Proč byste chtěli poslat profesionální e-mail? Existuje řada důvodů. Můžete poslat svůj motivační dopis potenciálnímu zaměstnavateli, poděkování dopisu kolegovi, který souhlasil s tím, že se jedná o odkaz, rezignační dopis vašeho současného šéfa nebo žádost o doporučení.
Mohli byste mít jiné důvody pro zasílání neosobních e-mailů a ve skutečnosti je dobré se ujistit, že všechny e-maily jsou organizované a profesionální. Zde je, co je třeba zahrnout do vašich zpráv, co nezařadit a jak zavřít, podepsat a odeslat své e-mailové zprávy.
Pokyny pro profesionální e-mailové zprávy
Přečtěte si tyto kroky, abyste napsali vysoce kvalitní profesionální e-mail a vždycky budete mít příjemný dojem na příjemce:
- Řádek předmětu: předmětová čára by měla stručně vysvětlit svůj účel pro psaní. Váš předmět může být stejně jednoduchý jako "Děkuji" nebo "Žádost o doporučení".
- Pozdrav: I když píšete velmi krátký e-mail, přiložte pozdrav. Pokud znáte jméno osoby, uveďte ji. Pokud s osobou nemáte jméno, zavolejte je podle jejich názvu.
- Délka: Udržujte svůj email co nejpodrobněji. Lidé mají tendenci zkrátit dlouhé e-maily, takže obsahují pouze důležité informace.
- Styl písma: Vyhněte se ozdobným, hravým nebo barevným písmům; tyto jednoduše odvádějí příjemce od skutečné zprávy. Nepoužívejte přehnané tučné a kurzíva, které způsobují, že email vypadá přeplněný. Nepište ani všemi velkými písmeny; to se objevuje jako šílené nebo přehnané v e-mailu.
- Emotikony: Nezahrnujte emotikony do profesionálního e-mailu; uložte je pro osobní korespondenci.
- Pravopis a gramatika: Právě proto, že píšete e-mail, neznamená to, že byste měli být neopatrní ohledně pravopisu a gramatiky. Upravte svůj e-mail před jeho odesláním. Bezchybná zpráva sděluje příjemci, že váš e-mail by měl být brát vážně.
- Uzavření: Odhlaste se krátkým příspěvkem "Děkuji", "Nejlepším" nebo jinému jednoduchému odeslání, a pak i vašemu jménu. Většina e-mailových účtů vám umožňuje vkládat do každého e-mailu podpis s vaším jménem, názvem a kontaktními informacemi. Je to úžasný způsob, jak zajistit, aby každá korespondence byla profesionálnější.
Další tipy pro profesionální e-mailové zprávy
Jakmile napíšete svůj e-mail, proveďte všechny tyto kroky před klepnutím na tlačítko Odeslat:
- Ujistěte se, že zpráva byla dokončena: Zkontrolujte, zda je řádek Předmět vašeho e-mailu vyplněn, jste vložili podpis , posíláte zprávu správné kontaktní osobě a vyplnili pole Skrytá kopie pro odeslání kopírujte si sami, abyste měli záznam o e-mailové zprávě.
- Důkazem vašeho e-mailu Zpráva: Než zasáhnete odeslat, také se ujistěte, že kontrolu pravopisu a zkontrolujte gramatiku a kapitalizaci. Jsou stejně důležité v korespondenci pro hledání e-mailové práce , protože jsou v papírovém dopise.
- Odeslání zprávy o testovacím e-mailu: Než skutečně pošlete svůj e-mail, odešlete zprávu nejprve, abyste zkontrolovali, zda formátování nefunguje a nic nevypadá. Pokud vše vypadá dobře, pokračujte a pošlete e-mail společnosti nebo jednotlivci, které kontaktujete.
- Odeslání kopie e-mailové zprávy na sebe: Použijte pole Skrytá kopie pro odeslání kopie e-mailové zprávy, abyste měli záznam o tom, kdy jste zprávu odeslali a komu jste ji poslali. Tyto informace můžete také najít v odeslané složce.
- Zkopírujte své kopie: Pomocí mnoha e-mailových programů můžete posílat složky, abyste usnadnili hledání důležitých minulých e-mailů. Nastavte složku pro všechny e-maily pro hledání práce a zašlete kopie e-mailové zprávy, kterou pošlete do složky pro hledání úloh.
Pravidelně kontrolujte svůj e-mail
Čas je podstatný, když hledáte zaměstnání, takže je důležité pravidelně a často kontrolovat e-mail, abyste si nevšimli žádných důležitých příležitostí. Přinejmenším zkontrolovat svůj e-mail ráno a časně odpoledne, takže budete mít čas reagovat včas na zprávy, které obdržíte.
V dnešních dnech, díky inteligentnímu telefonu, můžete snadno kontrolovat své e-maily, ať jste kdekoli a kdykoli budete chtít - už se nemusíte pohybovat nad počítačem. Ve skutečnosti můžete dostávat oznámení o nových e-mailových zprávách, abyste je mohli přečíst, jakmile se dostanou do doručené pošty.