Když projektové týmy dobře fungují , mohou hodně udělat. Pokud projektový manažer má dobrý projektový plán a členové týmu ochotni spolupracovat, věci mají tendenci běžet hladce. Potřebné zdroje jsou získány, lhůty jsou splněny a kvalita je přinejmenším přijatelná.
Pokud členové týmu neplní dohodnuté normy a standardy, je ohrožena časová osa, kvalita a rozpočet projektu. Špatný výkon projektů se čas od času děje. Pokud tomu tak je, projektoví manažeři se s ním musí vypořádat rychle a efektivně, aby minimalizovali škody, které přinášejí projektu. Neadresný špatný výkon nezmizí sám.
Je důležité postupovat podle pokynů, které jsou prezentovány, dokud nebude vyřešen problém s výkonem. Jakmile se výkon zlepší, správce projektů již nemusí postupovat podle těchto kroků. Pokud problém nastane znovu, správce projektu se může rozhodnout, že zahájí kroky nebo vyzvedne, kde přestal. Projektový manažer musí použít odborný úsudek, aby rozhodl, jaký postup má podniknout. Může být nutné poradit se sponzorem projektu .
01 Vyřešte problém přímo s členem týmu
Někdy lidé nevědí, že se chovají špatně a potřebují být informováni. Většina lidí je ochotna opravit skutečné problémy, když jsou známy. Nechtěli byste vědět, jestli jste nehodnotili očekávání kolegy?
Přijďte k dohodě o tom, jak budete vy dva pokračovat. Oba vás možná budou muset učinit závazky ohledně toho, jak se budete chovat v budoucnu. Například, budete možná muset být přesnější při sdělování toho, co očekáváte, a člen týmu může potřebovat klást objasňující otázky, když nechápe, co se očekává. Tím, že změníte své chování, prosazujete dobrou vůli od člena týmu k vám.
02 Dejte členovi týmu šanci na správné chování
Jakmile člen týmu uvědomí své chování, poskytněte mu možnost opravit. Při postupu s projektem se podívejte na způsob, jak nastavit člena týmu na úspěch. Například pokud jste diskutovali o chybějících termínech člena týmu, zkontrolujte se s členem týmu ještě před jeho dalším termínem, abyste zjistili, jestli je možné něco udělat, abyste mu pomohli učinit další termín.
03 Zvyšte problém vedoucímu týmu člena týmu
Pokud se pokusíte vyřešit problém mezi vámi dvěma, nevyřešíte, dalším krokem je eskalace problému nadřízenému člena týmu. Když se dostanete k nadřízené, vysvětlete problém s výkonem a načrtněte kroky, které jste podnikli při jeho vyřešení. Pokud jste se dobrovolně snažili vyřídit situaci sami, většina školitelů bude ochotna vám pomoci.
04 Opět dáte členovi týmu šanci na správné chování
Poté, co jste vedoucího týmu věnovali pozornost problému, musíte nyní dát členovi týmu další šanci opravit své chování.
V bodech tohoto procesu korekce chování můžete být pokoušeni opakovat kroky. Například, možná budete chtít podat problém členu týmu podruhé předtím, než půjde k jeho nadřízenému. Občas je to rozumný postup. Jinak jste pouze prodloužili špatný výkon. Každá situace je odlišná, takže použijete svůj názor a případnou radu od sponzora projektu nebo od svého šéfa.
05 Escalate issue na sponzora projektu
Pokud se špatná výkonnost stále ještě děje, máte strach. Dali jste členovi týmu příležitost k nápravě chování a on je zlikvidoval. Udělali jste vše, co můžete, abyste problém vyřešili zdola nahoru, ale teď je čas přivést těžkého hittera, aby ho opravil zhora dolů.
Stejně jako když jste vynesli problém vedoucímu týmu, uveďte veškeré relevantní informace pro zadavatele. Přejděte na schůzku se sponzorem projektu, abyste věděli, co chcete. Pokud chcete, aby některý z partnerů sponzora poradil člena týmu, řekněte to. Pokud chcete, aby byl člen týmu nahrazen někým jiným, řekněte to. Sponzor je zde, aby vás podpořil a poskytl vám, co potřebujete, aby byl projekt úspěšný. Informujte sponzora projektu, co potřebujete.
Existuje malá šance, že problém nelze vyřešit pomocí zásahu sponzora projektu. V takovém případě požádejte sponzora, aby vyřešil daný problém. Jakmile sponzor souhlasí s řešením problému, nechte jej nebo jej vyřešit. Sponzor však nemůže vyřešit, jestliže sponzor neupozorníte, když problém je stále problémem.