Nicméně, někdy se musíme potkat. A ano, existují některé velké rady od odborníků o časovém řízení, kontrole agendy a nařízení.
Zaměření se zde trochu liší a nabízí některé vyzkoušené a pravdivé pokyny, které pomohou manažerům přenést pět společných typů schůzek na bezbolestné a produktivní události.
Pět společných řešení řešení
1. Odstranění smrti pomocí aktualizací "Okolo stolu" . Znám tuto schůzku. Cram osmnáct lidí v místnosti a pak vyžadují, aby každý člověk sdílel nějakou aktualizaci, která se obvykle zdá být pokusem ospravedlnit jejich existenci a učinit případ za jejich zakotvení ve skvělé hale zaměstnanců slávy. Vedoucí představitelé a vedoucí představitelé jsou pro běh těchto setkání proslulí a naivní se domnívají, že je to skvělý způsob, jak všichni slyšet, co se děje ve firmě. Ve skutečnosti lidé většinou vyladí a soustředí se na plánování své vlastní aktualizace, kterou nikdo nebude poslouchat.
Místo toho: V každém případě se spojte se svými vrstevníky, členy týmu nebo klíčovými kolegy, ale nepoddělujte přístupu "kolem stolu". Nabídněte informace na základě výjimek.
Sdílejte relevantní zprávy, včetně finančních výsledků, získání velkých zákazníků nebo aktualizace o iniciativách celé organizace. Dále rozšiřte nabídku jednotlivcům o to, abyste se sepsali důležité otázky. Pokud se objeví něco pozoruhodného a není příliš známé, měl by to někdo sdílet. Pokud jedna skupina potřebuje pomoc od jiné skupiny, zvedněte požadavek.
Jinak nenechte všechny účastníky sdílet.
2. Stavové schůzky obecně. Mohou to být brutální zabijáci času, zvláště když se zablokují jako opakující se události a jsou špatně zvládnuty.
Místo toho : Nikdy nevolte schůzku pro něco, co můžete vyhledat. Využijte technologické nástroje dnešního dne, abyste zajistili, že vaše pracovní týmy budou udržovat aktuální a viditelnou aktualizaci stavu, kde si je všichni uvidí kliknutím myši. Pokud se musíte setkat s plánovaným termínem setkání na polovinu nebo použít agilní přístupy a spustit krátké "stand-up" sezení. Buďte drakoničtí, pokud jde o odchylky a rozptýlení, které prodlužují tato zasedání. Zaměřte se na sdílení stavu a vyžadujte, aby lidé řešili problémy mimo toto fórum.
3. Neorganizované schůzky brainstormingu. Většina brainstormingových setkání je tak špatně ulehčena, že skončíme potlačením myšlenek, podporou šéfovy nápady nebo vytvářením skvělých seznamů chladných věcí, které nejsou nikdy slyšeny ani viděny.
Místo toho: pracujte pro definování tématu brainstormingu a sdílejte ji s pozvanými před zasedáním. Sbírejte jejich vstupy a konsolidujte a zaúčtujte je nebo je sdílejte, aniž byste jim přisuzovali nápady. Použijte živou relaci, abyste mohli skočit a postavit se na předložených nápadech přidáním do seznamu.
Odstraňujte nutnost zhodnotit nápady v tomto zasedání. Zahrňte další techniky, které minimalizují tlak na socializaci, jako je psaní mozku. A hlavně konsolidujte myšlenky a vytvořte proces, který je bude vyhodnocovat a archivovat pro snadné seskupení v budoucích relacích a situacích.
4. Operace recenze, které dělají Inquisition vypadat krotká. Pokud jste někdy utrpěli zasedání, kde se vůdce schůze - obvykle výkonný - soustředí na jednu bojující funkci nebo hledá slabé místo v prezentaci každého člověka a pak mrštně posílá posly bezmocně, víte, jak je tento formát destruktivní. Neprovádějte tento proces.
Místo toho: Zajistěte, aby byly hluboké funkční ponory a firemní proktologické zkoušky soukromé, a zaměřte se na sdílení klíčových provozních indikátorů, problémů a příležitostí.
Schůzka skupiny není časem nebo místem, kde byste mohli oddělovat oblast s nízkou výkonností nebo jednotlivce. Na místě zorganizujte následné schůzky, ale nikomu jinému nepodměrujte své viditelné křížové zkoumání. Nezakládejte se na zodpovědnost za zlepšení, ale odstraňte krutost a to, co je zřejmé z vašeho repertoáru správy setkání.
5. Setkání, která vyvolávají problémy vyžadující spontánní rozhodnutí. Zvláště nebo ironicky je zasedací místnost jedním z nejhorších míst pro rychlé rozhodování . Problém se poprvé objeví a volá po rozhodnutí, že lidé na místě, a oni vás budou odporovat za použití tohoto přístupu.
Místo toho: Pracujte neustále před zasedáním skupiny a zapojte klíčové zainteresované strany do problematiky a možností. Vyžádejte si jejich vstup, nabídněte své perspektivy a pracujte na zprostředkování společných zájmů. Fórum pro schůzky použijte k ověření zájmů zúčastněných stran a určení jejich doporučení. Zatímco stále nemusíte získat okamžité rozhodnutí bez dalšího kroku nebo dvou, budete posílit své pracovní vztahy s předzávodem.
Spodní linie pro nyní:
Jsme společné tvory z přírody a dokonce s řadou technologických nástrojů, které nám umožňují spojit se bez toho, abychom byli na stejném místě, někdy to pomáhá být tváří v tvář. Využijte tento čas moudře a ukažte úctu k účastníkům tím, že vytvoříte schůzky, které minimalizují časové investice a maximalizují sdílení informací v neohrožujícím prostředí.