Alternativa k grafům Ganttů

5 způsobů sledování projektu bez použití grafů Gantt

Grafy Ganttů jsou fantastickým a velmi užitečným nástrojem pro sledování a koordinaci všech malých kroků, které přicházejí do velkého projektu, ale mohou se rychle stát ohromující a chaotický, zvláště pro lidi, kteří nevědí, jak je číst. Pokuste se použít graf Ganttů, abyste vysvětlili svůj pokrok klientovi nebo kolegovi v jiném oddělení a můžete mít na vašich rukou naprostou výzvu.

Toto není jediná výzva Ganttův graf.

Data v grafu Ganttů obvykle vyžadují speciální software pro prohlížení a úpravu a jejich tisk je téměř vždy výzvou. Navíc se někdy chcete zaměřit pouze na malou část projektu, aniž byste byli ohromeni všemi dalšími informacemi.

Zatímco grafy Ganttů jsou skvělým řešením, nejsou jediné. Pokud potřebujete podívat se na menší ukázku informací, nebo potřebujete předložit zjednodušenou verzi nebo část informací v situaci, kdy by graf Ganttů nebyl praktický, je zde pět alternativ, které můžete použít.

Seznamy úkolů

Každý v podnikové komunitě by měl být seznámen a spokojen se základním seznamem úkolů. Ve skutečnosti je organizování jedním z nejlepších dovedností pro projektového manažera .

Seznam úkolů zařadí seznam úkolů do další úrovně. Pomocí seznamu úkolů můžete přidat další sloupce, které ukazují, kdo dokončí úkol, stav úkolu, datum zahájení a ukončení a pravděpodobnost dokončení úlohy včas.

Můžete dokonce přidat zaškrtávací políčka pro členy týmu, abyste si ověřili, zda jsou položky dokončeny.

Tabulky

Zjednodušená tabulka v tabulce je další alternativou. Můžete stále vypsat úkoly na levé straně a stále můžete umístit barvy tak, aby zobrazovaly úroveň pokroku a odhadované počáteční a konečné termíny úkolů.

Tabulky mohou být časově náročné a časově náročné k aktualizaci, avšak nebudete je chtít použít jako celkové řešení pro správu projektů. Jednoduchá jednorázová sestava pro klienta nebo manažera však může zjednodušenou tabulku vizuálně rozvrhnout projekt způsobem, který je
snadno vysvětlit a pochopit. Je to také dobrá volba pro sledování pokroku projektu.

Průtokové diagramy

Průtokové diagramy nebo síťové diagramy zobrazují úkoly projektu v pořadí, v jakém je třeba je dokončit. Průtokové diagramy mohou být jednoduché nebo složité, jak chcete. Můžete například nebo nechcete uvést informace, jako je datum zahájení a ukončení každého kroku, identifikační číslo úkolu nebo
místo. Mějte na paměti, že přidání příliš velkého množství informací může tyto grafy obtížně číst.

Zatímco mnoho lidí najde průtokové schémata snadnější číst a chápat než grafy Ganttů, může být jejich potížím. Navíc jsou pro velké a složité problémy často nevhodné. Průtokové diagramy jsou nejlepší pro prezentaci jednoduchých projektů s úkoly, které přirozeně postupují od jednoho do
ale neměl by být používán jako dlouhodobý nástroj nebo pro příliš složité projekty.

Kanban desky

Má váš projekt velký počet kroků, které nemusí být nutně prováděny v pořadí?

Máte více lidí pracujících na stejném projektu nebo jsou úkoly často aktualizovány? Pokud ano, Kanban vám může nabídnout ideální řešení. (Zjistěte více o tom, jak Kanban pracuje v řízení projektů .)

S kanbanovou deskou je každá projektová úloha napsána na lepivé poznámce a umístěna do příslušného sloupce, např. "Dělat", "probíhá" nebo "hotovo". Jakmile je každý úkol dokončen, příslušná lepkavá poznámka se přesune přes plochu, dokud všechny poznámky nejsou ve sloupci "hotovo".

Tento organizační systém je velmi snadno srozumitelný a rychle se upravuje, ale není příliš přenosný a budete muset být opatrní, aby se žádné poznámky neztratily a byly ztraceny.

Přehledy stavu

Grafy Ganttů jsou vynikajícími nástroji pro sledování vašich projektů, ne nutně pro jejich komunikaci. Pokud vše, co musíte udělat, je sdělit svůj pokrok klientovi, sponzorovi projektu nebo jiným členům týmu, může být vaší nejlepší možností hlášení o stavu.

Navíc mnoho softwarových programů pro správu projektů vytvoří zjednodušené, snadno srozumitelné zprávy o stavu s několika kliknutími myši a ušetří tak drahocenný čas a energii.

Grafy Ganttů jsou velmi praktické pro sledování všech úkolů, které přicházejí do velkého projektu, ale nejsou vždy nejlepší pro sdělování těchto informací s ostatními, zejména těmi, kteří nejsou zvyklí na jejich čtení.

Máte několik dalších alternativ. Zkuste jednu z těchto pěti alternativ Ganttův grafu sami. Můžete být příjemně překvapeni tím, kolik času můžete ušetřit.