Co potřebujete vědět, aby váš projekt zahájil úspěch
1. Implementace projektu začíná plánem
Bez ohledu na to, co implementujete, potřebujete plán přechodu projektu z projektu na " obvyklý" . Doufejme, že je to již zdokumentováno nebo alespoň vykresleno.
Je to součást projektu, která spadá mezi projektovou dodávkou a ukončením projektu v životním cyklu projektu .
Pokud nemáte podrobný plán, nyní je čas na to, abyste přesně vyřešili, jak bude tato část projektu spadat. Zbytek tohoto článku vám pomůže.
2. Zapojte operační tým
Pokud jste neměli plné obchodní zázemí nebo plně spolupracujete, začněte tuto angažovanost. Budou vlastnit výstup dál. Pokud jste postavili kancelář, budou v ní pracovat. Pokud jste vytvořili aplikaci pro smartphony, budou ji prodávat a řešit stížnosti zákazníků.
Musí být připraveni přijmout, co vám dává váš projekt.
Bonus tip: Budovat důvěru se správnými lidmi na začátku projektu a vrátí se v tomto bodě.
3. Připravte si výukové materiály
Bylo by skvělé, kdyby váš projekt poskytoval něco tak intuitivního, že nikdo nebude potřebovat výcvik, jak ho používat, ale to je zřídkakdy případ komplexních projektů, na kterých dnes pracujeme.
Pokud je to malý doplněk k existujícímu systému, můžete dostat pryč s krátkým e-mailem pro uživatele a screenshotem toho, co vypadá jinak, když se přihlásí zítra.
Něco jiného a budete muset dát dohromady nějaký vážný výcvikový materiál, který by jim pomohl zvládnout.
Bonus Tip: Ujistěte se, že máte k dispozici školení . Pokud se vydáte na trasu "živého" tréninku (nebo dokonce i on-line tréninku, budete potřebovat někoho, kdo bude nahrávat materiály), měli byste zkontrolovat jejich dostupnost. V ideálním případě byste neměli provádět školení jako projektový manažer.
4. Naplánujte dostatečný čas školení
Trénink, to je odpoledne, ne? Můžeme se přizpůsobit školení o bezpečnosti a ochraně zdraví pro nové zaměstnance v polední přestávce, OK?
Ne! Porozprávajte se s některými lidmi ve vašich personálních skupinách a zjistěte, jak dlouho trvá skutečně kvalitní trénink. Přidejte k tomu fakt, že budete muset běžet vícekrát více kurzů tváří v tvář, abyste umožnili lidem pracovat na různých posunech nebo mimo práci, nebo se zapojili do něčeho tak kritického, že se v daný den nemohou zúčastnit školení a vy můžete uvidíte, jak rychle se trénink rozšiřuje.
Potřebujete však dlouho, co potřebujete. Snižte trénink a nedostanete návratnost investic z použití v konečném výsledku. Jednoduchý.
5. Komunikovat, komunikovat, komunikovat
Všichni vědí, co se stane na živém dni? V případě potřeby připravte plán odpočítávání, který dokumentuje, kdo dělá to, co za každou hodinu. Využili jsme je úspěšně v rozsáhlých implementacích softwaru, kde je zapotřebí více kroků a týmů zapojených do zavádění nové technologie.
Například tým infrastruktury musí zajistit, aby hardware byl připraven a prošel závěrečnou kontrolou. Pak tým platformy připraví prostředí a provede potřebné zálohy. Tým aplikací provádí instalaci a poté dochází k migraci dat, která vyžaduje odhlášení uživatele. Můžete vidět, jak tolik pohyblivých částí může způsobit problémy, pokud neexistuje jednoznačný krok za krokem k provozování velkého dne.
6. Upravte dokumentaci
Vaše projektové dokumenty budou tvořit základ toho, co lidé v budoucnu hledají, aby zjistili, co potřebují vědět o tom, co se stalo.
Ujistěte se, že archivujete a upravujete jakoukoli dokumentaci související s projektem, včetně protokolů o projektu, a všechny zprávy o projektu, které zobrazují historii a klíčová rozhodnutí. Lidé by je mohli v budoucnu muset odkázat.
7. Správa změn
Nebo pracujte s někým, kdo to udělá, pokud máte kvalifikované vedoucí oddělení nebo manažera pro změnu v zaměstnání.
Řízení změn v projektech je klíčovým faktorem při zajišťování toho, že získáte obchodní výhody, které očekáváte. Může pomoci vložit nové procesy nebo produkty a zastavit lidi, aby se vrátili ke starým způsobům práce.
8. Zkontrolujte přenos znalostí
OK, takže nebudete provádět IT Service Desk zkouškou na váš projekt nebo cokoliv, ale věnujte čas a úsilí stranou, abyste zjistili, že skutečně vzali na palubu znalosti, které jste jim přenesli.
Můžete to udělat tím, že si přilepíte na první týden zahájení živého vystoupení, nebo je zapojit do řešení projektů nebo dokonce nechat je spustit celou realizaci.
Buďte tam, pokud vás potřebují, a promluvte s vedením těchto týmů, abyste se ujistili, že všichni mají pocit jistoty předtím, než odjedete.
9. Nezapomeňte na data
Ať už implementujete něco nového, nebo nějak něco upgradujete, nějaké organizační údaje budou nějak zapojeny. Pokud musíte přesunout data z jednoho místa nebo systému do druhého, naplánujte to (a jak se budete přesvědčit, že to všechno je v pořádku). Vytváříte-li nové zdroje dat - ať už se jedná o nové místo v kanceláři nebo softwarový produkt - ujistěte se, že je možné data naplánovat zpět do hlavních systémů společnosti.
V mnoha případech je závěrečný test v živém prostředí. Nechte technický tým a analytiky dat v pohotovosti v případě, že věci nefungují zcela tak, jak jste doufali.
10. Naplánujte svůj výstup
Nechcete být součástí tohoto projektu navždy, takže potřebujete vědět, že můžete laskavě opustit. Myšlenkou je, aby jste byli vyčleněni, abyste mohli snadno přejít do nového projektu. Jakmile tým podnikání jako obvykle stojí sám, nemusíte být už potřeba. Plánujte, aby se to stalo co nejrychleji!