Vládní organizace provádějí projekty, kdy se musí změnit určitý aspekt provádění lidské práce. Podle projektu Project Management Institute je projekt "dočasnou skupinovou aktivitou navrženou tak, aby produkovala jedinečný produkt, službu nebo výsledek." Když projekt mění, jak organizace podniká, konečné produkty projektu jsou začleněny do každodenní práce, a proto zlepšují práce organizace ve věčnosti.
Může to znít snadno, ale není. Změna je obtížná a projekty mohou velmi snadno vyběhnout z kolejnic. Každý den přináší výzvy, které ohrožují pokrok projektu a případný úspěch. K boji proti tomuto nebezpečí, projekty vyžadují určité klíčové prvky. S následujícími položkami má projekt velkou šanci na úspěch.
01 Sponzor projektu
Sponzor projektu má čtyři hlavní úkoly spojené s projektem. Za prvé, sponzor šampionuje projekt. On nebo ona zvěstuje projektového týmu veřejně a soukromě. Za druhé, sponzor podporuje projektového manažera . Pokud projektový manažer potřebuje odstranit překážky, požádá sponzora o pomoc, protože sponzor má organizační vliv, aby se věci staly. Za třetí, sponzor sjednocuje zdroje tím, že jim přímo poskytuje nebo pracuje s jinými lidmi na vysoké úrovni, aby získali zdroje. Pokud je sponzor silným šampiónem projektu, je pravděpodobné, že partneři sponzora přispějí smysluplnými zdroji. Za čtvrté, sponzor usnadňuje rozhodování. Když se projektový tým zmocní, může sponzor podat rozhodnutí nebo vynaložit rozhodnutí.
Sponzor zůstává informován prostřednictvím neustálé komunikace s projektovým manažerem. Dva spolupracují, aby určili, kdy musí sponzor vstoupit a silněji vykonávat odpovědnost zadavatele na podporu projektového manažera. Například projektový manažer může mít potíže s získáním informací z finančního oddělení organizace. Sponzor projektu se může obrátit na šéfa finančního poradce o situaci a požádat o to, aby úkol získávání informací byl upřednostňován před konkurenčními úkoly.
02 Jasné cíle a rozsah
Předtím, než budou práce na projektu dokončeny nebo dokonce plánovány, musí sponzor projektu formulovat cíle a rozsah projektu. Cílem jsou velké věci, které má projekt splnit. Proveďte například projekt vylepšení softwaru. Oddělení lidských zdrojů používá dobře známý přizpůsobitelný obchodní software pro správu výplatní pásky. Organizace chce přidat modul pro řízení učení. Cílem projektu je přizpůsobit software pro řízení učení potřebám organizace a integrovat ji se stávajícím mzdovým systémem.
Rozsah definuje parametry projektu. Pokračování v příkladu softwarového projektu; rozsah tohoto projektu je omezen na uvedení systému řízení učení a jeho začlenění do mzdového systému. Mnohokrát je užitečné identifikovat věci, které jsou mimo rozsah, abychom pochopili, co je v dosahu. Pro tento projekt je přidání dalších modulů mimo rozsah. Účetní oddělení nemůže přijít s projektovým manažerem a požádat o fakturaci, pohledávky nebo moduly účtů.
Přidání modulu po definování projektu dovoluje rozšíření rozsahu . Dobří sponzoři projektů a projektoví manažeři chrání proti rozšiřování rozsahu a velmi se zdráhají přidat oblast středního projektu. Zvýšením rozsahu projektu se zvyšuje potřeba projektu zdrojů, jako je čas a peníze. Navíc, práce na dodatečném rozsahu ohrožuje kvalitu pracovních produktů.
03 Dobrý manažer projektu
Projektoví manažeři obvykle mají následující vlastnosti, které jim pomáhají přesunout projekt. Projektoví manažeři jsou projektanti. Přemýšlejí o průběhu práce a vědí, co se musí stát poté, co tým dokončí úkol. Budou dělat dobré plány, ale také vědí, kdy mají být flexibilní a odklonit se od plánu. Projektoví manažeři jsou důvěryhodní. S jejich úspěchem v závislosti na práci ostatních, projektoví manažeři potřebují lidi, aby věřili svému dobrému záměru a kompetenci. Důvěra je obzvláště důležitá ve vztahu mezi projektovým manažerem a sponzorem projektu. Projektoví manažeři mají tendenci být extrovertováni, protože drtivá většina jejich práce spočívá v komunikaci.
Zodpovídají lidem svým závazkům. Zde je příklad. Vedoucí týmu projektového týmu řekl manažerovi projektu, že člen týmu by mohl projekt věnovat čtyři hodiny týdně. Tento člen týmu zmeškal dvě týdenní setkání v řadě a nedosáhl žádného pokroku v zadaných úkolech v struktuře rozpadu práce. Po prvním zmeškaném setkání se projektový manažer setkal s členem týmu, aby projednal nepřítomnost a chybějící termíny. Člen týmu uvedl, že má naléhavější priority. Projektový manažer se domníval, že to není pravda, takže po druhé chybějící schůzce se projektový manažer setkal s vedoucím týmu. Vedoucí říkal řediteli projektu, že se ujistí, že se chování člena týmu vrátí.
04 Zúčastněné zainteresované strany
Zúčastněné strany na projektu jsou lidé, kteří mají zájem o úspěch projektu, ale nejsou členy projektového týmu. Nemyslí si o projektu každý den, jako projektový manažer nebo členové projektového týmu, ale chtějí být ve smyčce o klíčových rozhodnutích ao celkovém pokroku při plnění cílů projektu.
Zúčastněné strany mají vlastní motivaci zůstat v kontaktu s projektovými aktivitami, avšak je odpovědností projektového manažera, že je přivede do záhybu způsobem, který napomáhá práci směrem k cílům projektu. V mnoha případech to znamená jemnou rovnováhu mezi přílišným přístupem a nedostatečným přístupem. Zúčastněné strany nemohou zvážit všechna rozhodnutí. To by znamenalo potlačit projekt a učinit každé rozhodnutí bojem. A naopak, zúčastněné strany nemohou být vyloučeny, protože velký aspekt téměř každého projektu uspokojuje zúčastněné strany.
05 Věnovaní členům projektových týmů
Členové projektového týmu dokončí práci projektu. Mnohokrát jsou členové projektových týmů přiděleni k projektu nad rámec svých pravidelných povinností, což znamená, že nedochází k žádnému dalšímu snížení práce, která by kompenzovala další práci, kterou projekt přináší. Projektoví manažeři mohou pomáhat členům týmu vyjednávat se svými nadřízenci o této problematice, ale projektový manažer nemá žádnou kontrolu nad odpovědností, kterou mají členové projektového týmu mimo projekt.
Odhodlání členů týmu k projektu je velmi cenné. Bez odhodlání se termíny sklouzávají a pracovní produkty nejsou kvalitní. Dedikovaní členové týmu jsou motivováni k dosažení cílů projektu včas, v rámci rozpočtu a až do kvality očekávání.