podstatná aktivita je přiřazena počítačovému kódu, který je předem vybrán klientem. Kódovaná faktura je poté elektronicky tříděna a analyzována, což umožňuje hloubkovou analýzu faktury. Součástí seznámení s pravidly fakturace klientů je učení a správné použití nesčetných specializovaných fakturačních kódů založených na úkolech, které jsou pro každého klienta jedinečné.