Jak rozvíjet efektivní schůzku jednání

Vaše příprava určuje, zda dosáhnete požadovaných výsledků

Agendou schůzek je seznam položek, které účastníci očekávají na setkání. Agenda by měla být předána účastníkům několik dní před schůzí minimálně 24 hodin předem, aby měli účastníci příležitost připravit se na schůzku.

V kombinaci s minutami zasedání je dokumentace, kterou účastníci obdrží po schůzce, programem plán schůzky a hlášené následné kroky pro předchozí setkání.

Když vytvoříte program schůzky, která není pravidelně naplánována, pomohou vám následující kroky. Později v tomto článku uvidíte šablonu agendy pro pravidelné schůzky. Tyto dva typy setkání sdílejí podobné položky agendy, ale nejsou úplně stejné.

Vypracování agendy schůzky

Nejprve zjistěte, zda jsou potřební jiní zaměstnanci, kteří vám pomohou naplánovat schůzku. Poté se rozhodněte, co se vám bude hodit, když uskutečníte schůzku. Stanovte uskutečnitelné cíle pro vaše setkání . Stanovené cíle stanoví rámec pro účinný plán schůzky . Ujistěte se, že jste neplánovali více než je rozumně dosažitelné během časového období vašeho setkání.

Jak řekl Stephen Covey v "Sedmi návycích vysoce efektivních lidí", "Začněte s konečnou platností v mysli." Váš schůzkový cíl určuje zaměření na schůzku, program jednání a účastníky schůzky.

Vytváření agendy vytváří plán pro setkání.

Začínáte s hlavním cílem nebo účelem, které se snažíte uskutečnit tím, že uskutečníte schůzku. Jakmile se rozhodnete pro svůj cíl, musíte určit, zda potřebujete pomoc dalších zaměstnanců k plánování vašeho programu. Pokud ano, vyzvěte je, aby se k vám připojili při přípravě schůzky na schůzku obvykle e-mailem nebo textem, aby nevytvořili potřebu další schůzky.

Rozhodnutí o tom, jak vyvíjíte svůj program jednání

Po stanovení celkového cíle musíte vy nebo váš tým učinit následující rozhodnutí. Kromě účelu nebo cíle setkání se každá z těchto položek objeví v agendě schůzky.

Vedle výše uvedených bodů rozhodnutí by standardní body schůzí setkání měly zahrnovat:

Rozhodněte, kdo se musí účastnit na splnění vašeho schůzky

Jakmile se rozhodnete, že schůzka je nezbytná k dosažení vašeho cíle, musíte vytvořit seznam účastníků.

Ne každý zaměstnanec se může nebo by se měl účastnit každého setkání, ale pozvání správných účastníků zvýší vaši pravděpodobnost úspěchu.

Jak identifikovat účastníky potřebné k dosažení vašeho programu jednání

Určete své účastníky buď jednorázové nebo krátké série setkání nebo pravidelně naplánované nebo probíhající schůzky tím, že se sami sebe zeptáte na otázky, jako jsou následující.

Potřebujete schůzku pro pravidelné schůzky?

Ne každý zasedání potřebuje vlastní program. Většina zaměstnanců má pravidelně naplánované schůzky pro své oddělení nebo pracovní skupiny. Máte také týmy a projekty, na kterých se účastníte.

Průběžný projekt nemusí vyžadovat nově vyvinutý program pro každé setkání, ale váš tým bude dobře sloužit tím, že přijme standardní přístup k vašemu setkání.

Pravidelně naplánované schůzky zaměstnanců jsou rozděleny do tří segmentů, z nichž každá má standardní položky agendy: Informační položky, Akční body a Plánování vpřed.

Součásti schůzky pro pravidelné schůzky

Informační položky

Napište všechny položky programu, které jsou informativní pro každé zasedání. Například manažer aktualizuje skupinu na výsledky zasedání vrcholového vedení.

Akční předměty

Umístěte na pořad jednání všechny položky, které očekáváte, že skupina bude chtít prověřit na každém pravidelně naplánovaném schůzce. Například výkon na rozpočet pro časové období a identifikaci úspor nákladů a neustálých zlepšení, které skupina plánuje dosáhnout.

Plánování vpřed

Umístěte na pořad jednání všechny položky, které chce skupina plánovat nebo připravit předem. Například krátkodobé cíle pro příští měsíc nebo potřeba spolupráce s kolegy při nadcházejících úkolech.

Pokud budete postupovat podle těchto pokynů při rozvíjení schůzky, zvýšíte pravděpodobnost, že vaše schůzka přinese výsledky.

Ukázka schůzky pro pravidelné schůzky

Tuto ukázkovou agendu použijte pro pravidelné schůzky, abyste zajistili, že vaše setkání produkuje požadované výsledky.