Průvodce pro pochopení záznamů v deníku
Záznamy v žurnálu jsou typicky zadávány v chronologickém pořadí a debety jsou zadány předtím, než jsou kredity zadány v sloupci nalevo a kredity jsou zadávány vpravo.
Položky deníku jsou přiřazeny ke konkrétním účtům pomocí účtového plánu a záznam deníku je poté zaznamenán do knihy. Kniha zaznamenává více účtů.
Účel záznamů v deníku
Položky deníku poskytují základní informace o všech ostatních finančních zprávách podniku. Používají je auditoři, aby analyzovali, jak finanční transakce ovlivňují podnikání.
Každá položka by měla obsahovat datum transakce, zúčastněné strany, debet z alespoň jednoho účtu, kredit k alespoň jednomu jinému účtu, číslo potvrzení nebo šeku a poznámku popisující další podrobnosti transakce - cokoli pravděpodobně nebude pamatovat měsíce nebo roky později.
Pokud si zakoupíte a používáte software účetního systému, s největší pravděpodobností se o vás bude starat. Ale měli byste být schopni zvládnout své deníkové zápisy a knihu s nějakým základním pochopením procesu, pokud si nemyslíte, že takový druh výdajů je nutný docela proto, že právě začínáte.
Jednoduché účtování
Jak název napovídá, každá deníková položka se provádí na své vlastní samostatné lince, když používáte jednotný způsob účtování. Můžete odečíst to, co utratíte v novém počítačovém systému jako debet, pak na dalším řádku a jako další záznam můžete získat příjem od zákazníka nebo klienta jako úvěr.
Budete mít dvě samostatné transakce nebo záznamy v deníku, z nichž každý bude mít vlastní řádek. Je to jednoduché, ne příliš odlišné od toho, jak byste sledovali transakce, které provádíte z běžného účtu.
Jednoduché účtování může být vhodné, pokud provozujete svou vlastní malou firmu jako jediný majitel a vaše knihy a transakce nejsou složité. Kdokoliv to zvládne. Nepotřebujete žádné konkrétní školení.
Účtování dvojího zápisu
Položka deníku, která používá metodu podvojného účtování, obsahuje různé informace v různých sloupcích na stejném řádku. V systému s dvojím vstupem může být debet na nákup počítače, pak by se na stejném řádku objevil kredit nebo zvýšení celkových výdajů na kancelářské vybavení, ale v jiném sloupci pro vyrovnání debetu. Tyto sloupce by měly být stejné, například - 2 000 dolarů jako debet a + 2 000 dolarů za úvěr.
Možná budete muset použít ještě více sloupců v závislosti na povaze vašeho vstupu, ale minimálně by měly být dva, jeden pro debet a kredit. Účtování s dvojím vkladem obvykle činí zápis do deníku, ne pro samotnou transakci, ale pro účet ovlivňuje majetek, závazky, vlastní kapitál, výnosy a výdaje. Debuty a kredity na všechny jsou uvedeny na stejném řádku.
Na konci roku nebo v jakémkoli jiném účetním období, které vyberete, by všechny vaše žurnálovací záznamy o inkasách měly odpovídat stejným číslům, které jste dělali za všechny kredity. To znamená, že váš účet je "vyvážený".