Řízení projektu: definice
Řízení ve smyslu řízení projektů se týká politik, postupů, standardů, postupů a pokynů, které určují, jakým způsobem jsou projekty řízeny, řízeny a řízeny vaší organizací.
Správa může být rozsáhlá a "těžká" se spoustou byrokracie, nebo skrytá a "lehká" (v tomto případě je pravděpodobně neúčinná).
Manažeři by se měli zaměřit na správnou úroveň řízení pro své životní prostředí a kulturu. Ujistěte se, že vaše politiky řízení jsou vhodné pro daný účel, je klíčovým faktorem pro zajištění jejich efektivnosti.
Řízení začíná nahoře. Správní rada společnosti by se měla zavázat k myšlence dobré správy a skutečnosti, že by projekty měly být řádně spravovány v rámci stanovených pokynů. Tento přístup a standardy, které se očekávají, budou filtrovány na projektové desky a vedoucí projektů (a programové týmy, kde existují).
Proč projektové řízení záleží
Váš sponzor projektu a další klíčové zainteresované strany chtějí vědět, že vynakládáte rozpočet na projekt správným způsobem. Chtějí vidět, že sledujete efektivní průběh projektu a v případě potřeby posílíte riziko projektu.
Ale zdůvodnění správné správy věcí veřejných jde dál.
Řízení je vyžadováno klienty, zejména těch ve veřejném sektoru.
Vlády a regulační orgány požadují (a v některých případech prosazují) určité normy pro určité projekty. Správa není jen vnitřní záležitostí: mnoho společností působících na regulovaných trzích bude muset řídit vnějšími právními předpisy, jako je Sarbanes-Oxley. Řízení projektů tvoří malou část schopnosti dokázat, že vaše společnost funguje efektivně a v rámci stanovených pokynů a předpisů pro vaše odvětví.
Řízení projektů vám také pomáhá:
- Zvyšte návratnost investic a efektivně sledujte tyto investice
- Získejte buy-in pro projekty
- Vyhněte se běžným důvodům selhání projektů
- Komunikujte efektivněji
- Zavést standardizaci napříč projekty, což usnadňuje srovnání výkonu
- Minimalizujte riziko
- Rozvíjet a motivovat zaměstnance ve strukturovaném prostředí
Jaké řízení projektu vypadá
Takže teď víme, jaká je správa projektů, jak to vypadá na projektu? Zde jsou druhy činností, které demonstrují řízení v prostředí projektu:
- Existuje disciplinovaný životní cyklus řízení projektů, který obsahuje definované body pro schválení. Jedná se o body, v nichž se diskutuje o životaschopnosti projektu a rozhoduje se o tom, zda pokračovat v práci nebo ne.
- Projekty mají jasný obchodní případ a obchodní případy mají dostatek informací, aby mohly řídící týmy činit správná rozhodnutí.
- Tato rozhodnutí jsou adekvátně zdokumentována a sdělena.
- Lidé pracující na projektech mají definované role a odpovědnosti.
- Existuje kultura kontinuálního učení, která projektovým týmům umožňuje průběžně zlepšovat a diskutovat o ponaučeních získaných v prostředí bez viny.
- Existují procesy a postupy, které umožňují projektovým týmům přezkoumat jejich projekt a požádat o nezávislou podporu v případě potřeby.
- Zúčastněné strany jsou zapojeny a důvěřují procesu.
- Projektové týmy jsou tvořeny jednotlivci, kteří jsou zkušení a kvalifikovaní v příslušných úlohách.
Řízení projektů je spojeno se strukturami řízení v organizaci celkově. Pokud si myslíte, že hlavním cílem správy projektů je zajistit, aby projekty byly prováděny správným způsobem, můžete vidět, jak se to vztahuje k finančnímu řízení na podnikové úrovni, podnikovému řízení rizik a dalším.
Řízení projektů by se mělo bez problémů hodit do vašich současných organizačních procesů. Jinými slovy, nevytvářejte zbrusu nový proces finančního řízení, pokud již máte takový, který funguje v jiných oblastech! Použijte, co v současné době existuje, a vyladit firemní procesy, aby byly vhodné pro použití v prostředí projektu.
5 Oblasti zájmu pro řízení projektů
Když se na to podíváte, uvědomíte si, že řízení projektů je všudypřítomné prostřednictvím všech prvků řízení projektů.
Existují však některé klíčové oblasti, kde je řízení zvláště důležité.
- Metodiky a procesy: Pomáhají vám spolehlivě a udržitelně pracovat.
- Řízení znalostí: To je důležité pro získané zkušenosti a zajištění toho, aby se organizace učil z projektových zkušeností. Řízení znalostí je nezbytné, pokud chcete přestat dělat stejné chyby několikrát.
- Správa projektů Splatnost: Jak se zrychluje splatnost vašeho organizačního řízení projektů, tak i vaše schopnost úspěšně dodat.
- Vstup seniorů: Závazek řízení projektů začíná na vrcholu. Máte-li podporu pro správu, bude to kaskádovitě dolů na všech úrovních podnikání a přístup k řízení bude udržitelnější.
- Podpora kultury: Kultura podpory, ne vinou, zajistí, že projektoví manažeři mají správné prostředí, ve kterém se daří. Podpůrná kultura, vedená vedením projektu nebo projektovým ředitelem, pomůže projektovým manažerům dosáhnout cílů a cílů projektu.
Co dělat, pokud neexistuje podniková norma
Mnoho projektových manažerů v menších organizacích zjistí, že provozují projekty v prostředí, které podporuje, a kde existuje koncepce řízení projektů, ale bez oficiálních organizačních struktur, ze kterých by se mohli podávat prostředky.
V této situaci - a to není výhradní pro malé organizace - budete projektovat svůj model řízení projektů od začátku. Pokud neexistuje přístup k řízení projektů, který byste mohli sundat z police a vyhovět vašemu projektu, budete muset vytvořit vlastní.
Není to tak těžké, jak by se mohlo zdát!
Začněte s nastavením základů:
- Vytvoření dokumentu rolí a odpovědností
- Ujistěte se, že máte sponzora projektu
- Ujistěte se, že máte projektovou radu nebo řídící skupinu a zorganizujte pravidelné schůzky, za které pořizujete a rozdáváte minuty
- Nastavte proces řízení rizik
- Nastavte proces správy změn
- Vytvářejte body do plánu projektů, kde kontrolujete životaschopnost projektu proti původním cílům obchodního případu (konec každé fáze fáze je přirozeným bodem pro provedení těchto kontrol).
V konečném důsledku je odpovědností sponzora projektu zajistit, aby bylo zajištěno přiměřené řízení, ale projektoví manažeři mohou také v této věci aktivně hrát.
Správa může být jedním z nejsilnějších subjektů v řízení projektů, ale je to jedna z nejdůležitějších. Je to způsob, jakým vedoucí týmy vědí, že děláte dobrou práci, a ujišťuje je, že projekt se rozvíjí tak, jak by měl. Poskytuje také kontroly a bilance nezbytné pro to, aby manažeři věděli, že peníze jsou vynakládány způsobem, který je vhodný a přizpůsobený obchodnímu případu.