Plán projektu je vyvrcholením pečlivého plánování vedoucím projektu . Jedná se o hlavní dokument, který řídí, jak bude projekt spuštěn. Podle Institutu pro řízení projektů je to "formální a schválený dokument používaný k vedení jak realizace projektu, tak kontroly projektu." Je to plán plánů, protože v něm jsou zdokumentovány záměry projektového manažera pro každý klíčový aspekt projektu .
Níže jsou uvedeny kritické prvky, které se nacházejí v mnoha plánech projektů. Organizace mají své procesy a protokoly o tom, co musí být v plánu projektu a obecněji o tom, jak mají být projekty spuštěny, takže všechny tyto plány řízení projektů nebudou mít tyto prvky. Projektoví manažeři by však měli zvážit všechny ve fázi plánování, aby se zabránilo záměně a nucené improvizaci během fáze realizace projektu.
01 Cíle projektu
02 Rozsah projektu
Podobně jako cíle projektu je rozsah stanoven v Listině; projektový manažer by však měl dále upřesnit rozsah plánu projektu. Jedním z nejlepších způsobů, jak definovat, co je v rámci projektu, je definovat, co je mimo rozsah. Například projekt pro automatizaci ručního procesu by vyžadoval definici oboru, kde začíná tento proces a končí, aby vhodně vyloučil úkoly, které jsou mimo rozsah projektu. Tyto informace pomáhají správci projektu definovat, co je v rozsahu.
03 Míry a hlavní dodávky
Klíčová úspěchy pro projekt se nazývají milníky. Klíčové pracovní produkty se nazývají hlavní produkty. Představují velké součásti práce na projektu. Plán projektu by měl tyto položky identifikovat, definovat a stanovit lhůty pro jejich dokončení.
Řekněme, že organizace podniká projekt na vývoj nového softwaru. Takový projekt má jak milníky, tak výstupy. Hlavními výsledky mohou být konečný seznam požadavků na podnikání a seznam funkčních požadavků, které splňují tyto obchodní požadavky. V návaznosti na tyto projekty by mohly být dosaženy milníky konce návrhu, ukončení testování systému, ukončení akceptačních testů uživatele a datum zavedení softwaru. Tyto milníky mají pracovní produkty spojené s nimi, ale jsou více o procesech než o samotných produktech.
Milestone a hlavní splatné lhůty nemusejí být přesné termíny, ale čím přesnější jsou data, tím lépe. Něco s termínem října lze dosáhnout každý den v říjnu od 1. do 31., ale termín 15. října musí být splněn nejpozději do 15. října. Přesná data pomáhají správci projektu vytvořit přesnou strukturu rozpadu prací.
04 Struktura členění práce
Struktura rozpadu prací nebo WBS dekomprimuje milníky a hlavní dodávky projektu do menších kusů, aby mohla být každému z nich přidělena zodpovědnost. Při rozvíjení struktury rozpadu práce zvažuje projektový manažer mnoho faktorů, jako jsou silné a slabé stránky členů projektového týmu, vzájemné závislosti úkolů, dostupné zdroje a celková lhůta pro projekt.
Projektový manažer je nakonec zodpovědný za úspěch projektu, ale nemůže pracovat sám. WBS je nástroj, který projektový manažer používá k zajištění odpovědnosti za projekt, protože řekne sponzorovi projektu, členům projektových týmů a zúčastněným stranám, kteří jsou za to odpovědní. Pokud je projektový manažer znepokojen nějakým úkolem, projektový manažer přesně ví, s kým se setká s touto obavou.
05 Rozpočet
Rozpočet projektu ukazuje, kolik peněz je přiděleno na realizaci projektu. Projektový manažer je zodpovědný za vhodné rozptýlení těchto zdrojů. Pro projekt, který má dodavatele, projektový manažer zajišťuje, že výsledky jsou dokončeny podle smluvních podmínek, přičemž se věnuje zvláštní pozornost kvalitě. Některé rozpočty na projekty odkazují na plán lidských zdrojů.
06 Plán lidských zdrojů
Plán lidských zdrojů ukazuje, jak bude projekt zaměstnán. To je někdy známé jako personální plán. Tento plán definuje, kdo bude v projektovém týmu a jaký časový závazek by měl každý člověk dělat. Při vývoji tohoto plánu vedoucí projektu vyjednává s členy týmu a jejich nadřízenými o tom, kolik času může každý člen týmu věnovat projektu. Pokud jsou pracovníci konzultováni s projektem, ale nejsou součástí projektového týmu, to je také zdokumentováno v personálním plánu. Znovu jsou konzultovány příslušné orgány dohledu.
07 Plán řízení rizik
V projektu se může hodit mnoho věcí. Zatímco každá možná katastrofa nebo drobný škytavka je nepředvídatelná, mnoho může být předpovězeno. V plánu řízení rizik identifikuje projektový manažer rizika pro projekt, pravděpodobnost, že dojde k těmto rizikům, a strategie pro zmírnění těchto rizik. Projektový manažer hledá vstup od sponzora projektu, projektového týmu, zúčastněných stran a interních expertů.
Strategie zmírňování jsou zavedeny pro rizika, která se pravděpodobně vyskytnou nebo s nimi souvisejí vysoké náklady. Rizika, která se pravděpodobně neobjeví a která mají nízké náklady, jsou uvedeny v plánu; však nemusí mít strategie zmírňování.
08 Komunikační plán
Komunikační plán popisuje, jakým způsobem bude projekt předán různému publiku. Stejně jako struktura rozpadu práce přidělí komunikační plán odpovědnost za dokončení každé součásti členu projektu.
Každá zpráva má zamýšlené publikum. Projektoví manažeři zajišťují, že každá zpráva je přizpůsobena konkrétnímu publiku. Komunikační plán pomáhá projektovým manažerům zajistit, aby správné informace dostaly správné lidi ve správný čas.
09 Plán managementu zúčastněných stran
Plán řízení zúčastněných stran určuje, jak budou v projektu využívány zúčastněné strany. Někdy zainteresované strany potřebují pouze informace. To může být řešeno v komunikačním plánu. Je-li od zúčastněných stran zapotřebí více, plán řízení zainteresovaných stran popisuje, jak bude dosaženo.
10 Plán správy změn
Plán správy změn stanoví rámec pro provádění změn v projektu. Projektoví manažeři mají tendenci chtít vyhnout se změnám v projektu; změny jsou však někdy nevyhnutelné. Plán správy změn poskytuje protokoly a postupy pro provádění změn. Pro odpovědnost a transparentnost je zásadní, aby sponzoři projektu, projektoví manažeři a členové projektového týmu dodržovali plán řízení změn.