Co je formulář I-9?
Zaměstnavatelé musí ověřit totožnost a způsobilost pracovat pro všechny nové zaměstnance. Formulář pro způsobilost k zaměstnání (I-9) je formulář vytvořený americkým ministerstvem pro vnitřní bezpečnost (USHSIS), který musí být vyplněn u každého zaměstnance najatého ve Spojených státech.
Formulář I-9 se používá k ověření totožnosti zaměstnance a k určení, že je oprávněn začít pracovat pro společnost. Ujistěte se, že používáte nejnovější verzi I-9, formulář byl revidován do 17. července 2017.
Když jsou vyplněny formuláře pro způsobilost k zaměstnání
Formulář pro způsobilost k zaměstnání (I-9) musí být vyplněn pro všechny nové zaměstnance . Zaměstnavatel musí ověřit způsobilost k zaměstnání a doklady totožnosti předložené zaměstnancem a do tří dnů od zaměstnání zaznamenat informace o dokumentu na formuláři I-9.
Pokud zaměstnavatel nedokončí a neuchovává formuláře I-9 pro každý nový nájem, mohou mu být od ministerstva práce uloženy pokuty nebo jiné právní důsledky. Zaměstnanci musí poskytnout dokumentaci na podporu své žádosti a prokázat, že jsou legálně oprávněni pracovat v USA
Kromě toho musí zaměstnanci předkládat originální dokumenty, nikoliv fotokopie.
Jedinou výjimkou je, že zaměstnanec může předložit ověřenou kopii rodného listu.
Na formuláři musí zaměstnavatel ověřit způsobilost k zaměstnání a doklady totožnosti předložené zaměstnancem a zaznamenat informace o dokumentu na formuláři I-9.
Základy legislativy
Zákon o reformě a kontrole přistěhovalectví z roku 1986 (IRCA) považoval americké zaměstnavatele za legálně odpovědné za ověření způsobilosti k zaměstnání požadované pro všechny nové zaměstnance.
První část formuláře I-9 vyplní zaměstnanec a zaměstnavatel je povinen doplnit druhou část do tří dnů od data zahájení zaměstnání. Zatímco formulář I-9 se nevyžaduje u dobrovolníků nebo zaměstnanců na základě smlouvy, cizinci na pracovních vízech musí vyplňovat formulář, aby uvedli svůj právní status ve Spojených státech.
Není-li zaměstnanec schopen číst nebo psát v angličtině, formulář umožňuje překladateli nebo právnímu zpracovateli vyplnění formuláře jménem zaměstnance. Od října 2004 lze ověřovací proces I-9 dokončit elektronicky.
Požadovaná dokumentace k prokázání způsobilosti k práci
Vedle základních osobních údajů vyplníte-li formulář I-9, musíte zadat dokument, který stanoví vaši totožnost a způsobilost pracovat ve Spojených státech . Dokumentace obvykle obsahuje určitý typ identifikace fotografií a potvrzení o právním postavení v zemi, aby bylo možné ověřit způsobilost pracovat ve Spojených státech.
Přijatelné dokumenty I-9
Existují tři kategorie dokumentů, které můžete odesílat. Zaměstnanci jsou povinni předložit jeden z dokumentů ze seznamu A nebo jeden z dokumentů ze seznamu B a jeden dokument ze seznamu C.
Seznam A (Dokumenty, které určují způsobilost k identitě a zaměstnanosti)
- Cestovní pas Spojených států
- Trvalá pobytová karta nebo karta pro příjem cizince (I-551)
- Dočasná pobytová karta (I-688)
- Dokument o oprávnění k zaměstnání (I-766, I-688B nebo I-688A)
- Zahraniční pas s dočasným razítkem I-551
- Pro cizince, kteří jsou oprávněni pracovat pouze pro určitého zaměstnavatele, zahraniční pas s formulářem I-94, který povoluje zaměstnání u tohoto zaměstnavatele
Seznam B (Dokumenty, které určují pouze identitu)
- Řidičský průkaz vydávaný státem nebo vzdáleným držením
- Doklad vydávaný státem nebo vzdáleným držením
- Rodilý americký kmenový dokument
- Kanadský řidičský průkaz nebo průkaz totožnosti s fotografií (pro kanadské cizince oprávněné pracovat pouze pro určitého zaměstnavatele)
- Školská průkazka s fotografií
- Registrační karta voliče
- Americký vojenský průkaz nebo záznam konceptu
- Identifikační karta vojenského závislého
Seznam C (Dokumenty, které stanoví pouze způsobilost k zaměstnání)
- Karta s číslem účtu sociálního pojištění bez omezení zaměstnání
- Původní nebo ověřená kopie rodného listu s úředním razítkem vydaným státem nebo místní vládní agenturou
- Certifikace narození v zahraničí
- US Citizen ID Card
- Rodilý americký kmenový dokument
- Formulář I-94, kterým se povoluje zaměstnání u tohoto zaměstnavatele (pro cizince oprávněné pracovat pouze pro určitého zaměstnavatele)
- Konzulární zpráva o narození v zahraničí (formulář FS-240)
Kdy nepotřebujete dokončit formulář I-9
Vzhledem k tomu, že zákon byl zahájen 6. listopadu 1986, většina placených pracovníků je povinna předložit formuláře I-9. Existují však některé výjimky z pravidla. Formulář I-9 nepotřebujete, pokud:
- Byli najatí do 6. listopadu 1986 nebo později a pokračují ve svém zaměstnání s očekáváním, že v budoucnu bude pokračovat ve vaší společnosti.
- Vy jste najat na "příležitostné domácí práce", jako je hlídání dětí, nannying nebo čištění, v soukromém domě na přerušovaném základě.
- Jste nezávislý dodavatel.
- Ve Spojených státech fyzicky pracujete.
Ne I-9 Dokumentace?
Zaměstnanec, který nepředloží požadovaný doklad nebo doklad o náhradním dokladu (v případě ztracených, odcizených nebo zničených dokladů), může být do tří pracovních dnů ode dne zahájení zaměstnání ukončen . Zaměstnanec, který vykazuje potvrzení, má devadesát dní k předložení původních dokumentů.
Proces opětovného ověření formátu I-9
Formuláře I-9 občana Spojených států jsou platné na dobu neurčitou, pokud nedojde k rozdílu v zaměstnání, který přesahuje jeden rok. Zahraniční státní příslušníci na pracovní vízum nebo studenty a návštěvníci výměnných pobytů musí mít svůj I-9 znovu ověřený s každým rozšířením nebo po uplynutí doby platnosti víza s vydáním nového povolení k zaměstnání.
Formuláře I-9 musí uchovávat zaměstnavatel po dobu tří let po počátečním dni zaměstnance nebo po uplynutí jednoho roku po ukončení jeho zaměstnání, podle toho, co nastane později.
Antidiskriminační doložky
IRCA také obsahuje klauzule proti diskriminaci . Podle zákona IRCA, americkí občané, stálí obyvatelé a žadatelé o azyl legálně povoleni pracovat ve Spojených státech legálně nemohou být odepřena zaměstnání nebo být násilně ukončena na základě původu nebo občanství. Navíc musí zaměstnavatelé přijmout některý z výše uvedených dokumentů pro formulář I-9, dokud jsou dokumenty originály nebo ověřené kopie. IRCA je vynutitelná pro všechny zaměstnavatele se třemi pracovníky.
Ověření zaměstnavatele I-9 informací
Zaměstnavatelé mohou ověřit informace o zaměstnancích I-9 online, aby se vyhnuli pokutám nebo pokutám pomocí systému E-Verify. Jedná se o on-line službu poskytovanou federální vládou, která porovnává informace z Formuláře I-9 zaměstnance, Ověření způsobilosti pro zaměstnance, na informace od Ministerstva vnitřní bezpečnosti a správy sociálního zabezpečení USA, které potvrzují způsobilost k zaměstnání.
Sankce pro zaměstnavatele, kteří najali neoprávněné pracovníky
Zaměstnavatelé, kteří najímají neoprávněné pracovníky, mohou být v závislosti na závažnosti situace pokuty ve výši od 250 do 5 500 dolarů na jednoho pracovníka. Přijetí podvodných dokumentů může také způsobit, že společnost zaplatí za první přestupek mezi 375 a 3 200 dolary a pro další případy zdvojnásobí částku za jeden dokument.
Konečně, zaměstnavatelé mohou být potrestáni nebo jinými důsledky pro diskriminaci na základě občanství, národního původu, podvodu nebo odmítnutí dokladů nebo odplaty.