I když se tato definice může zdát složitá, principy řízení projektů jsou skutečně zakořeněny ve zdravém rozumu a praktickosti.
Ať už chcete řídit projekty klienty, nebo je vaším cílem, stát se projektovým manažerem, zvažte podrobnosti projektového řízení krok za krokem. Než začnete, zjistěte, jestli je služba, kterou se chystáte nabízet (nebo přiřazení, kterou se věnujete), skutečně projekt.
Obecné řízení versus řízení projektů
Jak se rozhodnete, jestli je něco nebo není projekt? Chcete-li to rozdělit, oddělte dvě různé oblasti řízení do funkčního (nebo obecného) řízení a řízení projektů.
Funkční nebo obecné řízení je nepřetržitý provoz úkolu. Jedním příkladem by bylo, pokud vlastníte technologickou společnost a máte klienta, pro který poskytujete podporu zálohování, a neustále spravujete svůj roční účet zálohováním svých serverů a poskytněte jim týdenní zprávu o činnosti. Pokud to uděláte po dobu pěti let a máte smlouvu s klientem s možností prodloužení, je vaše práce nepřetržitá, a proto obecná nebo funkční.
Pokud však váš klient chce implementovat nový systém správy obsahu a má jeden rok k vývoji nového systému a požádá vás, abyste vedl jeho vývoj, váš klient vás zapojil do projektu.
Stejně tak, pokud pracujete s lidskými zdroji a vaše úkolem je řídit rozpočet oddělení a dohlížet na juniorské spolupracovníky, pak máte funkční práci, protože je to nepřetržitá práce, která nemá definovanou povrchovou úpravu.
Na druhou stranu, pokud máte stejnou pracovní pozici a ředitel vašeho oddělení vás požádá, abyste implementoval nový program pro nábor zaměstnanců (a poskytuje vám termín a rozpočet) a udělá vás projektový manažer, je to projekt, protože má datum zahájení a ukončení a úkol se děje pouze jednou.
Vizualizace projektu do tří částí
Nyní, když rozumíte podstatě toho, co představuje projekt, můžete se podrobněji seznámit s řízením projektů. Použitím přírůstkového programu jako příkladu, nyní, když víte, že je potřeba projekt, dalším krokem je vymezení rozsahu, času a rozpočtu.
Projektový management je plánování, organizování a kontrola rozsahu, rozpočtu a času projektu náborového programu. Chcete-li pomoci vizualizovat projekt, nakreslete jednoduchou pyramidu. Každý řádek pyramidy představuje jednu ze tří hlavních částí projektu (tj. Rozsah, čas a rozpočet). Prázdný prostor ve středu pyramidy je kvalita dodávaného produktu. Pyramida je důležitým nástrojem, který je třeba mít na paměti, když naplánujete svůj projekt, protože vaše tři hlavní části rostou nebo zmenšují, je ovlivněna kvalita produktu.
Rozsah projektu
Definování rozsahu je často nejobtížnější a nejsložitější součástí řízení projektů.
Podrobnosti o projektu jsou obecně neznámé na začátku, takže odhady aktivit a úkolů, které jsou potřebné pro realizaci projektu, přemýšlejí. Rozsah se skládá ze všech různých činností a úkolů, které budou provedeny za účelem vytvoření konečného produktu, který dodáte. Definování rozsahu projektu vám pomůže určit čas a rozpočet, které budete potřebovat k dokončení projektu. Dobrým způsobem, jak začít, je prostě napsat, co si myslíte, že je zapotřebí k dokončení úkolu. Dále konzultujte s ostatními, abyste získali komplexní přehled o všech aktivitách.
Čas projektu
Jakmile vytvoříte počáteční rozsah, můžete začít každému úkolu a úkolu přiřadit čas, a navíc se podíváte na projekty na větší obrázek. Zeptat se, které aktivity se budou odehrávat současně a které se budou opakovat.
Také věnujte velkou pozornost tomu, kolik lidí přezkoumá projektové aktivity, protože to ovlivní čas, který bude trvat, než dokončíte krok. Je překvapující, jak dlouho může trvat jednoduchý úkol, když ji potřebují tři lidé. Po výpočtu doby, kterou budete potřebovat k dokončení kumulativních aktivit a úkolů, jste připraveni vytvořit plán projektu, který bude projektový tým následovat.
Rozpočet projektu
V tomto okamžiku jste stanovili, co (rozsah) a délka (čas) projektu, Nyní je čas určit rozpočet. Stejně jako výpočet času na projekt, budete často muset konzultovat ostatní, včetně vedoucích oddělení, abyste zjistili přesný rozpočet. Rozpočet se skládá z několika úvah, včetně použití lidí a materiálů, které se účastní uskutečněných činností, a jak dlouho budou potřebovat (tj. Lidé) a použité materiály.
Komunikace je klíčem
Často krát klient (nebo šéf) chce, aby projekt byl dokončen v předem stanoveném čase a rozpočtu bez ohledu na rozsah projektu. Problém s tím je, že téměř vždy, rozsah projektu nelze rozumně dokončit vzhledem k časovým a rozpočtovým omezením. V důsledku toho se část řízení projektu vyjednává o podmínkách projektu s klientem nebo šéfem. Během procesu vyjednávání, stejně jako po celou dobu trvání projektu, je jasná komunikace jedním z nejdůležitějších dovedností, které budete potřebovat. Čím jasněji komunikujete s výzvami na cestě, tím bude váš klient nebo šéf šťastnější.