Podíváme se na pět věcí, které musíte udělat, abyste vytvořili základní rozpočet projektu.
Použijte seznam úkolů
Nejprve si vezměte seznam úkolů projektu. Můžete také mít strukturu rozpadu práce a pokud máte jednu, je nejlepší ji použít. Seznam úkolů však udělá tak dlouho, dokud obsáhle pokryje vše, co musíte udělat v projektu.
Pokud nemáte seznam úkolů, je čas vytvořit jeden. Zapište vše, co musíte udělat, a věci, které musíte vytvořit, dokončit nebo dokončit dříve, než bude projekt dokončen. Nemusí být v nějakém konkrétním pořadí, ale musí zahrnovat všechno.
Konečně, v tomto kroku, brainstormy nápady s tvým týmem projektu , protože tam je povinnost být něco, co jste zapomněli. Mnoho hlav je lepší než jedna!
Odhadněte každý komponent
Nyní projděte svůj seznam a připravte si cenu každé položky. Například úkol, který říká "nastavit schůzky k diskusi o požadavcích", může zahrnovat získávání a pronájem, zasedací místnosti nebo nákup jakýchkoli zdrojů, které potřebujete, jako projektor nebo flip chart.
S tím souvisejí náklady, takže si uveďte nabídky za pronájem místností a další vybavení a zaznamenávejte je.
Udělej to za všechno v seznamu úkolů, takže skončíte s cenou za každou položku. Některé úkoly projektu nemusí mít cenu, a to je v pořádku.
Přidat společně odhady
Dále doplňte všechny své odhady.
Je to nejjednodušší, pokud provedete seznam položek v tabulce, přidáte náklady do dalšího sloupce a celkový sloupec v dolní části. Nechte tabulku zpracovat matematiku pro vás! Stane se tabulkou vašeho rozpočtu.
Je to dobrý nápad seskupit své náklady do kategorií také, takže můžete snadno vidět, kde se většina peněz jede. Použijte kategorie, jako je například "Spuštění projektu", "Infrastruktura" nebo "Školení" - vyberte seskupení, která v kontextu projektu znamenají něco.
Přidejte nepředvídané daně a daně
Bylo by skvělé, kdybyste měli křišťálovou kouli a dokázali byste předvídat tyto náklady se 100% přesností, ale nejspíš se necítíte přesvědčeni o své schopnosti! Je to místo, kde přichází nepředvídatelná situace. Je to fond peněz založený na tom, jak jste přesvědčeni, že máte pocit, že máte správné odhady. Netýká se žádného konkrétního úkolu. Je to celkový "nouzový hrnce", pokud se něco stane špatně, nebo omylem něco necháte.
Pokud nevíte, kolik nepředvídaných událostí musíte přidat, jděte o 10% z celkové částky, kterou jste vytvořili v kroku 3. Jedná se o nevědecký odhad, který mnoho projektových manažerů používá a poskytuje vám trochu tlumení v rozpočtu, potřebuješ to.
Přidejte do tabulky s rozpočtem vpravo dole řádek "Podmínka" a určíte procento, které jste použili.
Nezapomeňte přidat jakoukoli daň z prodeje nebo jiné daně, které nejsou explicitně zahrnuty do odhadu jednotlivých řádkových položek.
Přidejte vše a to je vaše konečná částka rozpočtu.
Získejte souhlas
Poslední věc, kterou musíte udělat, je dostat vašeho manažera nebo sponzora projektu, aby schválil váš rozpočet. Porozprávaj se s nimi o tom, jak to dohromady a jaké prvky tvoří váš celkový rozpočet.
A je to! Rozpočet projektu je základní dovedností řízení projektů a tato příručka vám umožní začít vytvářet rozpočet na projekt.