Jak se zaměstnanci dostávají splacení, když utrácejí peníze na podnikání?
Cestovní náklady mohou zahrnovat ubytování, lety, pozemní dopravu, tipy na zvonky, stravování a další vedlejší výdaje, které by zaměstnanec mohl mít během jízdy.
Jiné výdaje na podnikání mohou zahrnovat takové položky, jako je převzetí klientů nebo budoucích zaměstnanců na oběd, nákup knih nebo jiných vzdělávacích materiálů, které zaměstnavatel kryje, nebo náklady na řízení recyklace majetku společnosti.
Typy výdajů, které organizace uhradí, se nacházejí ve firemních cestovních dokladech, zábavych a všeobecných návratných pojistných nákladech v příručce pro zaměstnance . Poznejte zásady společnosti, protože váš zaměstnavatel může pokrývat výdaje, které jsou různé, jako je čištění a posilování při delších cestách.
Klientská zábava na služebních cestách je dalším návratným výdajem, ale znáte zásady společnosti, abyste nepřekročili limity výdajů. Chcete prokázat pohostinnost a zdvořilost, aniž byste překročil rozpočet zaměstnavatele na tyto výdaje.
Populární jsou nyní firemní kreditní karty, které jsou svěřeny lidem, kteří jsou zaměstnanci vyšší úrovně a dalším zaměstnancům, kteří často musí cestovat pro podnikání.
Místo placení výdajů s vlastními penězi zaměstnanci účtují kreditní kartě společnosti všechny kromě vedlejších údajů a tipů.
Jedná se o pohodlný přístup k úhradě nákladů pro zaměstnance, protože účty za kreditní karty dokumentují přesné výdaje bez toho, aby zaměstnanec musel ukládat příjmy a vyplňovat výkazy cestovních výdajů.
Vyplnění výkazu o úhradě výdajů
V případě použití kreditní karty a platební hotovosti, budou zaměstnanci pravděpodobně muset při návratu z cesty vyplňovat zprávu o úhradě nákladů. S kreditní kartou společnosti budou muset vysvětlit méně než zjevné poplatky, které se objeví na účtu kreditní karty (mnohem jednodušší než vyplnění výkazu výdajů od začátku). Budou také účtovat společnosti za další vedlejší platby, které zaplatili za vlastní peníze nebo kreditní kartu.
Pokud zaměstnanec vyplácí peníze, bude muset uvést, a občas zdůvodnit, každý náklad, pro který je požadována náhrada. Ty jsou přezkoumávány účetnictvím, stejně jako výpisy společnosti pro platební karty. Neoprávněné náklady nebo náklady, které jsou vyloučeny firemními zásadami, nejsou hrazeny - a tudíž je potřeba znát pravidla vaší společnosti týkající se služebních cest.
Většina společností stanovila datum, ve kterém musí být podávány zprávy o úhradě výdajů, aby se zajistilo, že zaměstnanci budou hrazeny a za řádné účtování. Zaměstnanci musí tyto zásady pečlivě dodržovat, neboť některé organizace nehradí náklady, které se po uplynutí lhůty uzavřou. Znáte pravidla vaší společnosti.
Další způsob placení cestovních výdajů na zaměstnance je s diářem .
Otázka neobvyklé čtečky týkající se náhrady výdajů
Čtenář se zeptal: "Naši externí obchodní zástupci mají velké území (několik států) a pravidelně cestují, často vyžadují přenocování. Bylo mi to upozorněno prostřednictvím účetního oddělení, že prodejní zástupce si s sebou vzal s sebou jednu domácnost a účtoval hotelový poplatek za kreditní kartu společnosti. Ona prohlašovala, že hotel by neoddělila poplatek a měla naplánovat proplatit firmu.
"Jsem ohromen a hledám návrhy na to, jak zvládnout tuto situaci. Moje instinkty v oblasti lidských zdrojů mi říkají, že mám zapisovat tohoto zaměstnance kvůli zneužití finančních prostředků společnosti, ale dostávám odpor od vedení prodeje, kteří chtějí, abych vytvořil konkrétní politiku pro zvířata.
"Naše použití kreditní karty společnosti jasně uvádí:" Tato karta je určena pouze pro VÝDAJE SPOLEČNOSTI.
Osobní použití karty může mít za následek ztrátu karty nebo ukončení. Obchodní zástupci budou navíc odpovědni za neoprávněné poplatky. " Napsali jste o takovém tématu v minulosti? "
HR reakce: Zde je to, co musíte zvážit. Vybral zaměstnanec účetnictví a vysvětlil problém, že hotel nebyl schopen oddělit poplatky za domácí zvířata? Nebo byla chycena pečlivým přehledem svých výdajů v účetnictví?
Za prvé je těžké uvěřit, že hotel nebyl schopen oddělit poplatky za domácí zvíře. Zadruhé, pokud hotel nebyl schopen oddělit poplatek za domácího mazlíčka, jak věděla, co je třeba zaplatit za účetnictví?
Pokud plánuje zaplatit poplatek za zvíře jen tehdy, když byla chycena a dobrovolně nenabídla zaplacení, vzhledem k vaší politice si zaslouží disciplinární opatření . To také závisí na tom, jak jste v minulosti řešili podobné situace. Mají jiní zaměstnanci nahradit firmu za různé výdaje a nepodnikli žádné disciplinární kroky?
Často když se podíváte do situace, zjistíte, že existuje politika na jedné straně a jak byla implementována a uplatňována na druhé straně. Nechcete s touto osobou zacházet jinak než s ostatními zaměstnanci, kteří byli v minulosti zacházeni.
Disciplinární opatření není v pořádku, pokud jiní zaměstnanci jednoduše proplatili společnost za podobné výdaje v minulosti. Pamatujte, že nejsem právník, takže je to jen názor kolegy z oblasti lidských zdrojů.
Provádění politik cestování s domácími zvířaty se nedoporučuje, protože to je příklad toho, jak společnost zasahuje a překračuje osobní život zaměstnanců. Pokud zaměstnanci chtějí platit za to, že jejich mazlíčci cestují s nimi, není to záležitost společnosti.
Dokud domácí zvíře neovlivní náklady na to, kde pobývají, nebo jejich schopnost účastnit se obchodních účelů cesty, není to záležitostí zaměstnavatele. Zaměstnanec by měl, samozřejmě, platit veškeré další poplatky, které cestující domácí zvíře přináší.
Vaše cestovní politika je mírně matoucí a mohla by využít posilování v části o "odpovědnosti za neautorizované platby", kdy politika již uvedla, že jsou povoleny pouze výdaje společnosti.
Více: 10 tipů ke snížení nákladů na služební cesty Měly by zaměstnanci sdílet pokoje?
Odmítnutí odpovědnosti: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, ačkoli autoritativní, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Stránku čte celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a zemi. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši polohu. Tyto informace slouží jako návod, nápady a pomoc.