V tomto článku zkoumáme výzvy špatně výkonných projektových týmů, stejně jako přístupy, které špičkoví vedoucí týmů a projektoví manažeři používají k tomu, aby se přestěhovali za Tuckmanovým formováním a bouřícími fázemi na takové, které kladou důraz na výkon.
Spravedlivé varování: neexistuje žádný kouzelný seznam " udělejte tyto věci a objeví se skvělý tým. "Je to tvrdá práce, která vyžaduje uplatnění jak vědy, které stojí za skupinovou výkonností, tak umění vedoucího ostatních.
Pět obyčejných chyb projektových týmů, které bojují
Trávit čas pozorováním a pracováním s projektovými týmy, které se potýkají, a všimnete si mnoha oblastí, kde se komunikace rozpadá a výkon trpí. Skočte pod povrchem při hledání základních příčin nedostatečné výkonnosti a tyto pět běžných otázek se vždy objevuje.
1. Neexistuje žádný jasný a galvanizační účel . Účastníci týmu si neuvědomují důležitost projektu a jeho spojení se zákazníkem nebo organizací. Chcete-li projektovat členy týmu, je to "jen další projekt".
2. Zákazník nemá místo u stolu. Nedostatek jasnosti kolem zákazníka má za následek mlhavé projektové prostředí, v němž členové týmu vyklouznou a proplouvají se všemi, od požadavků po načasování a náklady.
3. Projektový management je přítomen, avšak vedení projektu chybí v akci. Hodnoty jsou nejasné nebo neexistují. Odpovědnost a odpovědnost nejsou dobře zavedeny. Nástroje a šablony jsou tam, ale měkké dovednosti se nikde nenacházejí.
4. Špatně definované a nejasné role. Výkon trpí, když lidé nerozumí vlastním rolím nebo rolím, které hrají členové týmu.
5. Příliš mnoho projektů chtělo příliš málo zdrojů. V dnešních organizacích typu maticového managementu jsou členové týmu často rozděleni do několika iniciativ. Když se projekty rozmnožují jako králíci, rozmnožují se, obtěžovaní členové týmu se snaží soustředit se a dělat svou nejlepší práci.
Osm kroků, které musíte podniknout, abyste vytvořili vysoce výkonný projektový tým:
Zatímco by bylo hezké věřit, že existuje jednoduchý kontrolní seznam, který je třeba dodržet při budování vysoce výkonného týmu, život, projekty a lidé nejsou tak snadné. Níže uvedené návrhy jsou více "minimálními podmínkami pro úspěch" než "dělají to a všechno bude fungovat". Pamatujte si, že budování skvělých týmů je kombinací vědy o lidské psychologii a neurovědy a umění vedení. Využijte myšlenky v dobrém zdravotním stavu jako základ pro váš vysoce výkonný vývoj týmů!
1. Otočte projekt do epického hledání! Vezměte lekci managementu ze světa videohry a ujistěte se, že členové týmu jsou velmi povědomí o povaze svého poslání a jeho významu pro zákazníka (zákazníky), pro organizaci a pro jejich rozvoj jako profesionálové. Každý projekt by měl být chápán členy týmu jako příležitost k vyrovnání tím, že aplikuje své dovednosti a rozvíjí a učí nové dovednosti.
S kreativitou lze i ty nejmenší iniciativy umístit jako součást většího hledání.
2. Rozpoznat a využívat model SCARF ze světa neurovědy. Tato zkratka znamená: stav, jistotu, autonomii, příbuznost a spravedlnost. Vše o struktuře a řízení týmu musí posílit tyto kritické osobní problémy pro každého člena týmu. Efektivní vedoucí projektu věnuje pozornost těmto atributům a strukturuje své chování tak, aby posílilo pozitiva každého jednotlivce v projektovém týmu.
3. Vezměte si důležitou lekci z výzkumu vedoucího v nebezpečných situacích . Členové týmu musí věřit, že vedoucí týmu se stará o každého člena týmu a je kriticky zaměřen na zajištění jejich bezpečnosti a úspěchu. Jako vedoucí týmu se zeptat a odpověděte: " Proč můj člen týmu důvěřuje v to, abych je vedl k bezpečnosti a úspěchu?" A pak definujte chování, které musíte každodenně předvést, abyste posílili svůj závazek vůči nim.
4. Ujistěte se, že zákazník je přítomen od prvního dne a na každém dalším zasedání . Projekt nelze spustit, pokud je pohled na zákazníka nejasný. Ať už se vaše iniciativa zaměřuje na velmi specifické publikum nebo obecnější soubor cílových skupin, existují techniky, které můžete použít k vytvoření jasnosti. Pro nové iniciativy pro vývoj produktů zaměřené na zachycení nových zákazníků vytvořte pro každý typ detailní zákaznické osoby. Pro rozsáhlé stavební nebo rozvojové úsilí zajistěte, aby byl zástupce zákazníka součástí projektu a schvalování. V situacích, kdy zákazník nemůže být fyzicky přítomen, některé týmy vytvářejí proxy - výřez nebo vycpaný zvíře - který je umístěn na každém setkání. Skupina se musí zeptat a pokoušet se odpovědět na každé rozhodnutí: "Co zákazník řekne k tomuto problému?".
5. Nechte své členy týmu definovat roli charty. Všichni v týmu by se měli zeptat a odpovědět: " Na konci tohoto projektu co mám členové týmu říci, že jsem udělal?" Sdílejte a diskutujte a definujte popis role, který odpovídá odpovědi.
6. Učte svůj tým těmto dvěma kritickým dovednostem: jak mluvit a jak se rozhodnout . Na začátku procesu utváření týmů nastavte očekávání pro mezilidskou komunikaci a zajistěte, abyste posílili zodpovědnost. U skupinových nastavení učíte tým, aby prozkoumal problémy pomocí usnadňujících přístupů, které soustředí šedou látku skupiny na jedno téma najednou. Naučte je analyzovat emoce, rizika, nápady a informace a řešit je každý zvlášť, než se ponoří do úsudku. Pro rozhodování pomáhají týmy porozumět každému velkému výběru z více hledisek (rámců) a naučit je vyhodnotit více možností pro každé rozhodnutí. Tyto dovednosti nejsou vyučovány v programech řízení projektů a nejsou vyžadovány jako součást odborné certifikace, přesto jsou nezbytné pro pomoc týmu, aby se naučil spolupracovat.
7. Koučování týmu. Koučování je výkonný nástroj pro podporu výkonu týmu a je často nedostatečně využit. Pro tuto roli můžete použít externí nebo interní zdroje, ačkoli trenér musí být objektivní outsider schopný pozorovat a nabízet upřímnou zpětnou vazbu ohledně výkonu a efektivity týmu. Kouč je neocenitelným zdrojem, který napomáhá sledování a identifikaci poruch v diskusních a rozhodovacích procesech uvedených v čísle šest. Využívejte trenéra k tomu, aby zpochybnil předpoklady a byl na pozoru před různými skupinovými předsudky, včetně skupinového názoru.
8. Bojujte tvrdě o čas a pozornost vašich členů týmu. Velcí projektoví lídři tvrdě pracují ve prospěch svých členů, aby se ujistili, že mají schopnost soustředit se a dělat svou nejlepší práci. Jako vedoucí projektu to znamená, že se budete muset angažovat v organizační politice s dalšími projektovými a funkčními vůdci a vyjednávat jménem vašich členů týmu. Vaše obhajoba a vaše schopnost nabídnout reciproční podporu ostatním vedoucím projektů pro jejich vlastní potřeby se projeví kriticky v krátkodobém výkonu týmu a vašem dlouhodobém úspěchu.
Spodní řádek pro nyní:
Pokud necháte výkonnost projektového týmu náhodou, je nepravděpodobné, že se objeví vysoký výkon. Vzhledem k významu projektů na našem pracovišti mají všichni z manažerů schvalování a sponzorování projektů vedoucím týmu, projektovým manažerům a členům týmu zájem o výsledky. Pracujte z pozice svého vedoucího projektu nebo člena týmu, abyste zajistili přítomnost nástrojů a nápadů uvedených výše a vaše šance na vytvoření vysoce výkonného týmu se výrazně zlepšily.