Řízení programu je odměnou a dobře placenou volbou kariéry. Ale může to být také náročná úloha.
Zde je deset věcí, které by měl každý nový programový manažer vědět před zahájením role.
Správa programů není stejná jako správa projektů
Projektové řízení je obecně přijímané jako vše, co se týká plánování práce, organizace úkolů a zdrojů, kontrola procesu a dosažení konkrétního cíle.
Ať už se jedná o otevření nové kanceláře, spuštění nové aplikace nebo o olympijský stadion, projekty mají definovaný start, prostřední a koncový bod a jasný soubor cílů.
Programy jsou trochu jiné. Stále potřebujete, aby lidé organizovali úkoly, spravovali zdroje, pracovali v procesech a tak dále, ale hlásili se na vás jako programový manažer. Existuje mnohem méně tikajících úkolů, které jsou dokončeny v rámci plánu projektu, ale mnohem strategičtější a budování vztahů.
Řízení programu spočívá v udržení celé transformační změny na cestě, aby organizace v průběhu času přinesla něco hodnotného. Bez toho, aby někdo působil jako programový manažer, dostanete celou řadu projektů, které se dodávají náhodně a bez sjednocujícího tématu. Programový manažer je člověk, který to všechno přináší.
Tam je nejistota ... řešit to
Programy jsou samy o sobě nejisté. Zatímco možná víte, jaký je velký obrázek, je to jen vize, když začnete.
Přesná cesta, jak se tam dostat a jaké projekty se budou muset v příštích pěti letech ... no, to je něco, co musíte udělat, když půjdete.
Začnete s podrobným plánováním toho, co znáte, a vyberete si obraz, jak řešit zbytek, jak se přiblížíte. Postupně rozšiřujte plánovací a dodací horizonty, dokud nebudete moci jít dál.
Zablokujte čas v pravidelných intervalech a naplánujte další kroky. Můžete také využít tuto příležitost, abyste zajistili, že jste stále na cestě, abyste získali obchodní hodnotu.
Dávejte pozor na Burnout
Zatímco nějaký projekt může za rok skončit, programy se mohou roztahovat dál a dál. Práce na vyřazení jaderné elektrárny z provozu na britském místě v Sellafieldu mají významné dodávky do roku 2025 a dále.
Programoví manažeři musí chránit svůj tým před vyhořením. Nemůžete pracovat s nejvyšší rychlostí po tuto dobu, proto zajistěte svým zaměstnancům dostat přiměřené prostoje. Měla by se jednat o období tichšího pracovního času s nižšími počty pracovních míst a dostatečným časem k odchodu z dovolené.
Spravujte neoprávněnou dovolenou, sledujte zprávy o nadčasových voláních a buďte si vědom toho, že blaho vašeho týmu je nejdůležitější, chcete-li snížit otřes a udržet své nadané lidi po celý život programu.
Musíte řídit tempo
Když dodáváte program, který má vzdálený termín dokončení, musíte řídit tempo práce. Je těžké udržet dynamiku v průběhu několika let, takže vaše role programového manažera je žonglování priorit a projektů tak, aby byly pravidelně dodávány měřitelné výstupy.
Smíchejte rychlé výhry a neustálý pokrok směrem k větším cílům. Tím pomůže týmu uvědomit si, že se pohybujete vpřed a zajistíte, že existují nějaké krátkodobé příběhy o úspěchu, které můžete sdílet, aby byla motivace vysoká . Konečně pomáhá investorům a výkonnému řídícímu týmu zjistit, že je dosaženo pokroku.
Vyškolejte svůj tým k úspěchu
Programy často poskytují pro organizaci něco nového, jedinečného nebo transformačního. Jedním z úkolů, které jste vynaložili na tyto iniciativy, je skutečnost, že pravděpodobně nemáte vlastní dovednosti, abyste mohli dokončit všechny požadované úkoly a projekty.
To je v pořádku a lze očekávat. Vaším úkolem nového manažera programu je zajistit, aby jste mohli získat vyšší kvalifikaci, rekvalifikovat a rozvíjet lidi, které máte, abyste mohli společně řešit všechny požadavky na zdroje.
Mohou existovat některé oblasti, kde potřebujete určitý zdroj pouze po omezenou dobu. Nebudete například školit jednoho z vašich zaměstnanců o tom, jak být řidičem vysokozdvižných vozíků, pokud je to dovednost, kterou potřebujete pouze jeden týden, a vyložte si něco. Pokud však měníte způsob, jakým je spravována online přítomnost vaší společnosti, bylo by pravděpodobně cenné, kdybyste měli znalosti o vývoji webových stránek spolu s odbornými znalostmi o sociálních médiích nebo optimalizaci vyhledávačů. To jsou dovednosti, na které se podnik bude dlouhodobě spoléhat.
Rozhodněte se, které z nich musíte mít v týmu a které by měly být zadány externě. Poté zajistěte, aby váš program mohl provádět školení a náborové úkoly potřebné k tomu, aby byly připraveny řídit výstupy, jaký poskytuje každý projekt.
Správa je komplexnější
Pokud jste přišli z prostředí řízení projektů, pak vám správa nebude překvapením. Je to způsob, jakým jsou uspořádány a kontrolovány projektové a programové struktury, aby bylo zajištěno, že rozhodování probíhá správným způsobem a že jsou zapojeni správní lidé. Je zásadní pro zajištění toho, aby práce probíhala tak, aby odpovídala celkovému obchodnímu případu a pomáhá udržet odpovědnost lidí.
Řízení je také způsob, jakým může Úřad pro řízení projektů a vedoucí pracovníci zajistit, že program je na správné cestě, aby poskytoval výhody - a poskytuje formální cestu k uzavření projektů nebo celého programu, pokud lze prokázat, že tyto výhody již nebudou být dosaženo.
Správa je komplexnější v programovém prostředí než v prostředí projektu. Projektové komise a řídící skupiny mají obvykle členství na úrovni exe. To lze očekávat, protože konečný výsledek programu je obvykle obchodní transformace.
Programy mají také dopad na běžné podnikové procesy a každodenní fungování organizace, a proto je investice obvykle významná a má dopad na výsledky a výsledky. To také vyžaduje potenciálně vyšší úroveň dohledu než kapitálový projekt.
Zjednodušte správu programu pro váš program tím, že zajistíte, že máte správné lidi v rozhodovacích úlohách a že budete mít jasnou odpovědnost za lidi v týmu.
Plánování je mnohem těžší ...
Plánování programu je těžší než plánování projektu, protože existuje mnohem více pohyblivých částí, ale můžete tvrdit, že je to také zábavnější!
Projektoví manažeři, kteří se podílejí na programu, obvykle sestavují své projektové plány. Poté se programový manažerský tým setká a pod vaším vedením jako programový manažer jsou plány integrovány.
To je snadné říct, ale to není tak snadné. Vyžaduje identifikaci závislostí mezi projekty a úkoly projektu. To vás nutí, abyste se podívali na požadavky na zdroje pro celý program a žonglování činností kolem, aby vyhovovaly dostupnosti klíčových lidí. A není to ani jednorázový úkol.
Jakmile je váš integrovaný plán programu sestaven, můžete ho sledovat v Ganttově grafu nebo jiném softwarovém nástroji. Protože projektoví manažeři sledují své projekty v reálném čase, budete muset provést úpravy plánu programu, informovat o změnách a informovat o tom, co to znamená pro jejich oblast práce.
... Ale nemusíte plánovat každou linku
Jako programový manažer se spoléháte na své projektové manažery, abyste provedli podrobné plánování. Není praktické nebo žádoucí, abyste sledovali plán s tisíci a tisíci úkoly.
Potřebujete prohlídku projektů s vysokou úrovní zobrazení s dostatečnými podrobnostmi, které vám ukážou, zda se něco projeví na úrovni programu.
Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je použití vyhrazených softwarových aplikací (tyto 10 osvědčených projektových a programových softwarových nástrojů jsou dobrým místem k zahájení). Pokoušíte se spravovat svůj program s několika miliony dolarů na tabulce nebude snadné.
Potřebujete zlepšit své delegování
Nicméně je dobré, že jste delegování, protože jste v roli řízení programu, znamená to, že musíte být ještě lepší.
Dobrou zprávou je, že byste měli mít tým projektových manažerů a můžete dokonce mít specializovanou kancelář pro správu programů, která podpoří vaši transformační změnu.
Špatnou zprávou je, že nemusíte!
Na program je spousta práce a jeho nastavení, aby bylo zajištěno, že se všechny pohyblivé části pohybují ve správný čas, je obrovské úsilí. Nemůžete to udělat sám a neměli byste to zkusit. Zjistěte, kolik času potřebujete k zahájení programu a pak se ujistěte, že máte k dispozici tým, který vás bude zálohovat.
Pokud nemáte nikoho ve své kanceláři pro správu programů, požádejte o to, aby někdo byl vyslán do týmu pro správu programu. Je to spousta pro ně: někdo v koordinaci s projektem by byl dokonale umístil, aby poskytl požadovanou koordinaci na úrovni programu a uvolnil vás, abyste se zapojili do strategických úkolů.
Nebojte se konfliktu
Program je spousta pramenů. Z projektů s obtížnými zúčastněnými stranami až k zdánlivým nedosažitelným lhůtám vám každý den dá příležitost ke konfliktu. Dejte si pozor na věci, které narušují výkonnost projektu a buďte připraveni vstoupit, kdybyste potřebovali čelit konfliktní situaci dříve, než začne .
Která z těchto 10 věcí vás překvapila? Sdílejte své myšlenky na správu programu na vašem oblíbeném kanálu pro sociální média!