Stejně jako supervizor, jedním z největších způsobů, jakým projektový manažer podporuje projektový manažer, je prostřednictvím řešení problémů, s nimiž se může vyrovnat pouze někdo, s organizační schopností sponzora projektu.
Když projektoví manažeři narazí na problémy, které mohou řešit pouze sponzoři projektů, je třeba, aby projektové manažery měli co dělat.
Vypouštění všech ostatních možností
Sponzoři projektu mají tendenci být na organizační úrovni, kde většina rozhodnutí je obtížná, protože pokud je rozhodnutí snadné, dělá se na nižší úrovni. Musí učinit tvrdé rozhodnutí rychle, někdy s omezenými informacemi.
Jako manažer projektu je třeba se ujistit, že jste vyčerpali všechny další možnosti řešení vašeho problému před tím, než navštívíte sponzora projektu. Řekněme například, že máte člena projektu, který nesplňuje své závazky. Předtím, než zašlete problém sponzorovi projektu, měli byste se pokusit vyřešit problém jednotlivě s členem projektu. Pokud to nefunguje, měli byste jít na vedoucího týmu. Jakmile tento problém nevyřešíte, můžete problém vyřešit sponzorovi projektu. Vyčerpali jste své možnosti řešení problémů shora dolů.
Nyní může sponzor projektu pracovat na této problematice shora dolů. Sponzor projektu by měl problém vyřešit se svým partnerem a informovat vás o jejich dohodnutém postupu.
Poslední věc, kterou byste chtěli stát, je, aby projektový sponzor přišel s řešením, které jste mohli realizovat bez vašeho vlastního orgánu bez jakékoliv pomoci.
Někdy se to stane. Každý dělá chyby. Naučte se z těchto situací, kdy k nim dojde, a vy budete lepší projektový manažer. Když se příště objeví podobná situace, zvládnete to lépe než dříve.
Být specifický o tom, co potřebujete
Zatímco sponzoři projektu jsou zvyklí pracovat z neúplných informací, projektový manažer by neměl vynechávat relevantní informace. Je důležité, aby sponzor projektu měl kontext pro situaci, která potřebuje jeho pozornost.
Jakmile sponzor projektu má vhodný kontext pro rozhodnutí, musí být konkrétní o tom, co od sponzora potřebujete. Potřebujete směr, jak postupovat? Potřebujete oprávnění k podniknutí určité akce? Potřebujete vyřešit problém? Potřebujete zdroje, které nemůžete získat sami?
Pokud jste nepomysleli přesně to, co potřebujete, můžete se rozhodnout o tom, co potřebujete, ale později zjistíte, že jste se mýlili. Přemýšlejte o problému, než jej přijmete na sponzora, abyste minimalizovali riziko ztráty času na sebe navzájem.
Zaměřte své žádosti
Sponzoři projektu jsou zaneprázdněni. Nespočet záležitostí vytáhne jejich plány, které jim schnou svůj čas.
Pokud projektový manažer skutečně potřebuje čas sponzorského projektu, není to špatná věc nebo vniknutí do času sponzora.
Čas strávený u manažera projektu a sponzora projektu by měl být vysoce produktivní. Zaměřte svou žádost tak, abyste použili jen tolik času vašeho sponzora.
Když se váš sponzor s vámi setká s produktivním one-on-one časem, bude se těšit na vaše schůzky. Lidé na vysoké úrovni organizací často stráví čas na neproduktivních schůzkách, které musí navštěvovat. Účast na produktivní schůzce by mohla být energickou změnou tempa pro vašeho sponzora projektu.