Role manažera projektu
Projektoví manažeři ...
Rozvíjet velký nápad
První úlohou projektového manažera je rozvíjet velký nápad. Ne vždy to bylo tak. Ne tak dávno se od projektových manažerů očekávalo, že zvednou plnohodnotný nápad, pravděpodobně plný obchodní případ, a změní to na projektový plán, který by mohl být proveden.
Dnes se role manažera projektů poněkud vyvíjela a pravděpodobně se ocitnete dříve a dříve zapojené do projektu, než se dokonce stane "projektem".
Budete pracovat s sponzorem projektu, abyste vytvořili počáteční představu o projektu a zjistíte, zda je to možné.
Dát společně tým
Pokud je váš velký nápad považován za uskutečnitelný, pak dalším krokem bude sestavení týmu, který může pracovat na tom, aby se tento nápad stal realitou. Budete potřebovat několik lidí, kteří mohou na projektovém týmu plnit různé role .
V ideálním případě hledáte odborníky na předměty v každé funkční oblasti, ale také budete muset vzít v úvahu dostupnost. Projektoví manažeři nemohou vždy získat tým, kteří chtějí v týmu, protože tito odborníci jsou zaneprázdněni jinými projekty. Pokud nejste schopni čekat, až budou k dispozici, budete muset spolupracovat s lidmi, kteří jsou k dispozici.
V celém týmu nebudete potřebovat všechny účastníky týmu. Někteří funkční odborníci, jako například právníci nebo tiskové úředníci, budou muset vstoupit pouze do příslušných bodů. Část dovedností řízení projektů a řízení zdrojů zajišťuje, abyste jim dovolili vědět, že jejich úkoly přicházejí, a pak je přivedou k rychlosti na projekt, jakmile budou potřebné odborné znalosti.
Organizování toho, co se má stát
Během zahájení projektu a fáze předčasného spuštění budete spolupracovat s vaším týmem, abyste přesně definovali, co je třeba udělat. To znamená stanovit jasnou definici práce a ujistit se, že každý rozumí cílům.
Stojí to za to, že to všechno vyjádříte z hlediska obchodní hodnoty nebo výhod: jinými slovy, vysvětlete, proč jste se pustili do tohoto nového díla.
Vedení týmu
Nyní jste sestavili svůj tým a všichni víte, co musíte dosáhnout společně, je to úkol manažera projektu zajistit, aby celý tým spolupracoval, aby to dosáhl.
Je to těžší než to zní! Úspěšné vedení týmu znamená vyjednávat o výzvách nesouhlasů, konfliktů a být na vrcholu komunikace po celou dobu. Musíte svůj tým motivovat, abyste pracovali skvěle, dokonce i když jsou těžké. Zahrnuje také koučování, školení, mentorování a rozvoj lidí, kteří pracují na projektu, i když přímo nepracují pro vás. To je režie často zapomenutá na projekty, ale nezapomeňte, že lidé mají lepší výsledky, pokud mají pocit, že jsou respektováni a povzbuzováni, aby mohli dělat svou nejlepší práci. Pokud můžete svůj projekt stát místem, kde lidé rostou a rozvíjejí nové dovednosti, lidé budou chtít s vámi spolupracovat.
Vedení týmu také zahrnuje založení a řízení spolupráce v týmu. Mohlo by to být prostřednictvím nástrojů pro řízení projektů online nebo osobních týmových setkání nebo něco mezi nimi. Spolupráce a budování smyslu pro "tým" pomohou projektovým zdrojům zvládnout situace, kdy nastane konflikt nebo obtížné časy na projektu, například termín, který se náhle posouvá.
Správa peněz
Projekty stojí peníze a schopnost sestavovat rozpočet projektu je pro projektového manažera klíčová dovednost. Tvoje role se však neskončí. Musíte být schopni spravovat peníze a kontrolovat náklady na projekt v budoucnu.
Můžete to provést takto:
- Vypracování odhadů, které pokrývají všechny požadované úkoly a zdroje projektu.
- Práce s odborníky na téma, abyste se ujistili, že jsou úplné a úplné.
- Pomocí odhadů můžete vytvořit rozpočet projektu.
- Využijte svůj rozpočet, abyste vysvětlil sponzorovi projektu a zjistěte, kolik stojí projekt.
Poté můžete celý projekt spravovat pomocí přesné kontroly nákladů. To zahrnuje porovnání toho, co utratíte v reálném životě s odhady a rozpočtem projektu, který jste sestavili. Doufejme, že nejsou příliš daleko od sebe, ale pokud zjistíte, že trend směřuje k přílišnému nebo nesprávnému odhadu, pak budete brzy na to, abyste ho napravili, a měli byste štěstí. Můžete opravit jen to, co si všimnete, takže je důležité správné řízení nákladů.
Expertní tip: Správná kontrola nákladů zahrnuje více než jen sledování výdajů. Musíte také sledovat množství práce, která se děje na projektu. Je to kombinace peněz a dokončených úkolů, které vám dávají přehled o tom, zda projekt vynakládá nad své prostředky.
Rozhodování
Podívejme se na jednu věc: zatímco sponzor projektu je pro obrovské rozhodnutí, jste projektový manažer a zodpovědný za většinu rozhodnutí o projektu. I velké. Dokonce i když nerozhodnete, předložíte doporučení ohledně toho, jaké rozhodnutí si myslíte, že sponzor by měl přijmout, protože máte všechny detaily a věnoval jste věku, když o tom uvažujete, a nemusí mít možnost dělat že.
Zapojení zúčastněných stran
Ne tak dávno literatura o řízení projektů hovořila o "správě zainteresovaných stran". Dnes je uznáváno, že nemůžete "zvládnout" účastníky. Je to naivní a trochu urážlivé, že to navrhujeme, a tak mluvíme o tom, že je "zapojíme".
Z praktického hlediska se tyto nástroje nezměnily - je to jen rétorika a postoj, který se liší. Budete stále vymezovat, kdo jsou zainteresované strany na projektu a zda jsou obzvlášť silní nebo vlivní ve vztahu k práci, kterou děláte. Vypracovat komunikační plán a dát ho do praxe.
Zainteresování zúčastněných stran znamená pracovat s lidmi, kterých se projektu týká, aby se ujistil, že chápou přicházející změny.
Přečtěte si následující: Řešení problémů s obtížnými zúčastněnými stranami (protože s nimi nebude snadné pracovat každý).
Poskytněte Cíle projektu
Budete to dělat za účasti vašeho týmu, a to je to, o čem dosud dělala veškerá práce.
Bytí schopné efektivně dodat to, co jste slíbili, spoléhá na to, že je jasné, co to má být. Budete muset zdokumentovat klíčové faktory úspěchu a opatření, která budou použita k posouzení, zda jste dosáhli toho, co jste si vybrali.
To by mělo být uvedeno v obchodním případu projektu nebo v dokumentu o zahájení projektu (nebo obojí, na různé úrovně podrobnosti). Proto by mělo být poměrně jednoduché zjistit, jaké jsou tyto cíle - je méně přímé, abyste se ujistili, že je doručujete.
Dobré plánování, silné vedení a schopnost vidět velký obraz i detaily pomohou nesmírně.
Správa převodu k životu
Dosažení cílů projektu není konec Vaší role projektového manažera. Nejdůležitější věcí na konci fáze realizace je zajistit, aby jste poskytli jasné a úplné předání týmu, který bude řídit projekt vpřed.
Dobrá předání znamená, že můžete udělat krok zpět. Nebudete již "jít na" osobu o projektu, a budete moci přejít na další projekt s vědomím, že obchodní tým je schopen co nejlépe z toho, co jste jim doručili.
Sdílejte znalosti
"Získané ponaučení" popisuje, co jsme se prostřednictvím projektu dozvěděli, který by mohl být v budoucnu použit pro další iniciativy. Projektový manažer by měl po skončení projektu uspořádat setkání získaných zkušeností. To pomáhá týmu rozvíjet a udržovat organizační znalosti. Jinými slovy, zastaví společnost, která opět udělala stejné chyby.
Takže to dělá projektový manažer celý den. Váš skutečný seznam úkolů může vypadat trochu jinak než tento seznam, avšak v podstatě všechny úkoly, které tam budou, přispějí k těmto prvkům řízení projektů. Je to široká a náročná práce, ale je také pestrá a skvělá volba kariéry!