Pokud píšete dopis jako zástupce vaší organizace, vězte, že zatímco některé společnosti umožňují svým zaměstnancům volně psát referenční dopisy, ostatní mohou cenzurovat nebo je zcela zakázat.
Nezapomeňte tedy zjistit, jaké jsou zásady zaměstnavatele předtím, než s tím souhlasíte.
Mnoho organizací má také odkazy přes lidské zdroje (HR). Před pokračováním se obraťte na politiku společnosti.
Pokud jste vlastníkem firmy a současný nebo bývalý dodavatel požádá od vás doporučení, přečtěte si následující příručku, abyste využili svého uvážení.
Kdy byste měli napsat doporučení
Kandidátem by měl být někdo, koho znáte docela dobře a s kým jste nedávno pracovali. Například pravděpodobně nemůžete poskytnout doporučení pro někoho, s kým jste pracoval před deseti lety nebo s kým jste pracovali jen měsíc. Ačkoli by to mohlo být lákavé, měli byste spoléhat na staré nebo nedostatečné informace, které mohou být zavádějící. Neexistuje žádný způsob, jak to znát. Takže pokud nemůžete skutečně mluvit s některou existující dovedností, zdvořile odmítněte jejich žádost.
Měli byste poznat kandidáta v roli, která vám umožní psát smysluplný odkaz. Například, pokud jste pracovali s člověkem jako spisovatel na volné noze, ale nyní začíná obchod s psy, nemůžete potvrdit jeho dovednosti v jiné sféře.
V takových případech je nejlepší odmítnout a možná nabídnout poradenství ohledně toho, kdo by se stal lepším kandidátem. Chce-li začít podnikat v chůzi, měl by už mít stabilní klientelu, která může skutečně zaručit své schopnosti.
Napište písmeno jen tehdy, můžete-li upřímně nabídnout pozitivní odkaz. Pokud nemáte nic pozitivního říct o jejich výkonu, udělejte čestnou věc a řekněte, že nemůžete přispět.
Pokud se cítíte povinni podat ospravedlnění, proč:
- Buďte úplně upřímní a řekněte, že se necítíte pohodlně psát jménem.
- Řekněte bílou lžičku, jako je: "Já nejsem v pozici napsat doporučení."
I když se můžete cítit trapně nebo vině, důvěřujte vaší intuici. Kromě toho neautentický dopis nebude sloužit žadateli ani potenciálnímu zaměstnavateli.
Dodržujte fakta
Jakmile souhlasíte s psaním dopisu, věnujte pozornost a obsahujte pouze informace, které jsou věcné a pravdivé . Vyhněte se tomu, abyste řekli něco, co je striktně - mohlo by to působit proti tomu, aby někdo byl zvažován pro budoucí zaměstnání a mohl by potenciálně způsobit právní problémy pro vás a vaši společnost. Učinit vznešené tvrzení jako "Louisa je brilantní spisovatel", je sama o sobě nebezpečná. Měli byste být schopni ji podpořit mimo uznání nebo ocenění, které její práce obdržela. Pokud nemůžete, můžete říct, "Louisa neustále produkovala skvělý obsah pro nás."
Ve stejném duchu se vyhněte přehnaným a příliš pozitivním výrokům. Pokud člověk vyberete příliš, dopis by nemusel mít váhu s budoucími klienty nebo zaměstnavateli.
Jak uspořádat referenční dopis
1. Představte se v úvodním odstavci, abyste nastavili svou pozici a váš vztah k uchazeči.
Nechte čtenář vědět, proč máte nárok na přípravu takového dopisu.
2. Potvrďte skutečnosti o kandidátovi a kde je aktuálně zaměstnán (pokud je):
- Pracovní jméno a společnost
- Jak dlouho jste s touto osobou pracovali
- Když jste s touto osobou pracovali, pokud nejste v současné době
- Povaha obchodního vztahu nebo schopnost, s níž jste pracovali s kandidátem.
- Nabídněte svůj názor na schopnosti a kvalifikaci kandidáta týkající se jejich profesionálních služeb. Zdůrazněte jejich nejcennější vlastnosti, jako jsou dovednosti psaní, řešení problémů nebo časové řízení. Můžete vyvodit nějaké výjimečné schopnosti, uvést, že byste je šťastně znovuzískali, a speciálně si uvědomte, jak jim jejich profesionální služby přinesly prospěch vám a vaší organizaci.
4. Použijte poslední odstavec pro přidání dalších příkladů nebo anekdot, jak uznáte za vhodné.
5. Konečně, zavolejte, abyste odpověděli na další otázky nebo poskytli následné informace.
Obchodní reference doporučující profesionální služby
Přečtěte si následující obchodní reference doporučující profesionální služby.
Příklad č. 1
Vážený pane Egglestone,
Píši, abych doporučil služby Daniel Lightheart, CPA. Daniel pracoval v mé advokátní kanceláři za posledních patnáct let jako náš účetní a účetní. Jeho znalosti a pozornost věnovaná detailům pomohly udržet naši společnost na cestě během nedávné recese a rozsáhlé restrukturalizace.
Mám pocit, že doporučuji Danielovi účetní služby.
Je nejen důkladný, ale také snadný na práci a vždy ochoten věnovat si čas, aby diskutoval o mých obavách a odpověděl na otázky.
Máte-li další dotazy, neváhejte a kontaktujte mě.
Pozdravy,
Annabelle Sebastianová
Partner, Sebastian & Associates
Kancelář: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Příklad č. 2
Vážená paní Kellyová,
Jsem viceprezident ABC Watches píšu, abych doporučil marketingové služby Michaela Browna. Michaela vytvořila a provedla mnoho úspěšných kampaní pro nás od července 2012 do ledna 2016.
Jejich odborné znalosti v oblasti softwaru spolu s jejími spolupracujícími a inovativními silami ji přinutily být expertem na naše nejvýznamnější projekty. Jednoduše vzala naše Twitterové po 1000 z více než 52 000 během pouhých tří měsíců, a to pomocí strategií zaměřených na budoucnost. Byla detailně orientovaná, organizovaná a vždy otevřená konstruktivní zpětné vazbě, takže naše obchodní vztahy jsou bez námahy i příjemné.
Doporučuji Michaela za každou roli, jíž může přispět svou pozoruhodnou kreativitou a odhodláním. Pokud jste najal, jsem přesvědčen, že vaše marketingové úsilí vynaloží na nové výšky.
Máte-li další dotazy, neváhejte a kontaktujte mě.
Pozdravy,
Lisa Mooreová
Viceprezident ABC Watches
Kancelář: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Odpovězte na jakékoli následné otázky
Zaslání doporučujícího dopisu je pro potenciálního uchazeče o zaměstnání nebo poskytovatele služeb zásadní a podle tohoto formátu poskytnete potenciálnímu zákazníkovi nebo zaměstnavateli užitečné informace. Můžete obdržet jednoduchou odpověď "děkuji" nebo mohou požádat o podrobnější otázky o žadateli. V každém případě nezapomeňte okamžitě reagovat.