Potřebujete napsat obchodní dopis? Nejste si jisti, jaké nejlepší rozložení chcete použít nebo co do vašeho dopisu zahrnout? Je důležité, aby všechny obchodní dopisy, které píšete, byly správně formátovány a vypadaly profesionálně.
Když píšete potenciálním zaměstnavatelům, kolegům, profesionálním a obchodním vazbám, rozložení vašeho dopisu je téměř stejně důležité jako to, co píšete.
Není-li písmeno správně naformátováno, nemá mezi jednotlivými odstavci dostatek místa a používá netradiční styl písma nebo velikost, může to na vás špatně odrážet.
Pokyny pro psaní obchodních dopisů
Zde jsou pokyny pro psaní obchodního dopisu, takže celá vaše korespondence vytváří nejlepší dojem.
Okraje
Okraje obchodních dopisů by měly být kolem 1 "všude kolem, což dává profesionálnímu dopisu přehledný vzhled. Měli byste zarovnat text vlevo, a tak je většina dokumentů zarovnána, takže vaše dopisy budou čitelné.
Rozpětí písmen
Zanechání místa ve vašem dopisu vytváří jasný, přehledný a snadno čitelný vzhled, který čtenář ocení. Váš dopis by měl být ve formátu bloku: celé písmeno by mělo být zarovnáno vlevo a jednoznačně, s výjimkou dvojitého mezeru mezi odstavci.
Velikost písma
Tradiční velikost písma pro profesionální dopis je 12. Písmo by mělo být Times New Roman nebo Arial. Pokud však používáte hlavičkový papír, hlavičkový papír může mít jinou velikost a styl písma.
Styl fontu
V profesionálním dopise není třeba používat různé styly.
Použijte jednotné písmo (font písma, jako je například Times New Roman nebo Arial) a vyvarujte se podtržení, kurzívou nebo tučným písmem. Pokud však používáte hlavičkový papír, hlavičkový papír může mít jiný styl písma.
Text písma
Obchodní dopis by měl být čistý a čitelný. Vyhněte se psaní vašeho dopisu v jednom velkém bloku textu.
Přetáhněte text do několika stručných odstavců. Tyto odstavce by měly být zarovnány doleva; to umožňuje snadnější čtení. Po dokončení vašeho dopisu požádejte někoho jiného o to, abyste si je přečetli. Podívejte se na dopis krátce. Je na stránce příliš mnoho textu? Je snadné vidět zřetelné odstavce?
Kontaktní informace
První část vašeho dopisu by měla obsahovat vaše kontaktní informace a kontaktní informace osoby, kterou píšete. Uveďte také datum, které píšete v horní části vašeho dopisu.
Letní pozvánka
Pokud nepoznáte čtenáře dobře a obvykle jej řešíte svým křestním jménem, měli byste do pozdravu zahrnout osobní jméno a celé jméno osoby (tj. "Vážený pane James Franklin"). Pokud si nejste jisti jménem čtenáře, uveďte jeho název (např. "Vážený marketingový ředitel"). Pokud si nejste jističem o pohlaví čtenáře, stačí uvést jeho celé jméno a vyhnout se osobnímu titulu (tj. "Drahý Jamie Smith"). Pokud si nejste jisti o pohlaví, jménu a titulu čtenáře, jednoduše napište: " Komu se to týká ." Po pozdravu nechte jeden řádek prázdný.
Odstavec písmen
Profesionální odstavce by měly být relativně stručné.
První odstavec může obsahovat krátké přátelské otevření a stručné vysvětlení vašeho důvodu pro psaní. Druhý odstavec (a všechny další odstavce) by měl rozšířit váš důvod pro psaní. Poslední odstavec by měl zopakovat váš důvod pro psaní a popřípadě uvést svůj plán činnosti (nebo požádat čtenáře o nějaký druh akce).
Uzavření
Když píšete obchodní dopis nebo e-mailovou zprávu, je důležité, abyste svůj dopis uzavřel profesionálním způsobem, takže jste dopis, v jeho úplnosti, dobře napsaný a profesionální.
Podpis
Při odesílání papírového dopisu dokončete písmenem podpisem, ručně psaný, následovaný napsaným jménem. Pokud se jedná o e-mail, jednoduše zadejte své zadané jméno.
Nakonec nezapomeňte na kontrolu pravopisu a opravu dopisu před odesláním.
Opět požádejte člena rodiny, přítele nebo kolegu, aby to pro vás prohlédli. Vždy je dobré, aby se na další oči podívat, protože je těžké chytit naše vlastní chyby.
Formát obchodního dopisu
Přečtěte si formátovaný obchodní dopis s informacemi o tom, co je třeba zahrnout do každé části vašeho dopisu.
Příklady obchodních dopisů
Příklady obchodních dopisů pro různé obchodní, odborné a zaměstnanecké korespondence, včetně dopisních a e-mailových zpráv a šablon.