Která struktura funguje nejlépe pro vás?
Existují tři společné organizační struktury a projektové manažery pracují ve všech: funkční, projektové a maticové. Podívejme se na výhody a nevýhody každého z nich, abyste věděli, na co jste proti, když se připojíte k nové struktuře.
Funkční organizační struktura
Ve funkční organizační struktuře pracuje projektový manažer a všechny zdroje v téže divizi společnosti, například oddělení prodeje a marketingu. Správce funkcí má obecně více pravomocí než projektový manažer.
Výhody
Funkční struktura vám poskytuje nejmenší výkon jako projektový manažer, ale nabízí spoustu dalších výhod:
- Pracuje dobře pro malé týmy a malé projekty, protože funkce má plnou kontrolu nad členy týmu a dalšími potřebnými prostředky.
- Můžete snadno získat přístup k odborníkům, které potřebujete, protože jsou ve stejné funkční oblasti.
- Je rychlé, že všichni společně řešíme problémy spojené s projektem.
- Můžete omezit komunikační nástroje projektu, které potřebujete použít, protože tým je poměrně malý a jednoduchý.
- Často máte nadšené členy týmu, kteří chtějí pracovat na projektu, protože jim poskytuje kariérní příležitosti. Projektová práce může být skvělým způsobem, jak motivaci týmu.
- Pokud odevzdáte projekt funkčnímu týmu, bude to funkční tým, v němž pracujete, což usnadní uzavření projektu.
Nevýhody
Ačkoli tato struktura má spoustu výhod, zvažte také některé nevýhody:
- Práce probíhají v silu, což může znamenat, že nemáte přístup k lidem mimo vaše funkční dělení.
- Lidé v projektovém týmu mohou být více věrni jejich oddělení nebo vedoucímu týmu než své práci na projektu, což může způsobit konflikty.
- Velký projekt může skončit s funkčním projektovým manažerem z každé funkce. To může vést k tomu, že prace spadne přes trhliny, pokud všichni projektoví manažeři nebudou harmonicky pracovat společně.
- Funkční práce mohou být odděleny tím, že nemáte příležitost k rozsáhlé komunikaci ve společnosti. Zachování strategického zaměření může být těžší.
Organizační struktura projektu
Dedikované týmy se sestavují a pracují na projektech v organizační struktuře projektu. Projektový manažer má pravděpodobně odpovědnost za řízení linek pro členy projektového týmu. Příklady toho by mohly zahrnovat rozsáhlé výstavby, ale také firemní iniciativy, které vyžadují vyčleněný tým. Projektový manažer má nejvyšší pravomoc, podá zprávu sponzorovi projektu a projektovému týmu . Jednotlivci v týmu pracují přímo pro projektového manažera.
Výhody
Zřejmá výhoda struktury projektu spočívá v tom, že máte větší kontrolu nad týmem, ale jsou zde i další výhody.
- Týmy mohou mít silný pocit identity. Jedná se o nejjednodušší strukturu, v níž se vytváří silná týmová kultura.
- Celý tým je zaměřen na cíle týmu, takže konflikt loajality existuje s každodenní prací pro lidi pracující na projektu. Jejich denní úlohou je projekt.
- Zdroje jsou věnovány projektu, takže je mnohem snazší naplánovat práci. Budete vědět, kdy jsou členové týmu k dispozici, a neexistuje riziko, že budou v krátké době odvezeni do práce jako obvykle pro jiného manažera.
- Projekty probíhající v této struktuře jsou skvělým prostředím pro zlepšení dovedností v oblasti řízení projektů, jakož i technických dovedností vedení.
Nevýhody
Struktura projektu je nejjednodušší pracovat uvnitř, ale stále má některé nevýhody.
- Mít tým, který se věnuje jednomu projektu, je nákladný závazek. To má tendenci být volbou pouze na velkých projektech.
- Pokud odeberete lidi ze svých funkčních úkolů, může se jim obtížné vrátit, zejména pokud je projekt dlouhý. Projektová práce se roztahuje a návrat k tomu, co jste dělali předtím po období, kdy pracujete v multidisciplinárním prostředí na novém náročném projektu, není pro mnoho lidí lákavou perspektivou. Řízení přechodu týmu při ukončení projektu je ještě důležitější.
- Někdy uzavření projektu může znamenat ztrátu vaší práce, pokud podnik přešel a jinou roli není pro vás k dispozici.
- Svojí povahou vyhrazené týmy nasávají prostředky, aby mohli pracovat jen na jedné věci. Mohou omezit počet projektů, které společnost může udělat kdykoli, zejména pokud různé projekty vyžadují stejné dovednosti.
- Projektoví manažeři v tomto typu struktury dělají vedení linek pro své týmy, což znamená, že trávíte čas a úsilí na úkolech v oblasti lidských zdrojů, které byste neměli dělat v jiných strukturách. Pokud máte rádi tento prvek práce s lidmi, tento faktor by mohl být výhodou.
Maticová organizační struktura
Třetí možností je maticová struktura. Prostředky jsou sdíleny jak v běžné práci, tak v práci na projektu. Mohlo by to znamenat, že dva manažeři nebo "tečkovaná linka" nesou odpovědnost manažerovi projektu i manažerovi týmu. Struktura řádků funkční správy je obvykle na místě a projektový manažer převezme tečkovanou čarou.
Tato struktura rozděluje pravomoc a pravomoc mezi funkčním nebo divizním manažerem týmu a vedoucím projektu. Budete muset využít své vyjednávací schopnosti k plné moci!
Výhody
Matricové struktury jsou velmi běžné, protože umožňují manažerům flexibilní volbu s tím, jak lidé stráví svůj čas. Pravděpodobně budete pracovat v prostředí matice v určitém okamžiku vaší kariéry. Výhody této struktury jsou následující:
- Prostředky jsou efektivně využívány a mohou podle potřeby přesouvat mezi projekty.
- Můžete pracovat na spoustě různých věcí, někdy paralelně - ačkoli tento bod lze argumentovat i jako nevýhodu.
- Týmy a jednotlivci mohou velmi reagovat. Pokud přichází nový projekt, který musí mít přednost, je to dost snadné otočit se a náhle se zaměřit na něco jiného. Nemůžete to udělat jednoduše v struktuře projektu, která trvá déle, než se rozpadne a přeskupí.
- Struktura vyžaduje, aby všichni používali stejný životní cyklus a metodiku řízení projektů, takže pohyb mezi projekty je snadný. Lidé se mohou připojit k projektovému týmu s relativně malým požadavkem, když jsou terminologie a procesy běžné.
Nevýhody
Stejně jako u všech nastavení má i tato úskalí úskalí. Přestože se jedná o společnou strukturu, nemnoho moderních pracovišť prasklo problémy s přetížením. Dávat jednotlivcům moc práce může být snadné, pokud nemáte zavedené systémy pro správu a sledování celé jejich pracovní zátěže. Další nevýhody jsou následující:
- Konflikt mezi projekty je častý, protože můžete bojovat za stejné zdroje jako jiný projekt.
- Druhý projekt může mít k dispozici nejlepší zdroje - nejvhodnější osoby se správnými dovednostmi - nebo jejich ředitel vedení nemusí být k dispozici pro projektovou práci.
- Může existovat určitý konflikt mezi běžnými úkoly a projektovou prací pro jednotlivce, zvláště když oba manažeři jim dávají různé priority.
- Zdroje mohou mít konflikt ohledně toho, jaký vývojářský postup přijmou pro svou budoucí kariéru. Ačkoli možná víte, že chcete zůstat v řízení projektů, můžete mít možnost pokročit do vyšší funkční role nebo role více orientované na projekt. Ale mít spoustu kariérních možností je dobrá věc, i když to vede k obtížným rozhodnutím.
Organizační struktura, která funguje perfektně pro všechny běžné práce, nemusí vždy pracovat na projektech a musíte se řídit v prostředí, ve kterém pracujete. Získání některých zkušeností v každé z těchto struktur je dobrý nápad, abyste je mohli prožít z první ruky. Pomůže vám rozhodnout, které prostředí vám nejlépe vyhovuje a které vyhovuje vašim schopnostem a preferencím. Pak můžete informovaně volit, pokud máte šanci rozhodnout se o svém budoucím pracovním prostředí.
Pochopení výhod a nevýhod jednotlivých organizačních struktur projektů vám dává šanci zjistit, kde nejlépe strávit svůj čas a vliv, abyste co nejlépe využili svého týmu a pomohli projektu úspěšně uzavřít.