Písemnostní dovednosti - komunikace se slovy

Komunikace se slovy

Ze všech tříd, které jsem absolvoval na vysoké škole a absolventské škole, dvěma, které mi nejvíce pomohly v mé kariéře, byly anglická kompozice a obchodní angličtina. V těchto třídách jsem se naučil efektivním psacím dovednostem, které jsem použil při každé práci, kterou jsem kdy měl. Žádná jiná práce než práce na tomto webu obsahovala psaní jako součást mého popisu práce . Navzdory tomu jsem musel psát v každé práci a bylo to samozřejmé, že bych to mohl udělat.

Toto je případ většiny úloh - ať už je třeba psát interní poznámky, korespondovat s klienty nebo pomáhat při navrhování prodejních materiálů. Psaní krásné prózy a poezie je talent. Úspěšné psaní je však dovednost, kterou lze naučit.

Uspořádejte své psaní

Ať už vytváříte připomínku s vaším spolupracovníkem nebo zprávu pro svého šéfa, měli byste se rozhodnout, jaké informace chcete předat. Postupujte takto:

1. Seznamte se s každou položkou, kterou potřebujete probrat ve své poznámce nebo zprávě.
2. Dejte je do pořádku - od většiny k nejméně důležitým.
3. Napište stručný přehled celé poznámky - bude to váš první odstavec.
4. Rozbalte každou položku uvedenou v kroku 1.
5. Pokud nějaká akce musí být přijata příjemcem, uveďte, že v závěrečném odstavci.

Některé tipy

Vyhněte se ostrosti. Řekněte nahlas, co se snažíte psát. Poslechněte, jak se slova ozývají. Například rozsudek "zjistil jsem, že bych se měl podívat na naše minulé údaje o prodeji, abych přišel s plánem, který by nám pomohl přehodnotit naši prodejní techniku", lze jednoduše označit jako "musím vzít podívejme se na naše minulé údaje o prodeji, abychom přehodnotili naši prodejní techniku. "

Napište pro své publikum.

Použijte jednoduchý jazyk. Nechcete, aby čtenář potřeboval slovník, aby rozluštil to, co se snažíte říct. Nesnažte se svým čtenáři zapůsobit svým obrovským slovem. Je pravděpodobné, že místo toho bude váš čtenář zklamat. Většina lidí současně žongluje několik úkolů a má zájem získat pouze potřebné informace.

Jste zodpovědný za to, aby se to stalo. Namísto toho, aby řekl: "Jeho přírodní pověsti jsou jako vynikající kandidát na práci," říká: "Jeho přítelkyně z něj činí nejlepší kandidáta na práci."

Zůstaňte pryč od žargonu, který vám čtenář nechápe. Pokud je vaše práce velmi technická, ale člověk, s nímž píšíte, není v této oblasti dobře zvyklý, držte se slov, která mu bude rozumět. Například pokud jste návrhář webu, tato věta v poznámce k vašemu klientovi, psychologovi, nebude mít smysl: "Co byste chtěli použít jako BGCOLOR pro vaše stránky: # ADD8E6 nebo #FFFFFF?" Každý, kdo má znalosti v návrhu webových stránek, ví, že tato otázka může být přeložena na "Co byste chtěli, aby barva vašeho webu byla: světle modrá nebo bílá?" Nicméně neočekávejte, že váš klient bude lépe obeznámen s tímto technickým žargonem, než byste byli při diskusi o psychologickém termínu, jako je trichotillomania.

Každodenní klišé drží čtenáře pryč - nebo alespoň to neznamená, že si pamatuje to, co říkáte. Chcete, aby vaše písmo bylo nezapomenutelné. Protože často slyšíme klišé, stáváme se jim znecitlivění. Slova tedy nejsou jednoznačně spojena s psaním.

Spíše než říkat "Nedělejte až zítra co můžete dělat dnes" ve zprávě podřízeného, ​​kterého se snažíte motivovat. Jednoduše řekněte: "Zastavte prokrvácení. Udělejte hotovou práci nyní."

Pokud je to možné, použijte aktivní hlas. Aktivní hlas činí váš rozsudek silnější a obvykle kratší. Vyzkoušejte tyto příklady. Pasivní hlas: "Tržby vzrostly kvůli tomu, co jsem si udělal." Aktivní hlas: "Moje sítě zvýšily prodej."

Nebuďte redundantní. Není nutné říkat "odpoledne odpoledne" nebo "očekávaná těhotná žena". Řekněme, že "2 hod." Nebo "2 v poledne" nebo "očekávaná žena" nebo "těhotná žena" všichni informují o tom, co chcete říct, a jsou méně náročné.

Samozřejmě věnujte pozornost gramatice. Použijte elementy stylu Strunk a White, které jsou k dispozici na webu. Dobrý slovník by měl být v blízkosti, spolu s tezaurus.

Tezaurus vám umožní udržet vaše psaní čerstvé tím, že vám pomůže najít různé slova k použití. Mnoho z těchto zdrojů je k dispozici online.

Korektura je jednou z nejdůležitějších věcí, které můžete udělat. Vzhledem k tomu, že pravděpodobně děláte většinu svého psaní na počítači, máte přístup k automatickému pravopisu a kontrole gramatiky . Dávejte si pozor - některá slova používaná ve špatném kontextu mohou být zapomenutá počítačovými kontrolami pravopisu. Například věta "Zaměstnanci, kteří navštěvovali příliš mnoho schůzek, dozvěděli se o softwaru gnu" by prošli pravopisnou kontrolou, aniž by byly zjištěny chyby. Nechte-li někdo jiný provést váš dokument, pokud je to možné. Pokud to čas dovolí, dejte svou kompozici pryč a později jej opravte, nebo ještě lépe.