Vedoucí soudní kanceláře jsou zaměstnáni v advokátních kancelářích všech velikostí. Někteří tajemníci poskytují čistě administrativní podporu. Nicméně, sekretářky v mnoha firmách vykonávat hybridní roli, fungovat jako sekretářka a paralegal soudní spory.
Níže uvádíme několik nejběžnějších funkcí tajemníka sporů v průběhu celého soudního sporu.
Sekretářské role se liší v závislosti na firmě, druhu soudní praxe a velikosti personálu.
Case Screening
V podnicích žalobců je prvním krokem případu prozkoumání případu za zásluhy. Má potenciální klient příčinu jednání? Existují nějaké konflikty? Sekretář může pomoci při přípravě formulářů pro screening případů a naplánovat počáteční schůzky mezi advokátem a potenciálním klientem. V některých případech sekretářka dokončí úvodní screening tím, že se telefonicky dotáže potenciálním klientům. Pokud je klient podepsán, sekretářka vytvoří nový spis a předá klientovi zadávací smlouvu a další dokumenty.
Vyšetřování
V mnoha případech strany provádějí šetření před podáním žaloby. Toto vyšetřování může zahrnovat umístění a výslech svědků, prohlídku místa úrazu a shromažďování dokumentů a jiných důkazů. Vedoucí soudní kanceláře může napomoci při plánování rozhovorů a telefonních konferencí jménem advokáta, vytváření svědeckých seznamů, organizování důkazů a dalších dokumentů a vytvoření spolehlivého systému podávání papírových i elektronických dokumentů.
Příspěvky
Je-li podána žaloba, tajemník připraví podání v programu pro zpracování textu. Tvrzení mohou zahrnovat předvolání, stížnost, prohlášení, žádosti o přijetí a návrhy. Vedoucí soudní spory často vytvoří papežské sponzory, které organizují a indexují všechny spisy pro konkrétní případ.
Tajemník může tyto dokumenty předložit soudu, a to buď osobně nebo elektronicky, ačkoli tento úkol často provádí soudní spisovatel nebo soudní posel .
Objev
Discovery je nejdelší fáze procesu soudního sporu. Během zjišťování může sekretářka soudního řízení vykonávat všechny nebo některé z následujících úkolů:
- Příprava dokumentů pro zjišťování v systému pro zpracování textu včetně dotazů a požadavků na produkci
- Zadávání, odeslání a sledování předvolání
- Plánování výpovědí s více stranami, včetně právníka, klientů, oponentů a soudních reportérů
- Plánování nezávislých lékařských prohlídek a dalších jmenování vyžadovaných občanským soudním řádem
- Vytváření pořadačů zjišťování; indexování a archivaci dokumentů zjišťování
- Uspořádání a archivace dokumentů
- Plánování testů na místě
- Umístit a komunikovat s odborníky; organizování a podávání odborných zpráv
Předběžná zkouška
Jakmile je stanoven zkušební datum, tajemník pomáhá právnímu týmu připravit se na soudní proces. Role tajemníka může zahrnovat:
- Zadávání a formátování předběžných dokumentů včetně návrhů, sdělení, předvolání a seznamů svědků
- Shromažďování a organizování exponátů
- Vytváření, uspořádání a / nebo indexování zkušebních vazeb
- Pomáhá organizovat falešné zkoušky
- Sledování termínů a zasílání upozornění právnímu týmu
- Cite-kontrolní a korekturní svazky a právní dokumenty
- Zajištění správného formátování dokumentů v souladu s pravidly soudů
- Koordinující svědci
Zkušební
Zástupce soudního spisu hraje důležitou podpůrnou roli během soudního procesu. Mezi jeho povinnosti patří:
- Příprava, psaní a formátování zkušebních dokumentů
- Koordinace přípravy grafů, grafů a dalších vizualizací v soudní síni
- Plánování kurýrů, soudních reportérů a expertních svědků
- Organizování, archivace a správa dokumentů, exponátů a zkušebních pořadačů
- Koordinace uspořádání cest pro advokáty, svědky, klienty a další
Další administrativní úlohy
Pro ty, kdo pracují na straně obhajoby, sekretářka pro soudní řízení vstoupí do času advokátů a paralegálů vynaložených na každý případ do systému času a fakturace firmy .
Klient také pošle klientovi pravidelné faktury a následně provede opožděné platby. K dalším obecným úkolům vedeným soudním poradcem patří:
- Vytváření informací přepisováním, formátováním, vkládáním, načítáním, kopírováním a přenosem textu, dat a grafiky
- Sledování případů
- Odpovídá klientům, svědkům a nepřátelům
- Odpověď na telefon
- Vytváření tabulek pro sledování nákladů, exponátů a dalších informací
- Přepisování diktátu
- Udržování systémů ukládání dat
- Směrovací korespondence, zprávy a právní dokumenty
- Organizování klientských konferencí a schůzí advokátů
- Příprava výkazů výdajů
- Udržujte kalendář právníků plánováním a plánováním konferencí, telekonferencí, uložení a cestování
- Objednání spotřebního materiálu
Soudní tajemník Vzdělávání
Mnoho soudních sekretářů dokončí certifikát nebo přidružený studijní program na obchodní škole nebo na vysoké škole. Nicméně, sekretářky se čtyřletými vysokoškolskými tituly mají největší příležitost k prosazení v rámci advokátní kanceláře. Výcvik v soudních sporech se často vyskytuje v práci. Zkušení sekretáři soudních sporů se často pohybují do jiných rolí ve firmě, včetně pozic paralegal a kancelářských funkcí.
Soudní tajemství Dovednosti a znalosti
Vedoucí soudní kanceláře musí mít různé interpersonální, technologické a kancelářské dovednosti, jakož i právní a procedurální znalosti. Požadované dovednosti a znalosti zahrnují:
- Dovednosti v oblasti zpracování textu, tabulky, prezentace a časového a fakturačního softwaru; znalost sady Microsoft Office
- Zkušenost s přepisovacím zařízením
- Vynikající písemné a slovní znalosti
- Znalost místních, státních a federálních soudních sporů a dokumentace
- Zkušenosti s databázemi dokumentů, jako je Ringtail, Summation a Concordance
- E-filing zkušenosti
- Znalost kancelářských postupů a právní terminologie
- Silné schopnosti psát
- Pevné organizační dovednosti a multi-tasking dovednosti
- Schopnost pracovat profesionálně se všemi úrovněmi personálu