Tento formát je jen návod. Varianty a úpravy jsou běžné. Chcete si stáhnout tento vzorek bez grafiky? Klikněte zde na položku Stáhnout ukázky nebo v níže uvedené nabídce.
Komponenty plné blokové obchodní dopisy
Adresa pro vrácení: Pokud má vaše kancelář hlavičkový papír, přeskočte toto. V opačném případě zadejte své jméno, adresu a případně telefonní číslo. V těchto dnech je běžné také zahrnout e-mailovou adresu.
Datum: Zadejte datum vašeho dopisu dva až šest řádků pod hlavičkou. Tři jsou standardní. Pokud není hlavičkový papír, zadejte jej tam, kde je zobrazen.
Referenční čára: Pokud příjemce výslovně požádá o informace, například o referenci práce nebo číslo faktury, zadejte ji jedním nebo dvěma řádky bezprostředně pod datem (2). Pokud odpovídáte na dopis, přečtěte si jej zde. Například:
- Re: Job # 625-01
- Re: Váš dopis ze dne 1/1 / 200x.
Speciální poštovní notace: Pokud je to vhodné, zadejte všechny velká písmena.
Příklady zahrnují:
- SPECIÁLNÍ DODÁNÍ
- CERTIFIKOVANÁ POŠTA
- LETECKÁ POŠTA
Označení při příjezdu: Pokud je to vhodné, zadejte všechny velká písmena. Možná budete chtít zahrnout notaci do soukromé korespondence, jako je rezignační dopis. Zadejte na obálce to samé. Příklady jsou:
- OSOBNÍ
- DŮVĚRNÉ
Adresa uvnitř: Zadejte jméno a adresu osoby a / nebo společnosti, jíž posíláte dopis, tři až osm řádků pod poslední zadanou složkou.
Čtyři řady jsou standardní. Pokud zadáte řádek upozornění, přeskočte zde jméno osoby. Udělte totéž na obálce.
Řádek upozornění: Zadejte jméno osoby, na kterou posíláte dopis. Pokud zadáte jméno osoby do adresy Inside Address, přeskočte toto. Udělte totéž na obálce.
Salutation: Zde zadejte jméno příjemce. Zadejte pane nebo paní [příjmení], abyste projevili úctu, ale nehledejte pravopis nebo pohlaví. Některé společné pozdravy jsou:
- Dámy:
- Pánové:
- Vážený pane:
- Drahý pane nebo paní:
- Vážený [Celé jméno]:
- Pro koho to může být:
Subject Line: Zadejte podstata vašeho dopisu všemi velkými písmeny, ať už vlevo nebo středem. Buďte stručný na jednom řádku. Pokud zadáte referenční čáru, zvažte, zda skutečně tuto linku potřebujete. Zatímco to není opravdu nutné pro většinu dopisů týkajících se zaměstnání, příklady jsou níže.
- PŘEDMĚT: ODESLÁNÍ
- REFERENČNÍ LIST
- DOPORUČENÍ ÚLOHY
Tělo: Zadejte dvě mezery mezi věty. Držte to krátce a do bodu.
Bezplatná uzavření : Co tu píšete, závisí na tónu a stupni formality. Například:
- S úctou k vašemu (velmi formální)
- S pozdravem (typické, méně formální)
- Velmi skutečně vaše (zdvořilé, neutrální)
- Cordially yours (přátelský, neformální)
Blok podpisu: Nechte čtyři prázdné řádky po ukončení Kompletní uzavření, abyste podepsali své jméno.
Přihlaste své jméno přesně podle svého podpisu. Titul je volitelný v závislosti na významu a stupni formality. Příklady jsou:
- John Doe, manažer
- P. Smith
Ředitel, technická podpora - RT Jones - Sr. terénní inženýr
Identifikační iniciály: Pokud vám někdo napsal dopis, obvykle by měl zahrnovat tři z vašich iniciál ve všech velkých písmenách, pak dva z nich se všemi malými písmeny. Pokud jste zadali vlastní dopis, jednoduše ho přeskočte, protože vaše jméno je již v podpisovém bloku. Společné styly jsou níže.
- JAD / cm
- JAD: cm
- clm
Označení skříně: Tento řádek sděluje čtenáři, že se v obálce podívá více. Zadejte singulár pouze pro jednu skříň, více pro více. Pokud nic nepřikročíte, přeskočte to. Společné styly jsou níže.
- Ohrada
- Přílohy: 3
- Krabičky (3)
cc: Stojany pro zdvořilostní kopie (dříve kopie). Uveďte jména lidí, kterým distribuujete kopie, v abecedním pořadí. Pokud adresy budou užitečné pro příjemce dopisu, zahrnout je. Pokud svůj dopis nikomu nekopírujete, přeskočte jej.
Obecné tipy
- Nahraďte text v závorkách [] s označenou komponentou. Nezadávejte konzoly.
- Pokuste se zachovat vaše dopisy na jednu stránku, ale pokud budete potřebovat další stránky, podívejte se na stranu 2 tohoto vzorku.
- Kolik prázdných řádků přidáte mezi řádky, které vyžadují více než jedno, závisí na tom, kolik místa je na stránce k dispozici.
- Totéž platí pro okraje. Jeden a půl palce (108 bodů) pro krátké písmena a jeden palec (72 bodů) pro delší písmena jsou standardní. Pokud je hlavičkový papír, jeho poloha určuje horní okraj na straně 1.
- Pokud nezadáte jeden z více formálních komponent, nenechávejte jim místo. Pokud například nezadáte referenční čáru, speciální poštovní notace a notace při příjezdu, zadejte do adresy Inside adresu čtyři řádky pod datem.