Dejte důvěru šéfovi plánem řízení rizik

Zvyšte svou důvěru ve svůj projekt s řízením rizik

Nejlepší projektoví manažeři mají plnou důvěru svého manažera linky a sponzora projektu. Ředitelé za jejich projekty věří, když říkají, že potřebují další finanční prostředky, více prostředků nebo pomohou vyřešit problém.

Když pracujete v rizikových situacích, potřebujete správnou sadu. Stejně jako turista s batohem lana a stoupačky potřebujete také nástroje pro řešení rizika projektu.

Můžete posílit důvěru manažera ve svůj projekt pomocí plánu řízení rizik.

Jednoduchý 5-krokový proces může velkou měrou transformovat, jak váš šéf vidí váš projekt (a vy).

Co je řízení rizik v řízení projektů?

Řízení rizik v projektovém řízení je proces identifikace, hodnocení a reakce na rizika projektu.

Rizika projektu jsou věci, které by mohly ovlivnit projekt (pozitivně nebo negativně, ale lidé obecně interpretují riziko jako události, které by měly negativní dopad na projekt).

Ať je váš projekt velký nebo malý, bude s ním mít rizika. Mohlo by to být všechno z toho, že vaše školní přehlídka je pryč od rizika zvýšení ceny na kritickou součást vaší nové desky plošných spojů.

Riziko projektu, pokud není správně spravováno, může znesnadnit úspěšné provedení projektu. Nekontrolovaná rizika mohou přidat čas do vašeho rozvrhu, pracovat pro váš čas a peníze na váš rozpočet. Manažeři se o takových věcech zlobí. To vše lze vyhnout plánem řízení rizik.

Plánování řízení rizik

Plán řízení rizik je skvělý způsob, jak zvýšit svou důvěru ve schopnost svého projektového týmu poskytnout - a to se projevuje tím, že zvyšuje důvěru manažera. Chcete, aby věřili, že to můžete udělat, a chcete, aby si byli vědomi toho, co by vás mohlo zabránit úspěšnému provedení projektu.

Plán řízení rizik je dokonalým nástrojem k tomu.

A Hádej co? Je opravdu snadné začít.

Řízení rizika projektu je jednoduchý proces v pěti krocích. Nechceme to složitější, než to musí být. To je něco, co můžete začít dnes, připravte se na to, abyste o tom diskutovali na svém příštím zasedání a nechte to dokončit, když někdo zapíše zápis.

5-krokový proces řízení rizik

Stejně jako u mnoha částí řízení projektů je řízení rizik procesem. 5 kroků:

  1. Zahájit
  2. Identifikovat
  3. Posoudit
  4. Odpovědi na plány
  5. Nářadí

Pokud tyto pojmy pro tebe teď pro vás moc neznamenají, držte se s nimi - vysvětlím to všechno.

Krok 1: Začněte

Za prvé, chcete nastavit kontext pro řízení rizik ve vašem prostředí pro správu projektů.

Pravděpodobně zde není spousta práce, protože někdo ve vaší společnosti již připravil firemní rizikovou politiku a vše, co musíte udělat, je sledovat. To vysvětlí přístup společnosti k riziku a může dokonce pověřit šablony, které potřebujete. Šablony vám vždy uloží práci, takže se o ně také podívejte!

Dokonce i když nemáte podnikovou rizikovou politiku, někdo jiný, kdo řídí projekty vedle sebe, může mít plán řízení rizik projektu, který můžete kopírovat.

Proč znovu objevit kolo? Opakované použití dokumentů je nutné, pokud chcete ušetřit čas a udělat více.

Použijte, co jste zjistili, abyste vytvořili plán řízení rizik pro váš projekt. Je to součást vašeho celkového plánu řízení projektů a mluví o tom, jak se chystáte řídit řízení rizik ve vašem projektu.

Pokud nevíte, co se do toho dostat, přečtěte si! Další kroky vám poskytnou lepší představu, o čem mluvit ve svém plánu řízení rizik.

To zlepšuje důvěru tím, že: Zobrazuje manažerovi, že máte přístup k řešení nejistoty ohledně vašeho projektu a že aktivně řídíte riziko.

Krok 2: Identifikujte

Až budete mít načrtnutý přístup, můžete začít pracovat na tom.

Nyní určíte rizika, která budou mít vliv na váš projekt. Jedná se pouze o okamžitý snímek a váš registr rizik je něco, co se budete chtít vrátit znovu a znovu, abyste zajistili, že i tam bude něco nového.

Můžete identifikovat rizika pomocí kontrolního seznamu společných rizik, rozhovorů se zúčastněnými stranami o projektu (obzvláště obtížné zúčastněné strany , neboť obecně mají co říct o tom, co se může stát špatně), brainstorming a používání vašeho zdravého rozumu.

Hledáte věci, které by mohly způsobit problémy, pokud se někdy staly. (Pamatujte si, že se rizika ještě nestala. Projektové problémy jsou věci, které se již staly.)

Nicméně to děláte, měli byste určitě zapojit i jiné lidi. Sám, nebudete mít celý obrázek a skončíte s chybějícími věcmi.

Rizika mohou a měly by být určeny každým. Jako projektový manažer je vaším úkolem povzbudit své kolegy k tomu, aby s vámi riskovali, abyste mohli jako tým s nimi něco udělat.

Všechna zjištěná rizika by měla být zaznamenána do registru rizik. Máte-li koordinátor projektu na týmu nebo na pracovníka podpory projektu, mohou to udělat. V opačném případě je to součást administrativních úkolů pro vás.

To zvyšuje důvěru tím, že: Prokážete, že jste si vědomi klíčových rizik, která by mohla mít vliv na váš projekt, a že máte k dispozici prostředky k neustálému udržování si vědom nových rizik.

Krok 3: Posoudit

Rizika se pak vyhodnotí z hlediska pravděpodobnosti a dopadu. Tento detailní článek o tom, jak posoudit riziko projektu, vás za to pokrývá. Uveďte to dobře, pokud nejste obeznámeni s tímto procesem.

Jako další opatření můžete také posoudit blízkost, což znamená, jak blízké v čase je pravděpodobné nebezpečí. Riziko s vysokou blízkostí by mohlo být brzy možné. Riziko s nízkou blízkostí se může stát v určitém okamžiku ve vzdálené budoucnosti. To vám může dát jiný faktor, jak upřednostnit váš čas a energii, pokud jde o řešení rizik.

To zvyšuje důvěru tím, že: Zajistíte, aby váš manažer a všichni v týmu měli jasnou představu o tom, co by se stalo, kdyby se některá z těchto rizik skutečně projevila.

Krok 4: Odpovědi na plány

Nyní se dostáváme k masové části vašeho plánu řízení rizik. V tomto kroku zjistíte, jak zvládnout riziko identifikací odpovídající odpovědi.

Děláme to proto, že až dosud máte vše, co máte, je seznam toho, co by mohlo v budoucnu házet váš projekt z kurzu a jak velký by byl obchod. Co bude váš manažer chtít vědět dále: Co s tím uděláte?

Obecně platí, že pro řešení a řízení rizika projektu můžete udělat 4 věci. Oni jsou:

Tyto podrobnosti jsou podrobně popsány v tomto hlubokém ponoru do strategií reakce na riziko pro negativní riziko .

Některá rizika mohou mít pozitivní výsledek. Například: Existuje riziko, že prodáváte tolik nových výrobků, které narazíte na telefonní linky. To by byl hezký problém, ale stále je to riziko, že bychom měli naplánovat.

Existuje mnoho způsobů, jak se připravit na pozitivní riziko, včetně:

To jsou podrobněji popsány v tomto článku o strategiích reakce na riziko pro pozitivní riziko .

Budete muset zjistit, která strategie odpovědí je nejlepší pro každé riziko v registru. Například byste se mohli rozhodnout, že riziko zhroucení tovární střechy je něco, co jednoduše přijmete, protože se pravděpodobně nestane. Riziko, že otravy jídlem zaberou polovinu vaší pracovní síly, je však něco, čeho se aktivně chystáte zmírnit, rekvalifikací všech svých zaměstnanců v oblasti stravování. Pokud se to stalo dříve a je skutečně pravděpodobné, pokud s tím nebudete něco dělat, budete chtít zmírnit riziko.

Jakmile je odpověď zjištěna a odsouhlasena, mohou být jmenováni vlastníci rizik, kteří provádějí akční plán řízení rizik. Jinými slovy, potřebujete někoho, kdo by byl zodpovědný za to, že jste viděli úkoly, které souhlasíte.

To zlepšuje důvěru tím, že: Zobrazuje správci, že jste uvažovali o tom, co dělat s věcmi, které by mohly způsobit problémy pro váš projekt, a že vytváříte plány na snížení nejistoty a rizika projektu.

Krok 5: Implementujte

Váš plán řízení rizik by měl nyní zahrnovat, kdo bude zodpovědný za činnosti zaměřené na zmírnění rizika pro každé riziko. Nyní by měly tyto úkoly pracovat, abyste aktivně zvládli otevřená rizika.

To zvyšuje důvěru tím, že: Prokáže, že vy a váš projektový tým můžete sledovat to, co jste řekli, že uděláte. Zprávy o tom, co jste dosáhli, a rizika, která jste zmírnili, ukazují, že váš manažerský tým má vážně pravdu o tom, že doručuje a dělá to, co je potřeba k tomu,

Jakmile prošlo riziko - když již není relevantní, protože se buď stalo, nebo se již nemůže stát - můžete ho uzavřít z vašeho registru rizik.

Uvedení tohoto plánu řízení rizik do projektu může být odlišné od ostatních manažerů. Váš vlastní šéf bude mít důkaz, že můžete strategicky a tvořivě přemýšlet o tom, co by mohlo způsobit, že se váš projekt ukáže, a co je nejdůležitější, něco dělat. Budete schopni aktivně zvládat problémy předtím, než se to stane, zametnete zátarasy a připravujete se na cokoliv!

Být vnímán jako dobrý v řízení rizika projektu je jistý způsob, jak být považován za bezpečný pár nebo ruce vedení. Nepotřebujete mnoho zkušeností nebo certifikátů, abyste mohli úspěšně řídit riziko projektu (i když existují formální kvalifikace v oblasti řízení rizik). Tento snadný 5-krokový proces brzy znamená, že řízení rizik projektu je zakotveno ve vašich plánech projektů.