Zadávání dat na těchto časových listech, obvykle zaměstnanci kreativního oddělení , zaznamenává hodiny, které byly vynaloženy na každou část projektu.
To neznamená pouze vytvoření kampaně, ale počáteční briefing , klientskou prezentaci a dokonce i čas strávený na výstřelcích a produkčních studiích. Pouze získáním jasného obrazu o způsobu, jakým byl čas vynaložen, může agentura účinně zvládnout pracovní zátěž, uspořádání fakturace klientů a způsob, jakým je čas přidělen mezi týmy.
Přehled časopisu v kostce
V časných dnech reklamy, jako tolik úkolů té doby, byl čas zaznamenán ručně na papíře s pery a tužkami (a hodně vymazání). V těchto dnech je do počítače nebo do tabletu vložen čas pomocí sofistikovaného softwaru, který dokáže vytisknout zprávy všech odrůd. Většina obchodů má velmi podobnou šablonu, která zahrnuje:
- Číslo úlohy
- Klient
- Úkol po ruce
- Každý a všichni přidělení zaměstnanci
- Datum a počet odpracovaných hodin
- Cena za hodinu
- Přesčas
Při spuštění projektu pro klienta otevře správce účtu nebo správce provozu číslo úlohy a začne sledovat hodiny.
Ty budou obvykle odpovídat návrhu nebo nabídce zadané klientovi a budou rozděleny na hodiny strávené především v oblasti výzkumu, plánování a strategie, tvůrčího vývoje, výroby a správy projektů.
Pokud vše půjde do plánu, skutečné hodiny strávené na projektu budou korektně korelovat s odhadem, ale obvykle tomu tak není.
Vývoj tvůrčí činnosti často přináší více času než jakákoli jiná část procesu, kvůli změně ve směru, zpětné vazbě od zákazníků nebo neschopnosti crackovat stručnost. To se může stát problémem s klientem, protože nechce tráví spoustu dalších peněz za tvůrčí dobu, protože tvůrčí oddělení má problémy s nalezením řešení.
Časový rozpis však musí být vyplněn správně, aby bylo možné sledovat tento čas a ukázat klientovi, jak byly peníze vynaloženy, a jak funguje agentura. Je to dobrý způsob, jak zjistit, zda jsou některé projekty příliš náročné na práci, aby se zisk ziskal, nebo jestliže ostatní jsou tak lukrativní, že si zaslouží investovat do tohoto klienta pro další práci. A v kostce, to je role časového rozvrhu.
Profesionální časopisy
Zde je důvod, proč jsou časové rozvrhy krví nějaké agentury:
- Peníze - časové rozvrhy ukazují agentuře (dokonce i v rámci podniku), kolik hodin bylo zaznamenáno pro každou část každé kampaně. Je tedy snadné zjistit, jestli je klientovi zadržena hodnota, nebo je čas, aby se klient dal na projekt podle projektu. S vlastní agenturou nemusí tento čas přímo vést k fakturám, ale ukáže, jak efektivně využívají čas tvůrčího oddělení. Pokud je zjištěno, že utrácejí 90% svého času pouze na jednom aspektu podnikání, mohou vytvořit některé červené vlajky.
- Transparentnost - Pokud se časové rozvrhy dělají správně, je snadné vidět, kde fungují věci hladce a kde se vplývají nedostatky nebo nedostatky. Proč je jeden copywriter trávit polovinu času u jednoho klienta než jiný? A pokud je zapotřebí více kreativ, rychle se podíváme na časový rozvrh, zda je oddělení přepracováno.
- Závazek a odpovědnost - Většina klientů očekává určitý počet hodin, které budou vynaloženy na projekt. Pokud se domnívají, že správné množství úsilí nebylo uvedeno do zaměstnání, časové rozvrhy mohou dát údaje jinak. Je to také způsob, jak ukázat některým klientům, jakou hodnotu mají od agentury.
- Analýza - Výkonnost v minulosti je často dobrým ukazatelem budoucnosti. Pokud klient vysává život z agentury a dělá to peklo všem, údaje z časových rozvrhů mohou ukázat, zda stojí za to udržet toho klienta kolem, nebo jestli je čas je nechat jít. Na druhé straně rovnice to může ukázat agentuře ziskovost některých klientů, které vyžadují minimální tvůrčí práci a úsilí, ale maximální návratnost investice.
Nevýhody časových rozvrhů
S těmito plusovými body, jaký je problém? Existuje důvod, proč jsou časové rozvrhy všeobecně znepokojeny skoro všemi, s výjimkou počtu pražců agentury:
- Čas - Mnoho lidí v agenturách, zejména v kreativních odděleních, nechce věnovat svůj administrativní úkol. Jako kreativita může být škodlivé odklonit se od velkého kreativního brainstormingu, který vyplňuje hodiny. Mnoho správců účtů má stejné problémy. Je ironické, ale čas na časové rozvrhy je zřídkakdy alokován.
- Chyby - to jde přímo k prvnímu bodu. Mnoho kreativ vynechá časové rozvrhy až do poslední minuty před koncem měsíčního vyúčtování. A to znamená, že přesnost časového rozvrhu se pohybuje od poměrně dobrých až po otřesné. Je těžké si vzpomenout, kolik minut jste strávil před dvěma týdny na jednom pracovním místě, takže je to často nějaký odhad. Jsou-li časové rozvrhy hádány, tak je téměř zbytečné.
- Špatné zaměření - čas není skvělý ukazatel vynikající reklamy. Jedna prodejna by mohla strávit 40 hodin a neprodukovat nic, navíc by mohlo pracovat 10 a vyrobit mistrovské dílo. Pracovní listy nezaznamenávají kvalitu myšlení, jen čas strávený touto činností.
Budoucnost časových rozvrhů
Přehledy jsou zde k pobytu, a musí být provedeny ručně. Automatizované sledování času nefunguje, protože vyžaduje manuální spuštění a zastavení. Pokud zapomenete zapnout hodiny, ztratíte hodiny. Zapomeňte na to, a některé chudé klienty se účtují za hodiny práce, které byly vynaloženy na jiný projekt. To by mohlo vést k problémům (a dokonce soudním sporům) s nadměrným vyúčtováním a ztrátou cenného klienta.
Jediným způsobem, jak zajistit dobré sledování času, je trvat na tom, aby se všichni v časopisech o aktualizaci agentury alespoň dvakrát denně, jednou před obědem a pak znovu vrátili domů. Pokud tak učiníte, časové listy budou přesné a užitečné. A pokud se to nestane, agentury by měly být motivovány kreativním. Najděte způsob, jak motivovat proces sledování času.
Dejte těm zaměstnancům, kteří si pečlivě zaznamenávají svůj čas, týdenní bonus nebo pár hodin v pátek. Může se to zdát jako ztrátou času a peněz, ale přesné časové rozvrhy mohou být pro agenturu mnohem více než za pár set stovek tuků každý týden.