nebo špatný. Zde jsou některé tipy, které byste měli dodržovat při používání telefonu v práci:
- Nejprve přehněte
Jinými slovy, vaše ústa by neměla být obsazena při volání nebo telefonování. Chtěli byste být schopni jasně mluvit a to není možné, pokud žvýkáte nebo polyknete. - Jméno a hodnocení prosím
Po přijetí hovoru v práci byste měli identifikovat sebe a vaši společnost a oddělení, je-li to možné. Pokud byl volající převeden na vás z hlavní linky společnosti, můžete uvést pouze vaše jméno a oddělení. Osoba, která zpočátku odpověděla na výzvu, nejspíše uvedla název společnosti. Když jste volajícím, identifikujte se stejným způsobem, než se ptáte na osobu, kterou se snažíte oslovit. - Způsoby skutečně dělají záležitost
Vždy být zdvořilý bez ohledu na to, kdo je na druhém konci linky. Ať už mluvíte s recepčním nebo předsedou společnosti, nikdy nezapomeňte prosím a poděkujte. Kromě toho, že každý si zaslouží respekt , může osoba, která odpoví na vaše volání, se ujistit, že se s ním náležitě zabývá.
- Zaměření: Zatímco my všichni rádi můžeme (nebo se pokoušet) zdržet jiných věcí, když jste na volání. Měli byste člověku, kterému mluvíte, dát svou neomezenou pozornost. Váš e-mail, sociální média a hry mohou čekat.
- Nyní Hold On
Především byste se měli vyvarovat všech ostatních konverzací, když jste v telefonu. Realita se někdy dostává do cesty. Možná budete muset mluvit s někým, kdo přijde do vaší kanceláře nebo skříně nebo vyzvednout další hovor. Omluvte se a pak omezte svou další konverzaci na několik sekund. Nenechávejte někoho, kdo čeká neustálé čekání. Pokud se nemůžete rychle postarat o druhou záležitost, ale musíte ji okamžitě vyřídit, místo toho, abyste uvedli osobu, s níž jste se mluvili, požádejte, jestli můžete zavolat zpět v době, která je pro ni vhodná.
- Nedovolte, aby se volající v systému stal ztraceným
Jsou chvíle, kdy nebudete moci pomáhat osobě na druhém konci linky a bude muset převést ho někomu, kdo může. Když to uděláte, ujistěte se, že ví, komu přenášíte hovor a proč. Nechte jej vědět, co dělat, pokud volání neprojde, nebo pokud osoba, do které ho posíláte, není tam nebo nemůže pomoci. - Mějte zprávy krátké a sladké
Když necháte někdo hlasovou zprávu, promluvte pomalu a jasně, zvláště když uveďte své jméno a telefonní číslo. Příliš mnoho lidí opouští velmi dlouhé a neklidné zprávy pouze proto, aby na konci konečně zmáčkli své jména a čísla, což příjemci nedokáže vrátit hovor. - Jednou stačilo
Pokud opustíte zprávu a osoba, pro kterou jste odešla, se k vám okamžitě nevrátí, může to být proto, že v tuto chvíli nemůže. Není třeba volat znovu a znovu. Pokud se jedná o naléhavou záležitost, můžete zkusit znovu zavolat druhý den nebo pokračovat v e - mailu s tím, že jste také nechali hlasovou schránku. - Poslouchejte první
Před návratem telefonního hovoru poslouchejte hlasovou schránku, kterou jste obdrželi v plném rozsahu. Můžete se dozvědět, že není třeba dokonce zavolat zpět (wow, co šetří čas) nebo že se nejprve musíte postarat o něco. Například volající může potřebovat informace, které můžete mít po návratu k ní.