Jak formální je audit projektu
Audit projektu je obvykle formální cvičení.
Neformální ekvivalent je obvykle nazván "peer review". To je místo, kde se kolega podívá na váš projekt a související dokumentaci a poskytuje zpětnou vazbu o tom, kde byste měli trávit trochu víc času.
Audity projektů jsou formální v tom, že obvykle mají definovaný soubor otázek a jsou prováděny někým, kdo pravidelně provádí takové věci.
Kdo provádí audity projektů
Osoba, která provádí váš audit projektu, může být dalším projektovým manažerem (pravděpodobně někdo s rozsáhlými zkušenostmi s provozováním projektů), ale je pravděpodobnější, že se jedná o někoho z projektového úřadu, který často provádí audity.
Bude to někdo, kdo se může považovat za nestranný, takže nebude vaším správcem linky nebo sponzorem projektu. Může to být i tým lidí, v závislosti na velikosti projektu.
Jak se připravit na audit projektu
První a nejdůležitější věc, kterou je třeba zorganizovat, je mít k dispozici kopie projektové dokumentace pro audit.
Máte-li koordinátora projektu , požádejte je, aby shromáždili balíček dokumentů (nejlépe elektronické). Měli byste mít všechny vaše informace snadno přístupné, ale i kdybyste to udělali, tento krok může chvíli trvat. Ujistěte se, že máte pro auditora k dispozici plán projektu , protokol o riziku, protokol o výdajích, rozpočet a plán.
Kdo musí být zapojen
To závisí na druhu věcí, na které se auditor chce podívat. Vy, jako projektový manažer, budete muset s nimi strávit nějaký čas. Očekávejte, že vaši členové týmu budou rovněž vyzváni k rozhovoru s auditem.
Mějte na paměti, že čím déle stráví práci na úkolech souvisejících s auditem, tím méně času potřebuje pro práci na projektech, takže možná budete muset v průběhu auditu plánovat některé činnosti a pracovat pomaleji.
Jak dlouho trvá audit projektu
Pro audit projektu neexistuje žádná pevná lhůta. U velkých projektů zjistíte, že to trvá mnohem déle. U malých projektů může být auditor proveden během několika hodin. Jakmile víte, že váš projekt bude kontrolován, zeptejte se svého auditorského týmu, jak dlouho očekávají práci.
Co Audit vypadá
Pokud byl audit vyzván kvůli obavám, jako je například nedostatek cílů kvality, pak očekávejte, že tuto oblast hluboce prozkoumá. Rutinní audit bude vypadat široce v různých oblastech řízení projektů a výstupů, na kterých projekt pracuje. Bude pokrývat čas, náklady a kvalitu vašeho projektu a zapojení zúčastněných stran.
Cílem auditu je zjistit, zda projekt splní své cíle nebo ne.
Pokud se auditor domnívá, že na základě dosavadních výsledků projekt nesplní tyto cíle, předloží doporučení k akci.
Doporučení Závisí na tom, co se nachází
Doporučení v auditorské zprávě budou záviset na tom, co našli. Očekávejte, že budou pozitivní a budou formulováni způsobem, který by vám umožnil snadné přijetí. Měly by být praktické.
V jednom ohraničení může auditor doporučit, aby byl váš projekt uzavřen, i když by se to stalo jen tehdy, kdyby se domnívalo, že neexistuje žádná šance, že by jakýkoli projekt z tohoto bodu dopředu přinesl organizaci jakoukoli hodnotu.
Podívejte se na audit projektu jako na pozitivní zkušenost. Měli byste včas upozornit na jakékoli známky toho, že váš projekt má potíže, a je to příležitost spolupracovat se zkušenými profesionály na projektech.
Provedení jejich doporučení by mělo být pro vás, váš tým a váš projekt úspěšnější a to může být jen dobrá věc.