Plánujte, držte lidi zodpovědní, komunikujte a komunikujte
To je pěkná akademická definice, ale co dělají projektoví manažeři?
Jednoduše řečeno, řídí projekty. Možná je to příliš jednoduché, ale to je to, co dělají. V rámci etických hranic dělají vše, co je nezbytné k dosažení cílů projektu.
PMI definuje projekt jako "dočasnou skupinovou aktivitu navrženou tak, aby produkovala jedinečný produkt, službu nebo výsledek." Slovo jedinečné je klíčovým dílem této definice. Každodenní úkoly nezahrnují projekty. Činnosti, které tvoří projekt, již neskončí, jakmile projekt skončí.
Projektoví manažeři organizují prostředky - jako je čas, peníze a lidé - aby úspěšně realizovali projekty. Po dokončení jednoho projektu se projektoví manažeři přestěhují na jiný projekt.
Co projektové manažery dělají
Pokud je úkolem projektového manažera organizovat zdroje pro úspěšné projekty, jak se to děje?
Projektoví manažeři plánují projekty. Sedí spolu se sponzory projektů, aby stanovili cíle projektu. Tyto cíle berou v úvahu a zakládají je v zakládací listině .
Charta projektu je dokument, který formalizuje začátek projektu. Charta projektu popisuje očekávání projektu na vysoké úrovni, jako jsou milníky, rozpočet a časové rámce. Přesné složky projektových listů se liší podle organizace.
Projektový manažer a sponzor projektu diskutují o tom, kdo chtějí v projektovém týmu.
Projektový manažer a sponzor strategií o tom, jak se tito lidé dostanou do projektu. Sponzor projektu by měl mít organizační postavení a vliv na to, aby získal pracovníky na vysoké úrovni k získání personálních zdrojů pro daný projekt.
Tito zaměstnanci nebudou formálně hlásit vedoucí projektu, ale budou odpovědni vedoucímu projektu za splnění zadaných projektových úkolů. To je možná nejtěžší věc, pokud jde o řízení projektů: projektový manažer nemá plnou řídící pravomoc nad členy projektového týmu. Tito lidé mají jiné úkoly a priority mimo projekt. Pokud se vyskytnou osobní problémy, projektoví manažeři se je pokusí zpracovat s členem týmu projektu, ale pokud tyto problémy přetrvávají, může správce projektu jít na správce člena týmu, aby dosáhl řešení.
Jakmile projektový manažer zná své prostředky pro projekt, projektový manažer vypracuje plán projektu a strukturu rozpadu prací nebo WBS. WBS rozděluje milníky projektu na zvládnutelné kusy, které lze přiřadit jedné osobě. Úkol nemusí být vyplněn pouze jednou osobou, ale jedna osoba musí být odpovědná za tento úkol.
Jako projektový manažer rozvíjí WBS, zvažuje, které úkoly jsou navzájem závislé. Sledují úkoly odpovídajícím způsobem. Zohledňuje také silné, slabé stránky a další závazky členů projektového týmu.
Většina práce manažera projektu je komunikace. Ve fázi plánování je projektový manažer a sponzor v neustálé komunikaci. Na setkání kickoff nastaví projektový manažer tón pro celý projekt. Jakmile projekt začne, projektový manažer komunikuje s členy projektového týmu, sponzory projektů a zúčastněnými stranami . Zúčastněné strany mohou být uvnitř i vně organizace. Projektový manažer se pravidelně setkává s týmem projektu a setkává se s jednotlivými členy týmu podle potřeby. Projektový manažer se pravidelně setkává se sponzorem projektu, aby zajistil, že projekt bude pokračovat, jak očekává sponzor projektu.
Jak projekt končí, projektový manažer musí komunikovat, aby se ujistil, že vše dohromady spočívá. Po ukončení projektu manažer projektu dokumentuje a sděluje zkušenosti získané z projektu.
Vládní organizace mají tendenci dát projektovým manažerům, aby používali s velkým úsilím komponenty informačních technologií, jako jsou hlavní upgrady softwaru a aktualizace hardwaru. Projekty menších informačních technologií mají pravděpodobnější formální struktury projektového řízení než menší projekty bez technologických důsledků. Projektoví manažeři pro tyto menší, netechnické projekty mohou být zaměstnanci, kteří nemají školení v řízení projektů a u nichž se očekává, že se v práci budou potýkat.
Mnoho lidí spadá do řízení projektů z toho, že je nuceno se přehnat. Přicházejí z různých druhů pozadí. Zda jsou to policisté , smluvní manažeři, odborníci na kurikulum , důstojníci veřejných informací nebo něco jiného, začínají jako odborníci na předměty, kteří mají organizační schopnosti a končí jako projektoví manažeři. Jakmile získají málo zkušeností a školení, shledají, že se jim podaří řídit projekty. Hledají více příležitostí k řízení projektů, školení ke zlepšení svých dovedností a možná i certifikace, aby získali více důvěryhodnosti a pracovních příležitostí.
Charakteristika projektových manažerů
Mezi úspěšné projektové manažery je několik společných charakteristik. S těmito vlastnostmi jsou projektoví manažeři dobře na cestě k dosažení cílů svých projektů.
Projektoví manažeři musí být důvěryhodní. Aby partneři a členové projektových týmů důvěřovali projektu, půjde dobře, musí důvěřovat projektovému manažerovi. Ať už jde o věci dobře, nebo ne tak dobře, projektový manažer musí být otevřený a upřímný ohledně toho, co se děje s projektem. Tato svůdnost zvyšuje důvěryhodnost projektového manažera. Lidé vědí, že získají spolehlivé informace bez ohledu na to, co se děje v projektu.
Projektoví manažeři mají tendenci být extrovertní. Extroversion je pro projektové manažery dobrá kvalita, protože neustále komunikují. Ať už komunikujete s sponzorem projektu, zúčastněnými stranami nebo členy týmu, musí projektoví manažeři co nejvíce využít příležitostí k šíření a shromažďování informací. Introvertní projektoví manažeři mohou být úspěšní; musí se však vymanit mimo svou komfortní zónu.
Plánování je rozhodující pro úspěšné řízení projektů. Projektoví manažeři musí být plánovači nejen proto, aby vytvořili dobrý plán, ale následovali plán a věděli, kdy se tento plán musí změnit. Projektoví manažeři dodržují plán, dokud již nevyhovují potřebám projektu. Poté provedou změny za letu, aby zajistily splnění cílů projektu. Oznamují změny potřebnému publiku.
Projektoví manažeři nejsou vždy experti v předmětech svých projektů. U větších projektů neexistuje prakticky žádný způsob, jak by projektový manažer mohl být odborníkem na všechny aspekty projektu. To je důvod, proč jsou týmy tak důležité. V boji proti nedostatečnému odbornému znalosti projektového manažera musí být projektoví manažeři orientováni na data. Musí požádat členy týmu, aby jim poskytli ověřitelné údaje, aby dokázaly, že projekty postupují tak, jak by měly. Při rozhodujících rozhodnutích o čase, kvalitě a rozsahu se projektoví manažeři potřebují zjistit, co je třeba udělat.
Protože projektoví manažeři potřebují data, měli by být analytické. Musí být schopni překonat zaujatost a emocí, aby našli relevantní informace a uplatňovali je v rozhodovacím procesu.
Certifikace Projektoví manažeři mohou vydělat
Vzhledem k tomu, že řízení projektů rozkvétalo do své vlastní disciplíny, zvýšila se hodnota certifikace. Ve skutečnosti mnoho zaměstnání ve veřejném i soukromém sektoru ukazuje, že zaměstnavatelé vyžadují nebo dávají přednost novým zaměstnancům, aby byli pověřeni. Lidé s dlouhou pracovní historií v řízení projektů nemusí potřebovat certifikaci, ale ti, kteří jsou noví v tomto směru, je musí sledovat. Jak více lidí vstoupí do oblasti řízení projektů, tím více lidí bude muset rozlišovat sebe jako kompetentní.
V USA je nejčastějším certifikátem pro projektové manažery projektový manažer PMP®, který PMI nabízí. Chcete-li získat pověření PMP®, projektový manažer splňuje požadavky na vzdělávání, zkušenosti a školení. Tyto požadavky lze splnit jedním ze dvou způsobů. Za prvé, projektový manažer musí mít vysokoškolský titul, pět let zkušeností s 7 500 hodinami řízení projektů a 35 hodin příslušného školení. Za druhé, projektový manažer musí mít bakalářský titul, tři roky zkušeností s 4500 hodinami řízení projektů a 35 hodin příslušného školení.
Po splnění těchto požadavků musí manažer projektu požádat o PMI a provést zkoušku. Tato zkouška je založená na Knowledge Management Body nebo PMBOK®.
PMI nabízí celkem devět certifikací pro řízení projektů. PMP® a snadnější získání certifikovaného spolupracovníka v projektovém řízení nebo CAPM® jsou dvěma obecnými certifikacemi společnosti PMI. Jejich dalších sedm certifikací se zabývá specifickými aspekty řízení projektů - například analýzou podnikání, plánováním a řízením rizik - nebo metodami řízení konkrétních projektů, jako jsou Agile a OPM3.
Platy Projektové manažery vydělat
Stejně jako u téměř jakékoliv práce, která existuje jak ve veřejném, tak v soukromém sektoru, mohou ti, kteří pracují pro vládu, očekávat, že vydělávají o něco méně, než jejich protějšky v soukromém sektoru. Vláda má tendenci mít lépe výhodné balíčky než soukromé společnosti.
Projektoví manažeři brzy ve své kariéře dělají méně než ti, kteří mají více zkušeností. Protože projektoví manažeři získávají zkušenosti, mohou přikázat vyšší platy.