Vytvořte registr rizik projektu, který může každý snadno použít
Jak často jste viděli, že v evidenci se zhoršuje registr rizik? Jsou vytvořeny na začátku projektu, pak jsou zapomenuty a rychle se stávají zastaralými.
Všichni víme, že správné řízení rizik vyžaduje pravidelné zjišťování nových rizik, stejně jako přezkoumání stávajících rizik a činností zaměřených na zmírňování dopadů. Takže, jak je možné, že se to pravděpodobněji stane?
01 Návrh správného registra rizik
Jedním ze způsobů, jak podpořit účast v řízení rizik, je návrh vhodného registra rizik. Dobře navržený registr bude rychle informovat o celkové míře rizika v projektu pro vás a další členy projektového týmu.
Mělo by uživatelům umožnit snadnější přístup k podrobnějším informacím o jednotlivých rizicích, pokud je to nutné. To by mělo podněcovat každého, aby přemýšlel, pokud jde o rizika - zjišťování nových, jak vzniká, a sledování a přijetí opatření ke zmírnění stávajících rizik.
02 Zahrnout správná pole
Jako nejméně by měl váš registr rizik zahrnovat:
- Jediný identifikátor pro každé riziko
- Popis rizika, včetně příčiny, rizikové události a následku, jako například "Kvůli silnému dešti hrozí záplavy v terénu, které by poškodily plodiny".
- Akce reakce na rizika
- Vlastník rizika
03 Další opatření
Možná budete chtít zahrnout kvantitativní měření pravděpodobnosti, dopadu a celkového rizika a zbytkové hodnoty po zmírnění rizikových projektů.
Číselné a automaticky vypočítané pole mohou být užitečné, pokud používáte metodu hodnocení rizika, jako je metoda Monte Carlo nebo očekávaná peněžní hodnota. Mezi další užitečná pole patří klíčová data, kategorie rizik, kategorie rizikové odpovědi, blízkost, náklady na zmírnění a stav.
Neexistuje žádný limit pro počet polí, které můžete zahrnout, ale v zobrazení seznamu všech rizik by měly být zobrazeny pouze klíčová pole. V opačném případě může být výčet seznamu zaplaven příliš podrobně. V ideálním případě jsou diváci přeneseni do podrobného zobrazení, které zobrazuje všechna pole pro toto konkrétní riziko, když kliknou na položku s rizikem v zobrazení seznamu.
04 Další možnost
Můžete také vytvořit databázi registrů rizik pro každý projekt, takže nejste omezeni na standardní sadu polí. Ačkoli tabulka vám může pomoci sledovat vaše projekty, zvláště menší projekty, může být skutečná databáze lepší, například ty, které můžete vytvořit v Kahootzu nebo Podio. Ulehčují přidávání dokumentů a velkého množství textu v případě potřeby.
05 Dopravní světla
Je těžké porazit systém semaforu pro vizuální nárazy. Uživatelé intuitivně vědí, že červená znamená vysoké riziko, že jantar znamená střední riziko a že zelená je nízkým rizikem. To poskytuje čtenářům rychlé vizuální pokyny, které jim pomohou porozumět.
06 Funkce zabezpečení
Možná budete chtít podpořit účast tím, že umožníte všem členům projektového týmu a možná některým zúčastněným stranám, aby si prohlédli registr rizik. Měli byste nastavit přístupová práva pro váš registr, avšak pouze některé role projektu, jako například projektový manažer , podpora projektu nebo vlastníci rizik, jej mohou upravit. Můžete vytvořit audit trati, která změnila co a kdy.
07 Přehled rizikového profilu
Vedoucí členové projektového týmu a zainteresované strany, jako je projektová rada a vedení společnosti / programu, nemusí mít čas na rozložení seznamu všech rizik. Pro ně má souhrnný rizikový profil přehled o souhrnném riziku, který projekt představuje. Ukazuje počet rizik u každé úrovně pravděpodobnosti a dopadu.
08 Je to všechno o komunikaci
Nezapomeňte, že při vytváření registru rizik projektu nezáleží jen na zařazení rizik a opatření ke zmírnění. Cílem je komunikovat a zapojit své kolegy do řízení rizik. Váš návrh by měl odrážet tento cíl s odlišnými názory pro různé publikum. Správně navržený registr rizik může tímto způsobem zlepšit řízení rizik ve vašem projektu.