Když je multitasking méně produktivní, zkuste to
Měl jsem rád multitasking.
Myslel jsem, že to bude mější produktivnější a přiměje mi to vypadat nadlidsky, dělat trochu tohle a trochu to všechno ve stejnou dobu, ale výsledky ukázaly jinak: Nikdy jsem nic nedělal na konci dne a byl často frustrovaný.
Výzkum Stanfordské univerzity také ukázal, že se mýlím. Forbes nese příběh o studiu v univerzitě v Londýně, který ukazuje nejen to, že multitasking vás činí méně produktivní, ale dokonce vás činí hloupým!
Pak jsem narazil na metodu GTD. Znělo to úžasné a já jsem přišel s jeho zjednodušenou verzí, abych mi pomohla být produktivnější a šťastnější v práci.
Tady je to, jak to dělám.
01 1. Mysli na to
Může to být všechno od podpisu obchodní smlouvy k organizaci charitativní kampaně. Nebo to může být výlet zaměstnanců společnosti, jako v mém případě.
Věděla jsem přesně, co chci dosáhnout, takže to byl můj cíl. Nebylo třeba se obávat, jak se tam dostat, protože jsem věděla, že podrobnosti budu později zaplnit.
02 2. Vyprázdněte
Stejně jako David Allen řekl, vaše mysl je pro mít nápady, ne držet je.
Teď jste udělali nejjednodušší část, pojďme se posunout k dalšímu kroku: vydejte všechny své myšlenky z hlavy.
Věděla jsem, že většina našich zaměstnanců by chtěla navštívit Japonsko, přivézt své rodiny a přátele, vidět krásné javorové listy na podzim, vyzkoušet slavný Sanuki udon apod. A věděla jsem, že musím najít rozumnou cestovní kancelář, která mi pomůže.
Můžete použít pero nebo notebook pro psaní nápadů dolů nebo je můžete zapsat do textového editoru, Notepadu nebo Dokumentů Google. Nebo udělejte to, co jsem udělal, pomocí jednoduchého poznámkového portálu a mobilní aplikace, jako je Evernote.
Pěkná věc o této bezplatnou aplikaci je, že kdykoli k vám přichází myšlenka, můžete ji okamžitě přidat do svých poznámek, protože je k dispozici na všech vašich zařízeních. Tímto způsobem máte menší pravděpodobnost, že ztratíte důležitý detail, například (na mém projektu), zda někteří zaměstnanci byli vegetariáni nebo měli alergie.
03 3. Přestávka
Dále vložte své nápady tam, kde patří do příslušných kategorií, a přetáhněte je do akcí.
Přesuňte se od úkolu při přijímání poznámek k něčemu, co vám to pomůže. Nástroje pro správu úkolů, zejména ty, které mají neomezené množství a úrovně úkolů, jako je Quire, budou nyní užitečné.
Když jsem se podíval na mé poznámky, které byly jak chaotické, tak i ošklivé, sestavil jsem seznam úkolů, jako je "itinerář" s dceřinými (nebo dětskými) úkoly, včetně "co mají navštívit, co mají jíst a co nakupovat v projektu, který jsem nazval "výlet personálu 2015".
Zatímco jste na něm, můžete přidávat specifické údaje, jako je termín splatnosti a značky pro vaše úkoly, jako je například 'Urgent' nebo 'Později'. To vám pomůže připomenout, co byste měli udělat nejprve. Můžete také kdykoli změnit jejich uspořádání, pokud se jejich priorita změní.
04 4. Udělejte to
Konečně je čas se dostat ke specifikám.
To je pravděpodobně nejvíce časově náročný krok, kdy budete muset projednat, získat pomoc a dokončit každou úlohu předtím, než dorazíte na místo určení - v mém případě letiště Narita, ve vašem případě při ukončení jakéhokoli projektu, na kterém pracujete .
Například měsíce před přistáním na letišti Narita jsme museli nejprve projednat trasu mezi námi. Zlomil jsem to ve třetím kroku a pak jsem musel hledat špičkové cestovní kanceláře, znovu diskutovat o tom, s kým spolupracovat, kontaktovat agenturu a tak dále.
Naštěstí jsem se mohl přiblížit určitému úkolu nebo filtru podle termínu a značku, abych zůstal soustředěný pomocí nástrojů pro správu úkolů, takže jsem se necítil tlakem nebo ohromen.
Takže, tady jsem, dokončil tento příspěvek s mým televizním vysílačem, iTunes se zavřel a mé ústa zavřený, zatímco jsem se cítil dobře a hrdý na sebe. Můžeš být taky.