Jak vybrat správný dopisní dopis
Proč jsou důležité pozdravy dopisů?
Pozdrav je první věc, kterou příjemce uvidí, když si přečte váš motivační dopis . Proto je pro vás důležité, abyste předali odpovídající úroveň důvěrnosti a respektu. Například příležitostné pozdravy, jako například "Hello" a "Hi", mohou váš dopis vypadat neprofesionálně. Podobně, "na koho se to může týkat" může být příliš neosobní a přiměje manažera pronájmu, aby věřil, že vám není dost péče, abyste zjistili, koho byste se měl zabývat.
Když máte kontaktní osobu
Následuje seznam příkladů pozdravů dopisů, které jsou vhodné pro průvodní dopisy a další korespondenci týkající se zaměstnání, pokud máte jméno kontaktu.
Vážený pane Jonese
Vážená paní Brownová
Milá Riley Doeová
Drahý doktor Haven
Vážený profesor Lawrence
Interpunkce
Postupujte podle pozdravu dvojtečkou nebo čárkou a poté spusťte první odstavec svého dopisu na následujícím řádku. Například:
Vážený pane Smithovi:
První odstavec dopisu.
Pokud nemáte kontaktní osobu
Mnoho společností neuvádí kontaktní osobu, když odešlou práci, protože má tým zaměstnávajícího zaměstnance, který třídí prostřednictvím doprovodných dopisů a pokračuje předtím, než je předá správci náboru pro příslušné oddělení. Dávají přednost tomu, aby manažer pronájmu zůstal anonymní, dokud se s vámi nepřihlásí k rozhovoru.
Organizace by také neměla chtít zveřejnit, kdo má správce pronájmu, aby se vyhnul e-mailům a telefonním hovorům od žadatelů, zejména pokud očekávají, že obdrží velké množství žádostí od potenciálních uchazečů o zaměstnání. Takže, nebojte se, pokud nemůžete najít někoho, komu byste se obrátili na váš dopis. Bude předán správnímu oddělení a příjemci.
Nemáte-li ve firmě kontaktní osobu, nechte pozvánku z motivačního dopisu a začněte prvním odstavcem svého dopisu, nebo ještě lépe použijte všeobecné pozdravy. Při použití obecného pozdravu značíme podstatná jména.
Příklady všeobecných pozdravů
Vážený manažer pronájmu
Vážený manažer lidských zdrojů
drahý pane nebo paní
Vážení zaměstnanci společnosti
Interpunkce
Sledujte pozvánku dvojtečkou nebo čárkou před začátkem prvního odstavce na následujícím řádku. Například:
Vážení zaměstnanci firmy XYZ Enterprises Recruiter,
První odstavec dopisu.
Kdy použít v přiloženém dopisu "Drahý"
Je vhodné použít "Vážení" ve většině případů, například když potenciálním zaměstnavatelem je někdo, koho dobře znáte, nebo jsou známými obchodními partnery. Postupujte podle následujících pokynů a vyberte správný pozdrav:
- Pro lidi, které víte dobře, nebo jsou přinejmenším na jméno, používejte pouze jejich křestní jméno. Pro obchodního známého nebo spolupracovníka použijte své jméno, pokud jste je setkali více než jednou a oslovili je podle jejich jména.
- Pro případné zaměstnavatele použijte pana, paní nebo doktora (pokud jste nebyli instruováni jinak). Dokonce i když víte, že žena je ženatá, je bezpečnější používat "paní" na rozdíl od "paní", protože ta může být urážlivá za určitých okolností.
- Pokud si nejste jisti správným pozdravem, zahrajte si ho v bezpečí a použijte Mr./Ms./Dr. [příjmení] nebo pan / Ms./Dr. [jméno Příjmení].
Pokud je jméno příjemce genderově neutrální (např. Taylor Brown) a nejste si jisti, můžete říci: "Milá Taylor Brownová." Lepší možností však je hledat "Taylor Brown" na LinkedIn. Je pravděpodobné, že jejich profilový obrázek vyjasní jejich pohlaví.
LinkedIn je také skvělý nástroj, který zjistí, kdo je manažerem náboru. Vyhledejte společnost, na kterou se ucházíte, a jedno nebo dvě klíčová slova, která by popisovala osobu, která se na tuto pozici najímá.
Posuňte seznam dolů, dokud nenajdete osobu, která splňuje kritéria. A presto! Jste v obchodě.
Kdy použít v titulním dopisu "na koho se to může týkat"
Použijte, komu se to může týkat jako průvodní dopis pozdrav jen tehdy, když nemůžete zjistit konkrétní osobu, na kterou píšete. Měli byste se samozřejmě snažit najít jméno kontaktu v konkrétním oddělení, které vás zajímá. Při dotazu na společnost pro neověřené otvory může být tento pozdrav nejvhodnější.
Kdy použít "Hello" a "Hi"
Obraťte se na tyto neformální pozdravy pro osobní e-mail a zdržte se jejich používání v doprovodném dopise, pokud nejste s příjemcem velmi dobře obeznámeni. Takové pozdravy jsou prostě příliš neformální - nikoli nejprofesionálnější způsob, jak začít rozhovor, pokud hledáte práci.
"Dobrý den" je vhodný pouze v emailové korespondenci. Měla by být používána především pro lidi, které znáte dobře, ale mohou být použity ve velmi nepravidelných situacích.
"Ahoj" je vhodný pouze v příležitostné e-mailové korespondenci s lidmi, které osobně dobře znáte. Například, pokud se přihlašujete s blízkým přítelem a dozvíte se, že se dozvěděl o zaměstnání, které začíná v jejich společnosti.
Jak psát pozvánku
Formátování standardní obchodní korespondence vyžaduje, aby po zadání vlastních kontaktních údajů a data vašeho dopisu zapsal název kontaktní osoby, jméno společnosti a adresu společnosti.
Formální pozdrav / pozdrav přichází dále: "Vážený [jméno kontaktní osoby]." Pokud máte kontaktní osobu pro váš dopis, nezapomeňte do pozdravu uvést svůj osobní název a jméno ("Vážený pan Franklin"). Pokud si nejste jističem o pohlaví čtenáře, stačí uvést jeho celé jméno a vyhnout se osobnímu titulu (tj. "Drahý Jamie Smith"). Po pozdravu nechte prázdný řádek.
Vždy byste se měli snažit najít jméno kontaktu, které bude ve vašem dopise používat. Ponechává dobrý dojem na manažera pronájmu, pokud jste si udělali čas na používání svého jména, zvlášť pokud potřebujete trochu pracovat, abyste ho našli.
Pokud tato informace nebyla uvedena v oznámení o zakázce a nemůžete ji najít na webových stránkách společnosti, je dobré zavolat firmu, požádat o její předání na oddělení lidských zdrojů (pokud mají), vysvětlete budete se ucházet o práci tam a požádat o jméno svého náborového manažera. Pokud nemůžete najít kontaktní osobu nebo si nejste jisti, kdo si přečte průvodní dopis, můžete použít obecné pozdrav (tj. "Vážený manažer pronájmu").
Závěrečný dopis
Váš dopis pozdrav má potenciál zlepšit vaše šance na získání rozhovoru. Chcete-li zvýšit vaši kandidaturu, ujistěte se, že váš průvodní dopis zachovává profesionální vzhled a nabízí relevantní informace, včetně vaší kvalifikace pro danou pozici. Zvolte vhodné uzavření a vždy poděkujte čtenáři za jejich čas a pozornost.