Udržujte projekt v pohybu
Podíváme se také na některé nástroje pro správu změn, které můžete použít, a na to, jak funguje správa rozsahu projektu.
Než budeme dokonce mluvit o procesech nebo nástrojích, chtěl bych diskutovat o vašem výhledu ke změně.
Přijmout změny
Změny se mohou stát kdykoliv v životním cyklu řízení projektů .
Nejjednodušší způsob, jak řídit změny na projektech méně bolesti hlavy, je vědět, že se to stane a plánovat.
Vytvoření strategií, které by mohly řešit změny dříve, než se stane, je nejrychlejším způsobem, jak dostat každého na palubu s tím, co se bude lišit.
Definovaný, strukturovaný proces řízení změn je nejlepším místem pro zahájení. Je to vaše playbook pro to, co se stane, pokud někdo navrhne, že projekt by měl dělat něco jiného, než je to, co je v současné době naplánováno, a dobrý způsob, jak se vyhnout projektu selhání.
Proces správy změn
Proces řízení změn vypadá takto:
- Obdržíte informace o změně
- Vyhodnoťte změnu včetně plánování toho, kolik práce bude
- Připravte si doporučení, zda stojí za to jít.
- Poté získáte od sponzora projektu rozhodnutí o tom, zda byste změnu měli zapracovat nebo ne.
Podívejme se na každý z těchto kroků postupně.
Získejte informace o změně
Dostanete žádost o změnu projektu. Informace můžete přijímat stovkami různých způsobů: na schůzce, na e-mailu, na telefonu, na chodbě, když večer vyrazíte z kanceláře. V ideálním případě získáte informace o formuláři žádosti o změnu, ale měli byste vědět, že v reálném životě si mnoho důležitých zúčastněných stran myslí, že dokončení tohoto druhu papírování je úkolem projektového manažera. A ve vaší společnosti by to mohlo být.
Použijte šablonu žádosti o změnu projektu (více za minutu), abyste zachytili všechny podrobnosti o žádosti, i když neformálně přijíždí s vámi. Pak spusťte formulář kolem iniciátoru, abyste věděli, že jste přesně odráželi to, co chtějí.
Nezapomeňte, že změny by se mohly týkat i vyřešení problému. Ne vždy předpokládejme, že změny se budou týkat uvedení práce. Proces je stejný bez ohledu na to, zda zvyšujete nebo snižujete rozsah projektu.
Vyhodnotit změnu změny
Podívejte se podrobně na žádost o změnu. Budete hodnotit dopad na:
- Plán
- Dokumentace
- Dosavadní práce a stále ještě práce
- Rozpočet
- Opatření v oblasti kvality
- Rozsah
- Dostupnost zdrojů.
Změna softwaru může být odhadnuta například na 5 dní.
To by neznamenalo pouze přidání 5 dnů do rozvrhu, protože by to posunulo jiný úkol a přesunul ho v časovém rámci, kdy je klíčový zdroj na dovolené. Tento úkol by také musel být přesunut, takže celková tato změna by přidala 8 dnů do rozvrhu. Stálo by to stát $ 5k a další 8 dní nás tlačí do dalšího měsíce s dodavatelskou smlouvou, takže existují i náklady, které bychom tam měli zvážit. Kvalita zůstává stejná, ale rozsah změn začlení novou změnu. Veškerá příslušná dokumentace by měla být aktualizována včetně již zavedeného plánu projektu a příruček pro výcvik.
Jak můžete vidět, jednoduchá změna na 5 dní může mít rozsáhlé účinky. Je důležité, abyste o nich věděli, než se rozhodnete, zda se změna provede nebo ne, protože úplný obrázek může změnit výsledek.
Příprava a předložení doporučení
Nyní znáte plný dopad změny, kterou můžete provést s doporučením, zda stojí za to.
V některých případech to nebude, protože vnímaná výhoda bude nižší než náklady. V ostatních případech by tam mohlo být dostatečné prospěch, aby se kompenzovaly náklady na další práci. V dalších případech můžete zjistit, že změna bude mít negativní vliv na cenu, nicméně s tím nemůžete dělat nic, protože jde o regulační problém nebo problém s dodržováním předpisů nebo z nějakého jiného vnitřního důvodu, jako je organizační restrukturalizace.
Získejte rozhodnutí
U malých změn, které spadají do vašeho autorizačního limitu, můžete rozhodnout o tom, zda změnu přijmout, nebo ne sami (s tím správným vstupem týmu). Cokoliv většího by měl schválit sponzor projektu nebo projektová rada.
Nezapomeňte se vrátit a informovat někoho, jestli byla jejich změna zamítnuta. Chcete se vyvarovat obtěžování vašich zúčastněných stran v projektech, pokud je to možné!
Nástroje pro správu změn
Existuje několik nástrojů pro správu změn, které můžete použít k usnadnění a zefektivnění tohoto procesu. Doporučuji:
- Kontrolní seznam nebo mapa procesů, která lidem prochází přesně tím, co musí udělat, aby vyvolala změnu rozsahu vašeho projektu.
- Formulář žádosti o změnu šablony. To by mohlo být online prostřednictvím automatizovaného pracovního postupu.
Podívejme se na to, co jde dále do žádosti o změnu projektu.
Co vstoupí do žádosti o změnu projektu
Formulář žádosti o změnu projektu by měl obsahovat:
- Jméno osoby, která požaduje změnu ("žadatel").
- Jedinečný identifikátor, jako číslo změny (toto můžete přidat později, protože je nepravděpodobné, že někdo, kdo žádost podal a použije formulář, bude vědět, co má dát do tohoto pole).
- Popis navrhované změny s co největšími podrobnostmi, jakou lze řídit.
- Kategorie změny. V ideálním případě budete předpopulovat tuto sekci, takže musí pouze zaškrtnout políčko. To je dobré místo, abyste si všimli, zda jde o změnu týkající se regulace nebo vnitřního souladu, jako kdyby to bylo (skutečně), pak můžete obejít hodně plánovacích a hodnotících kroků a jednoduše se s tím pustit.
- "Proč" změny. Jaké je důvod pro to? Proč si to žadatel žádá?
- Dopad změny na různé prvky projektu včetně času, nákladů, kvality, rozsahu. Nemusíte mít všechny podrobnosti, takže s nimi budete muset během kroku posuzování změn vyplnit prázdné políčka. Měli by dokončit co nejvíce. Minimální, které hledáte v tomto okamžiku, je pro ně potvrdit, zda zvýší, sníží nebo změní stávající parametry projektu.
Ve spodní části formuláře žádosti o změnu se zobrazí několik podrobností, které vyplníte, protože se změna dále projednává. Vaše šablona by měla obsahovat také prostor pro:
- Rozhodnutí o změně: Přijmout, Odmítnout nebo Odložit
- Jméno osoby, která rozhodla (nebo skupina), plus datum přijetí rozhodnutí a další připomínky.
Osoba, která žádost požádala, ještě nezjistí výsledek - nikdo nebude - takže tyto rámečky zůstanou prázdné, dokud se správná skupina nesetká, aby diskutovala o vašem doporučení a rozhodla se.
Změny a řízení projektu
Řízení rozsahu projektu je hlavní cestou, jak ovládat, co je v projektu a co není. Když obdržíte změnu rozsahu projektu, musíte přemýšlet o tom, jak ovlivňuje projekt celkově. Proces řízení změn vám to pomáhá a nastavit jej v kontextu, řízení změn je malou částí správy rozsahu.
Zde stojí za to mluvit o tom, jak Průvodce řídícím organizátem projektu (PMBOK® Guide) - páté vydání pokrývá řízení změn projektu, protože není tak intuitivní, jak si myslíte. Příručka PMBOK® zahrnuje proces nazvaný "Rozsah kontroly" v sekci Správa projektu a je to skvělé místo k zahájení. Proces řízení změn na projektech se však musí zpracovávat integrovanějším způsobem, což se odráží v textu. Uživatelé PMBOK® Guide by měli také odkazovat na proces Provádění integrovaného řízení změn, protože to určuje, jak vše dohromady souvisí.
Abyste se mohli stát partnery PMP, musíte pochopit, jak se příručka PMBOK® týká správy změn. Měli byste však mít na paměti, že proces řízení změn, který skutečně používáte na svých projektech, musí být integrován, snadno sledován a praktický.
5 způsobů, jak pomoci týmu prostřednictvím procesu změny
Váš projektový tým je rozhodující pro úspěch vašeho projektu, a proto pomáhá při práci s nimi při řízení změn ve vašem projektu.
Zde je 5 způsobů, které jim pomohou rychle se vyrovnat s procesem řízení změn projektu.
1. Promluvte o změnách. Dejte jim vědět, že změna projektů je normální a že by měli očekávat.
2. Sdílejte proces. Nad tím jsme hovořili o procesu řízení změn, ale to nepřichází přirozeně všem. Členové týmu nevědí, co mají dělat a co se od nich očekává, pokud jim to neřeknete. Vytvořte instruktáž, abyste s nimi prošli procesem a dejte jim vědět, jaká bude jejich role v něm.
3. Ulehčte to. Když projekt prochází změnou rozsahu, může to být docela dezorientující. Harmonogram je nesprávný, rozpočet se může lišit, požadavky jsou samozřejmě odlišné. Tým může nalézt změnu znepokojující, obzvláště velkou nebo jednu, která změní rozhodnutí, které předtím myslelo, že je v kamenu (ano, to se stane). Proveďte co nejjednodušší proces.
4. Pomozte. Nový způsob práce trvá nějakou dobu v posteli. Pokud jste dříve zvládli změnu projektu neformálně (nebo vůbec ne), změna ve formálním procesu může chvíli trvat, než se stane "způsobem, jakým děláme věci tady '. Řekněte týmu, že jste tam, abyste jim pomohli, pokud chtějí něco proběhnout kolem vás.
5. Nebojte se říct ne. Ne všechny změny jsou rozumnými návrhy. Nechte svého týmu vědět, že pokud se cítí silně, že změna není pro projekt v tuto chvíli správná, budete v této rozhovoru se žadatelem o změnu.
Nespravování efektivní změny je jedním ze způsobů, jak můžete vykolejit svůj projekt , takže dávejte pozor. Vyzbrojeni těmito informacemi můžete nyní řídit řízení projektů.