Nenechávejte své vzkazy v rukou jiných
Zde je více vysvětlení, které vám pomůže pochopit důležitost zprávy "mimo kancelář" a proč byste si na ni měli určitý čas naplánovat.
Stanoví očekávání ... Pro každého
(Doufejme), že po narození dítěte budete mít mateřskou dovolenou. Tentokrát mimo kancelář je soukromý a velmi zvláštní. Tentokrát se s novorozeným nikdy nevrátíte. Vůbec. Takže je důležité chránit toto období ve svém životě.
Víte, jak to je, že máte na dovolené dovolenou pracovní e-mail, že? Cítíte nucen poslat rychlou odpověď! Ale když jste na dovolené, nemáte opravdu čas na "rychlou" odpověď.
Vy a vaše rodina vítejte jiného člena na světě. Tato doba spojení bude zaplnena bezesných nocí, nepředvídatelným rozvrhem, fluktuacemi hormonů, jmenováním lékaře, návštěvníky a kdo ví co jiného. Také ve vás a všude kolem vás bude mít mnoho změn, které budete chtít zvládnout.
Psaní e-mailů za těchto podmínek nebude znamenat vaši nejlepší práci. Vaše zpráva "mimo kancelář" vás ochrání před přerušeními práce i špatně promyšlenými emaily.
Při této době je nutné nastavit hranice. Chcete-li pomoci udržet svůj pracovní život v klidu, nastavte novou prioritu, aby vaše novorozence a vše, co přichází s ním, bylo první.
Když vytvoříte správnou zprávu z vašich klientů, spolupracovníci a všichni ostatní, kteří se pokusí oslovit vás, rozumí vaší nové prioritě a doufejme, že ji nepřekročíte.
Takže jak vytvoříte skvělou zprávu "nerušit", která by vám pomohla chránit takový zvláštní čas?
Dejte své "mimo kancelář" Zprávu nějakou myšlenku
Když máte kolem 26 týdnů těhotenství, začněte pracovat na zprávě "mimo kancelář". Pokud máte možnost uložit název této zprávy, pojmenujte ji "Maternity Leave - Out of Office".
Příprava zprávy předem vám dává větší kontrolu nad tím, co vaše zpráva řekne. Vy jste ten, kdo zná vaši práci, kdo převezme vaše povinnosti a kdy se vrátíte do kanceláře. Rozhodněte se, zda chcete říci, že se během určitého týdne v určitý den vrátíte, nebo nezmiňujete datum. Pokud neudělíte konkrétní osobu, na kterou může odesílatel kontaktovat, rozhodněte se, zda chcete zmínit e-mail svého manažera nebo telefonní číslo, na které mohou volat.
Při vytváření této zprávy předem ušetříte všechny, včetně sebe, času a energie. Možná budete muset nečekaně opustit kancelář (víte, jděte doručit své dítě), takže pokud máte nastavenou zprávu, poskytne správci IT nebo vašemu manažerovi připravenou zprávu, kterou budete používat.
Chcete, aby IT nebo správce nastavili tón této zprávy? Sakra ne!
Po uložení zprávy "mimo kancelář" informujte svého manažera. Raději slyší, že jste připraveni na váš odchod a je potřeba udělat ještě jednu věc, kterou byste měli podpořit.
Věci, které mají být zahrnuty ve vaší zprávě
Níže je ukázka zprávy "mimo kancelář", kterou můžete použít. Jakmile povolíte zprávu ve vašem e-mailovém softwaru, bude automaticky reagovat na všechny e-maily, které vám byly zaslány v určeném čase.
Záleží jen na vás, pokud chcete informovat příjemce, kde jste. Mohli byste jednoduše říct, že jste "mimo kancelář", nebo je můžete informovat, že jste na mateřské dovolené. Pokud nechcete informovat všechny, že jste na mateřské dovolené , jednoduše odstraňte tři slova "pro mateřskou dovolenou". Můžete použít variantu této e-mailové zprávy pro delší dovolenou nebo služební cesty!
Pokud vidíte (závorky), vložte příslušná slova nebo fráze pro vaše okolnosti.
Děkuji za Váš e-mail. Jsem mimo kancelář na mateřské dovolené do (datum, kdy očekáváte návrat).
Pokud potřebujete okamžitou pomoc, kontaktujte prosím (jméno spolupracovníka, který vás zajímá, s kontaktními údaji, e-mailem vašeho manažera nebo telefonním číslem).
(Pokud máte určité projekty, pokryte si název projektu a osobu, která vás pokrývá).
Pokud vaše záležitost není naléhavá, odpovězím na váš e-mail po návratu.
S přátelským pozdravem,
(Tvé jméno)