Nejdůležitější úlohou Listiny projektů je přesně stanovit, co projekt dosáhne. Podívejme se na to, co je v tomto základním dokumentu projektu.
Co se děje do projektové charty?
První část Charty projektů bude obsahovat název projektu, jména sponzora a projektového manažera a datum přípravy dokumentu.
Pak se dostanete do masa dokumentu.
Hlavní části Charty projektů jsou následující.
Účel projektu: To vysvětluje, proč je projekt chtěl. Můžete se seznámit s obchodním případem nebo smlouvou, která vede tento projekt, nebo prostě vysvětlit, proč je důležité dělat tuto práci.
Popis projektu: Vysvětlete v této části, co projekt dosáhne. Měli byste zahrnout podrobnosti o položkách, které budou postaveny, nebo o službách, které budou dodány.
Rozpočet: V tomto okamžiku nemusí mít všechny podrobnosti o úkolech projektu, takže nemůžete dát dohromady úplný a podrobný rozpočet projektu . Všimněte si jakýchkoli rozpočtových omezení nebo vysokého počátečního rozsahu výdajů, které očekáváte.
Rizika: Všechny projekty mají rizika. Tato část Charty projektů tvoří první verzi vašeho protokolu o riziku projektu. Dokumentujte všechna rizika, o kterých znáte, abyste vedoucí tým viděli, co by mohlo ovlivnit projekt v budoucnu.
Míľniky: Pokud znáte mezníky na vysoké úrovni, zahrnout je do Charty projektů v této části. Můžete je přenést do grafu Ganttů později, až přijdeš dohromady podrobnější plán. V tuto chvíli právě hledáte datum odchodu z domova nebo něco specifikovaného ve smlouvách, se kterými pracujete.
Cíle projektu: Toto je opravdu důležitá část, ale může být těžké dát dohromady. Snažíte se odpovědět na otázku: "Jak budeme vědět, kdy skončíme?" Zapsat, co očekáváte od projektu a jak budete vědět, jestli se tam dostanete. Například v projektu spuštění systému časového záznamu pro všechny oddělení by mohl být cíl: "Všechny týmy budou používat systém časového rozvrhu do konce roku." Také si uvědomte, kdo bude zodpovědný za že jste dosáhli tohoto cíle. Tím se zabrání problémům na konci projektu, kdy najednou nikdo není připraven podepsat práci jako úplnou.
Úroveň projektového manažera Úrovně: Pokud to není opravdu jasné a zdokumentováno někde jinde, stojí za to zahrnout část Charty o tom, co můžete dělat, aniž byste získali další podpis od někoho vyššího. To se obecně týká úrovně tolerancí, které byly stanoveny pro rozpočet a časové lhůty, a vyjádří se takto: "Projektový manažer má 10% toleranci na rozpočet a 5% toleranci podle plánu. Jakákoli odchylka nad těmito schválenými limity musí být sponzorem projektu podepsána. "Tuto část můžete rozšířit tak, aby specifikovala, jaká má autorita projektového manažera vůbec nějakou oprávnění ohledně náboru a vypouštění zaměstnanců z projektového týmu .
Schválení charty projektu
Závěrečná část Listiny projektů je sekce schválení. Projektový manažer a sponzor projektu (nebo osoba, která zahájí práci, pokud má být ještě jmenován dlouhodobý sponzor) by měl dokument podepsat a datovat. Dnes je pravděpodobné, že to bude přes e-mail, takže si v kopii oprávnění k e-mailu ve svých souborech projektu nechte pro případ, že je budete muset vrátit zpět.