Vaše příprava určuje, zda dosáhnete požadovaných výsledků
V kombinaci s minutami zasedání je dokumentace, kterou účastníci obdrží po schůzce, programem plán schůzky a hlášené následné kroky pro předchozí setkání.
Když vytvoříte program schůzky, která není pravidelně naplánována, pomohou vám následující kroky. Později v tomto článku uvidíte šablonu agendy pro pravidelné schůzky. Tyto dva typy setkání sdílejí podobné položky agendy, ale nejsou úplně stejné.
Vypracování agendy schůzky
Nejprve zjistěte, zda jsou potřební jiní zaměstnanci, kteří vám pomohou naplánovat schůzku. Poté se rozhodněte, co se vám bude hodit, když uskutečníte schůzku. Stanovte uskutečnitelné cíle pro vaše setkání . Stanovené cíle stanoví rámec pro účinný plán schůzky . Ujistěte se, že jste neplánovali více než je rozumně dosažitelné během časového období vašeho setkání.
Jak řekl Stephen Covey v "Sedmi návycích vysoce efektivních lidí", "Začněte s konečnou platností v mysli." Váš schůzkový cíl určuje zaměření na schůzku, program jednání a účastníky schůzky.
Vytváření agendy vytváří plán pro setkání.
Začínáte s hlavním cílem nebo účelem, které se snažíte uskutečnit tím, že uskutečníte schůzku. Jakmile se rozhodnete pro svůj cíl, musíte určit, zda potřebujete pomoc dalších zaměstnanců k plánování vašeho programu. Pokud ano, vyzvěte je, aby se k vám připojili při přípravě schůzky na schůzku obvykle e-mailem nebo textem, aby nevytvořili potřebu další schůzky.
Rozhodnutí o tom, jak vyvíjíte svůj program jednání
Po stanovení celkového cíle musíte vy nebo váš tým učinit následující rozhodnutí. Kromě účelu nebo cíle setkání se každá z těchto položek objeví v agendě schůzky.
- Potřebné účastníky pro vlastní setkání,
- Položky, které vyžadují diskusi nebo akce, které povedou k dosažení cíle nebo účelu,
- Doba, kterou očekáváte, bude potřebovat pro diskusi o každé položce,
- Datum a čas pro setkání,
- Vhodná poloha, která pohodlně zajistí všem účastníkům setkání,
- Předběžná práce na schůzi. Bude to zahrnovat veškeré čtení, dokumentaci , data, minuty z předchozí schůzky nebo jakoukoli jinou přípravu, která zajistí úspěšné setkání. Tato příprava by měla být připojena k oznámení o schůzce a pořadu jednání, když je rozdáváte pozvaným účastníkům.
Vedle výše uvedených bodů rozhodnutí by standardní body schůzí setkání měly zahrnovat:
- Prozkoumejte účel schůzky, program a očekávané výstupy a produkt.
- Zkontrolujte zápisy z předchozí schůzky.
- Prověřte pokrok účastníků ohledně závazků a akčních položek učiněných na předchozím setkání.
- Přijímatel nebo vůdce musí přezkoumat závazky účastníků během probíhající schůzky jako poslední bod agendy.
Rozhodněte, kdo se musí účastnit na splnění vašeho schůzky
Jakmile se rozhodnete, že schůzka je nezbytná k dosažení vašeho cíle, musíte vytvořit seznam účastníků.
Ne každý zaměstnanec se může nebo by se měl účastnit každého setkání, ale pozvání správných účastníků zvýší vaši pravděpodobnost úspěchu.
Jak identifikovat účastníky potřebné k dosažení vašeho programu jednání
Určete své účastníky buď jednorázové nebo krátké série setkání nebo pravidelně naplánované nebo probíhající schůzky tím, že se sami sebe zeptáte na otázky, jako jsou následující.
- Kdo musí vlastnit řešení, které skupina vyvíjí?
- Kdo vlastní proces, o němž skupina diskutuje?
- Kdo potřebuje znát informace, které distribuujete?
- Kdo může poskytnout údaje a fakta pro vedení rozhodování?
- Kdo má zkušenosti nebo odborné zkušenosti se skupinou?
- Kdo musí podporovat implementaci řešení nebo úkolů?
- Kdo musí poskytnout povolení nebo zdroje k dosažení výsledku schůzky?
- Kdo by se mohl postavit proti implementaci jakéhokoli řešení nebo směru?
Potřebujete schůzku pro pravidelné schůzky?
Ne každý zasedání potřebuje vlastní program. Většina zaměstnanců má pravidelně naplánované schůzky pro své oddělení nebo pracovní skupiny. Máte také týmy a projekty, na kterých se účastníte.
Průběžný projekt nemusí vyžadovat nově vyvinutý program pro každé setkání, ale váš tým bude dobře sloužit tím, že přijme standardní přístup k vašemu setkání.
Pravidelně naplánované schůzky zaměstnanců jsou rozděleny do tří segmentů, z nichž každá má standardní položky agendy: Informační položky, Akční body a Plánování vpřed.
Součásti schůzky pro pravidelné schůzky
Informační položky
Napište všechny položky programu, které jsou informativní pro každé zasedání. Například manažer aktualizuje skupinu na výsledky zasedání vrcholového vedení.
Akční předměty
Umístěte na pořad jednání všechny položky, které očekáváte, že skupina bude chtít prověřit na každém pravidelně naplánovaném schůzce. Například výkon na rozpočet pro časové období a identifikaci úspor nákladů a neustálých zlepšení, které skupina plánuje dosáhnout.
Plánování vpřed
Umístěte na pořad jednání všechny položky, které chce skupina plánovat nebo připravit předem. Například krátkodobé cíle pro příští měsíc nebo potřeba spolupráce s kolegy při nadcházejících úkolech.
Pokud budete postupovat podle těchto pokynů při rozvíjení schůzky, zvýšíte pravděpodobnost, že vaše schůzka přinese výsledky.
Ukázka schůzky pro pravidelné schůzky
Tuto ukázkovou agendu použijte pro pravidelné schůzky, abyste zajistili, že vaše setkání produkuje požadované výsledky.
- Zahřívání a pozdravy. Zvažte krátkou ledbičku v závislosti na tom, jak často se skupina setká.
- Prozkoumejte účel schůzky, program a očekávané výstupy a produkt.
- Zkontrolujte zápisy z předchozí schůzky.
- Poskytněte příslušné informace oddělení a společnosti, které tým potřebuje.
- Zkontrolujte pokrok týkající se položek akce, akčních plánů a závazků. Prozkoumejte pokrok skupiny v oblasti cílů.
- Diskutujte a rozhodněte o bodech jednání této schůzky.
- Určete další kroky.
- Určete účel, výsledek a program příští schůze.
- Po skončení schůzky by měl příjemce nahlížet závazky přijaté lidmi během schůzky.
- Zjistěte jakoukoli pomoc potřebnou od lidí, kteří nejsou ve skupině, a přiřaďte účastníky ke kontaktu.
- Určete, kdo mimo účastníků schůzky potřebuje vědět, co a rozhodnout, jak budete komunikovat.
- Odesílejte minuty do 24 hodin od konání schůzky nebo okamžitě, pokud si správce bankovky vzal bankovky elektronicky (norma).
Více souvisejících s uspořádáním účinných setkání