Efektivní vedoucí pracovníci a manažeři tvrdě pracují na tom, aby své schopnosti rozvíjeli a poskytovali pokyny členům týmu. Tento příspěvek nabízí pokyny pro efektivní řízení a delegování v rámci dohledu.
7 Pozitivní komunikační postupy pro nabízení směrů úloh
- Vždy poskytněte kontext pro dokončení úkolu. Lidé dělají svou nejlepší práci, když chápou důležitost úkolu pro větší operaci. Když učiníte čas na vysvětlení obchodní důležitosti úkolu, který požadujete, abyste byli dokončeni, učíte a projevujete respekt vůči jednotlivci, kterého jste požádali o dokončení práce.
- Být specifický, načrtněte, kdy musí být úkol dokončen a sdílet jakékoliv standardy kvality.
- Zeptejte se s respektem proti vydávání přísného příkazu. Vyberte slušný tón hlasu, zdvořilé slova a doručte zprávu odpovídajícím hlasitím. Kontrast: "Hej, musíš vyjet ten nákladní vůz," řekl přísně, "John, zásilka na tomto vozíku je potřeba na výrobní lince. Mohl bys pomáhat a vyložit nákladní vůz před polednem?" Není pochyb o tom, že druhý přístup by byl vnímán jako pozitivní a první jako negativní.
- Nabídněte osobě, která je požádána o dokončení úkolu, příležitost klást objasňující otázky. Tento krok pomáhá posílit komunikaci mezi zaměstnancem a školitelem a zlepšuje pravděpodobnost úspěšného výsledku. Zaměstnanec má příležitost potvrdit, že skutečně rozumí tomu, co se od něho žádá.
- Odolajte nutkání dohlížet nebo řídit, aby zaměstnanec dokončil požadovaný úkol. Součástí učení, jak dát směry efektivně, je učení se důvěře jednotlivcům, o které požádáte o pomoc.
- Nabídněte vhodné díky a pozitivní zpětnou vazbu pro správně dokončené úlohy.
- Nabídněte jasnou, behaviorální a soustředěnou zpětnou vazbu pro všechny nesprávně vyplněné úkoly.
Zdůrazněte učení společně s poskytováním pokynů
Jedno léto jsem pracovala jako asistentka zkušeného obchodníka. Naučil jsem se ho však velice pozorně, když mi dal úkol, abych to dokončil, s čím jsem nebyl znám, sledoval by mě několik vteřin, a pak sám dokončil úkol. To mi bylo frustrující. Zatímco bylo zajímavé ho sledovat, jednou jsem dostal příležitost dokončit úkol, opravdu jsem se chtěl naučit, jak to udělat.
Kdyby si udělal čas na to, aby mi poskytl nějaké základní školení a trochu poradenství, jakmile můj první úkol několikrát dokončil, mohl bych pro něj tuto práci pro zbytek léta dokončit. Jeho mikromanizační přístup mi nedokázal učit a povzbudit. Vytvořila pro něj více práce a snížila jeho celkovou účinnost.
- Zjistěte, zda je úkol nový nebo komplikovaný a zda je třeba trénovat.
- Poskytněte instrukce a pak nabídněte příležitost pro jednotlivce, aby cvičil úkol s vaším přínosným dohledem.
- Jakmile jednotlivec vyvinul důvěru v úkol, dovolte mu dokončit práci bez vašeho dohledu. Zkontrolujte později, abyste potvrdili dokončení, včasnost a kvalitu.
- Nabídněte pozitivní zpětnou vazbu pro správně dokončená úloha.
- Nabídněte nápravné školení, když se jednotlivec snaží dokončit úkol včas nebo na správné úrovni kvality.
Dejte si pozor na tyto úskalí při poskytování pokynů
- Vydávání příkazů agresivním tónem. Zatímco jisté okolnosti, včetně mimořádných situací nebo okolností života a smrti, mohou zaslouží si rozkazy, pokud nejste ve vojenské oblasti, neodoláte tomuto naléhání.
- Reagovat na: "Proč?" s "Protože jsem to řekl." To je špatný přístup k rodičovství a horší přístup na pracovišti.
- Ptáte se nejasně.
- Požádat více lidí, aby dokončili stejný úkol.
- Nepodaří-li se rozpoznat, kdy je požadována instrukce před tím, než osoba dokončí úkol.
- Neuvědomuje-li si, že jednotlivci mohou mít protichůdné priority a lhůty.
- Nepodařilo se vám nabídnout poděkování a pozitivní zpětnou vazbu za dobře provedenou práci.
Aktualizováno Art Petty