Interní auditoři se živí životem jiných lidí. Na povrchu to vypadá, že se vkládají tam, kde nepatří, ale skutečně hrají důležitou roli při ochraně svých organizací.
Když procházíte svou kariéru ve veřejné službě , existuje velká šance, že budete muset odpovědět na otázky, které představují interní auditoři. Tyto otázky mohou pocházet z mnoha různých důvodů a jen velmi málo z nich skutečně znamená, že jste obviněni z přestupků. V naprosté většině okolností pouze shromažďují informace. Například se možná pokouší pochopit, jak funguje vaše část organizace.
Není potřeba napínat, když s vámi mluví interní auditor. Interní auditoři jsou odborníci, kteří se jen snaží dělat svou denní práci. Jejich práce může být pro vás i pro ostatní nepříjemné. Vymezují slabiny systémů a doporučují nápravná opatření.
Nakonec však dělají, že jejich organizace fungují lépe a vaše reakce na jejich otázky jsou rozhodující pro to, aby se to stalo. Takže zde jsou tři tipy pro odpověď na interní audity, když klepou na vaše dveře.
01 Odpovězte upřímně.
Interní auditoři vědí, když se něco nedá dohromady. Nedávejte jim důvod pochybovat o vaší důvěryhodnosti tím, že je něco méně než úplně upřímné.
Pokud neznáte odpověď na nějakou otázku, nesnažte se jí blafovat. Budete jen skončit dělat vypadat hloupě, když zjistí, že skutečná odpověď. Daleko lepší volbou je jednoduše říct, že neznáte odpověď. Pokud je pro ně něco pro vás, nabídněte to. Mohou vás vzít na nabídku, nebo možná již nějaké představy o tom, jak získat odpověď.
Pokud se domníváte, že interní auditoři se vám nelíbí, odpovězte, nehýbejte se. Chtějí chápat věci tak, jak skutečně existují, takže i když vaše odpověď není to, co jim ulehčí práci nebo co očekávají, musí vědět pravdu.
02 Předpokládejme, že o vaší oblasti odborných znalostí nic neví.
Interní auditoři jsou obvykle ostrými lidmi, ale nemohou být experty ve všem. Někteří zaměří své odborné vzdělání a pracují na konkrétních aspektech interního auditu, jako jsou informační systémy nebo finanční, ale nepředpokládají, že znají vaši oblast odborných znalostí.
Zní to jako dané, ale při popisování procesů je snadné vklouznout do žargonu nebo přeskakování. Co je pro vás bezproblémové jednání, pravděpodobně není pro interního auditora, který se snaží pochopit vaše obchodní procesy. Přemýšlejte o každé akci, kterou podniknete. Něco, co se vám může zdát jako jeden krok, může být vlastně několik kroků, které jste ve vaší mysli společně sjednotili po léta opakování.
Dokonce i když je konverzace zdlouhavá a příliš jednoduchá, nezapomeňte, že se interní auditoři snaží rozdělit procesy na nejmenší aktivity. Teprve pak mohou zjistit, kde mohou procesy zmizet.
03 Připojte k nim body.
Nejen, že interní auditoři dekonstruují procesy do svých nejmenších bitů, ale také hledají propojení mezi lidmi a procesy. Hledají všechny osoby zapojené do procesu, aby zjistili, kdo musí být zapojen, kdo není zapojen, ale musí být, jak tyto osoby komunikují a zda existují dostatečné kontroly, které zabraňují podvodům, odpadům nebo zneužívání.
Při reakci na interní auditory poukazujte na to, kde vy a vaše procesy komunikujete s ostatními a jejich procesy. Připojení takových bodů jim dává jasnější představu o tom, jak organizace funguje jako celek. Takové informace také dávají interním auditorům návod, na koho mluvit a kde nalézt další informace.