Přečtěte si níže tipy na psaní referenčního dopisu, stejně jako materiály, které se od kandidáta ptáte, a kdy řekněte ne (a jak říkat ne) psaní dopisu někomu.
Co je referenční dopis?
Referenční dopis, známý také jako doporučení, je dopis, který mluví o pracovních zkušenostech, dovednostech, odborných znalostech, osobních vlastnostech a / nebo akademické výkonnosti někoho. Je napsán bývalým zaměstnavatelem, kolegou, klientem, učitelem nebo někým jiným, kdo o této osobě může pozitivně mluvit.
Když potřebujete referenční dopisy
Potřebujete referenční dopisy, obvykle o třech, kdy uplatňujete se na pracovní místa, stáže, dobrovolnické pozice, vysoké školy a programy postgraduálního vzdělávání. Referenční dopis je pozitivním potvrzením vašich schopností a atributů, napsaných někým, kdo obeznámen s vaší prací, povahou a úspěchy.
Referenční dopis vysvětluje, proč by vás čtenář měl vybrat a co vás kvalifikuje pro příležitost, o kterou se ucházíte. Písemnost může být požadována organizací, která uvažuje o zaměstnání nebo přijetí osoby v instituci, nebo může být nabídnuta uchazečem o zaměstnání nebo žadatelem o zaměstnání.
Co je zahrnuto v referenčním dopisu
Referenční dopis je kladným potvrzením vašich dovedností a atributů. Vysvětluje, proč by vás měl čtenář vybrat a co vás kvalifikuje pro příležitost, o kterou žádáte.
Profesionální referenční dopis je obvykle napsán školitelem, kolegou, klientem, učitelem nebo profesorem, který je dobře obeznámen s vašimi úspěchy v nastavení pracovního typu.
Obvykle obsahuje popis vaší pozice a odpovědností, délku trvání vašeho času ve společnosti a vaše schopnosti, kvalifikace a příspěvky do organizace.
Osobu nebo osobní referenční dopis můžete napsat rodinný přítel, mentor nebo soused, který dokáže potvrdit rysy, které by z vás znamenaly dobrý kandidát na pozici, kterou hledáte. Vysvětluje, jak vás spisovatel ví a diskutuje o vašich osobních atributech, které by se použily v nastavení pracovních míst.
Co dělat před psaním referenčního dopisu
Předtím, než se rozhodnete napsat dopis, ujistěte se, že máte pocit, že můžete pro tuto osobu napsat pozitivní dopis. Pokud neznáte člověka dobře, nebo si nemyslíte, že můžete velmi dobře hovořit o schopnostech nebo schopnostech člověka, je dobré odmítnout žádost o doporučení . Ve skutečnosti je lepší říci, že nikoli psaní doporučení, spíše než psaní záporného odkazu na osobu. Můžeš být nejasný, když odmítneš žádost, prostě říkáš: "Necítím, že bych byl nejlepší osobou, abych vám napsal doporučení." Pokud je to možné, navrhněte někoho jiného, kterého by se mohli zeptat.
Požádejte o informace. Je vhodné požádat osobu o kopii svého životopisu nebo životopisu, a to i tehdy, když je znáte dlouho.
Mohou mít novou akreditaci nebo úspěchy a chcete poskytnout co nejvíce aktuálních informací. Také vám pomohou poskytnout pokyny, které budete používat při psaní dopisu.
Pokud je referenční dopis určen pro konkrétní pracovní příležitost, požádejte také o kopii inzerce. Podobně, pokud je referenční dopis určen pro určitou školu nebo program, požádejte o nějaké informace o škole. Čím více informací máte, tím jednodušší bude psát dopis.
Získejte všechny podrobnosti. Spolu s žádostí o informace o kandidátovi získáte všechny informace, které potřebujete o tom, jak předložit dopis. Zeptejte se koho byste měli poslat dopis, kdy je termín a v jakém formátu by měl být dopis. Požádejte také, jestli existují nějaké údaje, které by škola nebo zaměstnavatel chtěla zahrnout do vašeho dopisu.
Co je třeba zahrnout do referenčního dopisu
Pokud vám kandidát neposkytne formulář, na který byste mohli napsat své doporučení, měli byste napsat odkaz jako oficiální dopis. Referenční dopis by měl začít s vámi i s kontaktními informacemi zaměstnavatele (jméno, adresa, telefonní číslo, e-mail), po němž následuje datum. Pokud se jedná o e-mail spíše než o skutečný dopis, po podpisu uveďte kontaktní údaje na konci dopisu.
Kontaktní informace a pozdrav: Pokud píšete dopis jednotlivci nebo výboru pro nábor, uveďte jejich kontaktní informace v horní části dopisu a v pozdravu. Pokud píšete obecný dopis, můžete napsat " Koho to může zajímat " nebo jednoduše začít svůj dopis s prvním odstavcem.
Pozdrav: Začněte svůj dopis s "Vážený pan / paní příjmení." Pokud neznáte příjmení zaměstnavatele, jednoduše napište: "Vážený manažer pronájmu." Pokud se kandidát uchází o akademický program, můžete napsat "Vážení přijímací výbor".
Úvod: Vysvětlete svůj vztah s osobou, pro kterou píšete dopis. Můžete zahrnout, jak dlouho tuto osobu znáte. Vysvětlete, proč píšete tento dopis. Nezapomeňte uvést název firmy, zaměstnání, školu nebo příležitost, o kterou se osoba uchází. Například: "Jsem vedoucím společnosti James Smith ve společnosti XYZ za posledních pět let. Jsem rád, že ho doporučuji na pozici vedoucího účetní společnosti ABC.
Přehled těla: V textu dopisu uveďte konkrétní informace o osobních charakteristikách kandidáta (tvořivost, trpělivost, důvěra atd.), Specifické dovednosti (vynikající komunikační dovednosti, organizační schopnosti atd.). Být co nejpřesnější.
První odstavec: První odstavec referenčního dopisu vysvětluje vaši souvislost s osobou, kterou doporučujete, včetně toho, jak je znáte, a proč jste kvalifikovaní napsat doporučení, doporučující zaměstnání nebo vysokoškolskou školu. Uveďte vztah (osobní nebo profesionální), který máte s osobou, kterou doporučujete.
Druhý odstavec (a třetí a čtvrtý)
Střední odstavce referenčního dopisu obsahují informace o osobě, o které píšete, včetně toho, proč jsou kvalifikovaní a co mohou přispět. Pokud je to nutné, použijte více než jeden odstavec k poskytnutí podrobností. Buďte konkrétní a sdílejte příklady toho, proč je tato osoba kvalifikovaným kandidátem. Pokud se vám to může týkat konkrétních případů, kdy jste pozorovali, že osoba úspěšně používá dovednosti potřebné pro danou pozici.
Pokuste se popsat vlastnosti a dovednosti, které se vztahují k konkrétní práci , škole nebo příležitosti. Například pokud se osoba uchází o práci jako manažer, zaměřte se na vedoucí a komunikační dovednosti člověka.
Uzavření dopisu
V závěrečném odstavci nabídněte další informace a uveďte své kontaktní údaje (telefon a e-mail), abyste měli k dispozici slovní doporučení nebo v případě potřeby odpovědět na další otázky. Můžete také zopakovat, že tuto osobu doporučujete "z celého srdce" nebo "bez výhrad".
Podpis: Ukončete písmenem podpisem, ručně psaným a poté zadáním zadaného jména. Pokud se jedná o e-mail, jednoduše zadejte své zadané jméno a následně své kontaktní údaje. Zde je návod, jak ukončit dopis s příklady uzavření obchodu.
Doporučení Délka písma, formát a písmo
Než začnete psát dopis: Požádejte uchazeče, aby vám poslal životopis, přepis, životopis nebo jiné materiály, které vám pomohou přesně popsat osobu. Můžete také požádat o popis pozice, pro kterou se uchází, a informace o společnosti. Čím více informací máte, tím jednodušší bude napsat silné doporučení.
Délka: doporučení by mělo být více než jeden nebo dva odstavce; dopis, který tento krátký naznačuje, že buď člověka neznáte dobře, nebo ho plně neschvalujete. Nicméně chcete zachovat dopis stručně a zaměřit se na několik klíčových bodů, takže se vyvarujte psaní více než jedné stránky. Tři nebo čtyři odstavce, které vysvětlují, jak znáte osobu a proč je doporučujete, je vhodná délka.
Formát: Doporučení by mělo být jednoúrovňové s mezerou mezi každým odstavcem. Použijte asi 1 "okraje pro horní, dolní, levou a pravou stranu stránky a zarovnejte text doleva (zarovnání pro většinu dokumentů).
Písmo: Použijte tradiční písmo , například Times New Roman, Arial nebo Calibri. Velikost písma by měla být mezi 10 a 12 body, takže je snadné číst. Úprava velikosti písma je dobrý způsob, jak udržet váš dopis na jediné stránce.
Upravit: Před odesláním si přečtěte svůj dopis. Můžete mít někdo jiný upravovat dopis, ale skrýt jméno kandidáta zachovat jeho soukromí.
Zkontrolujte příklad
Vážená paní Johnsonová,
Jsem nadšená, že doporučuji Sarah Jonesovou pro pozici manažera digitálního marketingu v Saber Marketing & PR. Jako marketingová ředitelka společnosti A & B Media jsem měla to potěšení, že jsem pracovala jako Sarah nadřízenka, když se zde angažovala jako marketingový společník. Odpovědná, přesná a mimořádně jasná, Sarah byla mezi nejlepšími talenty v A & B Media a já naprosto souhlasím s její kvalifikací a dovedností.
Neustále mě zapůsobilo poznání, které přinesla ke stolu, a její odhodlání zůstat na vrcholu nejnovějších v oboru. Sarah spojuje ostré analytické dovednosti se silnou intuicí a vždycky jsem věděla, že se na ni mohu spolehnout, že splním termíny a překoná naše očekávání. Během dvou let s námi dosáhla řady úspěchů, od rozšíření angažovanosti v oblasti sociálních médií o 20%, na snížení míry odeznění našich webových stránek o 10%, na zvýšení návratnosti investic do digitálních kampaní o 15%.
Zatímco Sarah je profesionální hloupost byla nesmírně cenná pro A & B Media, byla také skvělým týmovým hráčem. Optimistická, vstřícná a snadno se s ním spojila, Sarah byla skutečnou radostí v kanceláři a podporovala mnoho pozitivních vztahů jak v našem oddělení, tak v celé společnosti.
S tím jsem řekl, že jsem velmi důvěru v mé doporučení a věřím, že Sarah by byla skvěle vhodná pro Saber Marketing & PR. Pokud byste chtěli mluvit o mé zkušenosti se Sarah, napište mi prosím na melissa@abmedia.com nebo volejte na 555-555-5555.
S pozdravem,
Melissa Bradleyová
Ředitel marketingu
A & B Media
melissa@abmedia.com
555-555-5555
Formátování vašeho dopisu
Pokud posíláte dopis zaměstnavateli nebo škole, ujistěte se, že budete dodržovat správný formát obchodního dopisu . Zahrnuje seznam kontaktních informací, datum a kontaktní informace pro osobu, která obdržela váš dopis (zpravidla správce pronájmu) v horní části dopisu. Do dolní části fyzického dopisu také zahrňte ručně psaný podpis.
Pokud však tento dopis zasíláte e-mailem, nemusíte obsahovat žádné kontaktní údaje nebo datum v horní části dopisu. Namísto toho zadejte své kontaktní údaje po podpisu e-mailu . Ujistěte se také, že máte jasný a stručný předmět, který uvádí jméno kandidáta, úlohu, o kterou žádá (pokud existuje) a účel vašeho dopisu. Řádek předmětu může například přečíst: "Doporučení pro jméno příjmení - úloha pomocníka lidských zdrojů".
Použijte šablonu referenčního dopisu
Pokud si nejste jisti, co psát, použijte šablonu referenčního dopisu a přizpůsobte ji tak, aby obsahovala vaše informace. Šablona je užitečný způsob, jak zjistit, jak formátovat váš dopis a co v něm obsáhnout.
Můžete také zobrazit vzorové referenční dopisy, kde najdete nápady na to, co je třeba zahrnout do vašeho dopisu. Nezapomeňte však změnit písmeno tak, aby se vztahovalo na konkrétní osobu, pro kterou píšete písmeno.
Další ukázky: Příklady referenčních dopisů