Aplikace online videokonferencí, jako jsou Zoom, WebEx, Skype a GoToMeeting, jsou skvělé nástroje, které těm, kteří pracují doma, umožňují prakticky se setkat se spolupracovníky a kolegy. Umožňuje rozhodování v reálném čase a budování osobního vztahu se spolupracovníky současně. A tato profesionální spolupráce usnadňuje těm, kteří hledají rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, aby je našli.
Ano, tyto online nástroje jsou opravdu skvělé, ve skutečnosti, dokud nejsou.
Zatímco setkání s těmito nástroji mohou být účinnými a efektivními způsoby, jak se lidé spojit, existuje několik varovných příběhů. Vezměte si například ženu, která manicuring nehty během schůzky ... zatímco bez znalosti ji ona byla projekována na stěnu-velikost obrazovky na jiných místech společnosti po celém světě. A pak byl ten chlap, který pracoval z domova a viděl na setkání pouze z hrudníku. Měl na sobě pěknou košili z Oxfordu. Hilarity se však ujistil, když vstával z křesla a získal knihu. Byl pouze na boxerkách pod Oxfordem.
Navzdory těmto snafusům dochází v podnikovém světě k setkání s virtuálními setkáními - něco, co opravdu oceňujeme ti z nás, kteří pracují doma. Technologický pokrok, spojený s ochotou více společností umožnit zaměstnancům pracovat alespoň z části času z domova, učinil online videokonference cenným a cenově dostupným způsobem pro spolupracovníky.
Existuje však také temná podsvětí spojená s těmito typy setkání, která se může pohybovat od naprosto hysterického až po poníživě ponižující až po rychlé propuštění ze společnosti. Pokud potřebujete účastnit se těchto setkání, je třeba mít na paměti několik věcí.
01 Video a video Gaffes
Možná si myslíte, že to nemusí být řečeno, ale pokud jste v pokoji a jste zapojeni do videokonference s dalšími vzdálenými pokoji a jste na samém počátku vaší skupiny, takže ve středu snímku fotoaparátu není vhodný čas na manikúru. Nezapomeňte, kde jste. Jste na pracovním setkání. Respektujte své kolegy a vaši společnost.
Někde ve všech videokonferenčních aplikacích existuje způsob, jak ztlumit zvuk, abyste nebyli slyšet. Uvědomte si přesně polohu tohoto tlačítka a můžete ho kliknout rychlostí světla.
Jakmile se na schůzce s videokonferencí nedávno setkala s viceprezidentem společnosti na strategické úrovni, a to jasně jako zvonek, žena, která byla ve výzvě, uvedla: "Ten chlap neví, co @@ o kterém mluví. Je to takový @ ** # @ %%. "S téměř 200 lidmi, kteří byli ve volání, bylo ticho ušpiněno. Nedlouho poté byla tato žena oddělena od společnosti. Lekce dne: Tlačítko ztlumení je váš přítel.
02 Rodinné záležitosti
Samozřejmě, plačící dítě slyšené v konferenčním hovoru je problém. To je zřejmé. Ale co s nadávkou manželky slyšitelnou v pozadí nebo nahé batole procházející přes vaši kancelář během videohovoru. Pokud se snažíte projevit profesionalitu, když pracujete doma, tím vás značně podkopáte! Ujistěte se, že vaše rodina zná (a dodržuje) vaše základní zásady práce.
03 Domácí zvířata
Kdo nemá rád Rovera? Lidé, s nimiž pořádáte videokonference, kteří ho musí poslouchat a štěkat. Totéž platí pro Kitty, která se pohybuje na klávesnici, když píšete v chatu!
Pokud na schůzce není velmi malá skupina a máte pocit, že jste s těmito lidmi dosáhli vysoké úrovně důvěry a důvěry, není to dobrý nápad dát na vás svůj Shih tzu, že jste na pracovní schůzce!
Domovská kancelář by měla mít vždy dveře, abyste mohli během videohovorů a dobrých telefonních schůzek starého módu vypnout domácí mazlíčky a další možné rozptýlení. To je také užitečné, pokud se vaše schůzka shoduje s nejšťastnějším okamžikem psa dne ... příchod poštovního dopravce.
04 Sdílení obrazovky Snafus
Mnoho videokonferenčních systémů umožňuje sdílet obrazovku s ostatními na setkání. To vám umožní otevřít tabulku, na které jste pracovali celý týden, a sdílet je s členy týmu, abyste mohli vidět (a) skutečně víte, o čem mluvíte, pokud jde o tento projekt a (b) vy jsou vysoce schopni, protože jste zvládli možnost sdílení obrazovky.
Ale nedostanete před sebe. Máte-li pocit před setkáním videa, které budete pravděpodobně muset sdílet s vaší obrazovkou, nezapomeňte, že obrazovka bude viditelná pro všechny před tím, než otevřete tuto tabulku. Nebylo by optimální, například, kdybyste začali sdílet obrazovku a všichni, včetně vašeho šéfa, viděli, že jste právě prohlédli nejnovější online prodej v Bed Bath & Beyond nebo horším, když jste napsali průvodní dopis pro novou práci!
05 Chatová etiketa
Online chatování je rychlé a rychlé a zábavné. Co by se mohlo pokazit? No ... pokud jde o videokonference, chatování se může stát králičím otvorem, což je digitální ulička, která na vlastní schůzi pohltí pozornost. Zoom, populární virtuální řešení pro schůzky, má příjemnou chatovou funkci, která může být užitečná. Chatové zprávy jako "Ztratil jsem zvuk" nebo "Existuje odkaz na prezentaci?" Jsou dobré otázky, protože mohou upozornit organizátora na schůzku, že může docházet k technickému problému nebo že je třeba sdílet informace více široce.
Tento typ postranního panelu, který probíhá během schůzky - zejména v případě, že se na schůzce objevují desítky lidí - může skutečně rychle odvrátit pozornost. Pamatujte si, že všichni vidí ty mimo tématické rozhovory, jako například: "Co dnes děláš na oběd, hladuji?" Nebo "Ty jsi pes, je to nejdražší!"
06 Upshot: Použijte svůj běžný smysl
Stejně jako u většiny technologií je online videokonference úžasným nástrojem, který řídí podnikatelskou angažovanost a umožňuje lidem pracujícím mimo tradiční kanceláře, aby byli významným přispěvatelem do pracovního týmu.
Ale stejně jako většina technologií, uživatelé potřebují silný, zdravý rozum pojem toho, co je a co není správné na videokonferenčních schůzkách. Mnoho měsíců před měsícem můj první šéf měl tuhle radu týkající se e-mailu : "Pokud byste na vaši matku nenapísli zprávu na pohlednici, pravděpodobně byste ji neměli zaslat e-mailem." Ve světě videokonference, tento druh zdravého rozumu je i nadále velmi dobrou radou.